Pengelolaan Arsip Statis

Pengelolaan Arsip Statis

ARSIP STATIS

 

Penerimaan Arsip Inaktif dari Unit Kerja masa simpan > 5 tahun

Mengelompokkan arsip sesuai dengan kode

Mengidentifikasi, mendata, penilaian

Arsip yang mempunyai nilai

Arsip Statis di UPT Kearsipan

 

Pengelolaan arsip statis meliputi Penerimaan Arsip Inaktif dari Unit Kerja masa simpan > 5 tahun, Mengelompokkan arsip sesuai dengan kode, Mengidentifikasi, mendata, penilaian, Arsip yang mempunyai nilai, dan Arsip Statis di UPT Kearsipan

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

 

  1. Pemberkasan, meliputi :
  1. Pendataan arsip
  2. Penilaian arsip
  3. Pemusnahan arsip
  4. Penataan arsip dalam folder
  5. Penataan arsip dalam boks
  6. Pelabelan boks 
  1. Penyimpanan, meliputi :
  1. Penempatan boks dalam almari arsip
  2. Penemuan kembali
  1. Perawatan, meliputi :
  1. Pembersihan arsip dari kotoran
  2. Fumigasi/ penyemprotan anti serangga/ jamur
  3. Reprografi arsip
  4. Alih media arsip
  1. Penyelamatan/ pengamanan
  1. Penyerahan ke pusat arsip (UPT Kearsipan Unnes)
  2. Pembuatan berita acara serah terima arsip
  1. Penggunaan meliputi peminjaman arsip

Pengelolaan arsip statis, meliputi verifikasi dan penerimaan arsip statis oleh UPT Kearsipan Unnes, sebagaimana gambar berikut:

Verifikasi arsip Statis

Penerimaan Arsip Statis

Arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja ke UPT Kearsipan harus melalui verifikasi berdasarkan JRA. Sedangkan menerima arsip dari unit kerja dan mengecek kelengkapan administrasi kearsipan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip statis yaitu

Pemeriksaan

Daftar Pertelaan Arsip Sementara

Penataan Arsip

 

Pemeriksaan sebagai kontrol awal sebelum dilakukan penyimpanan, sedangkan daftar pertelaan merupakan pengendalian dalam proses penyusutan arsip. Dan, penataan arsip dalam bentuk boks.




UPT Kearsipan Unnes
Gedung H lantai 4, Kampus Sekaran - Gunungpati, Semarang 50229
Telp : (024) 8508088 / Fax : (024) 8508088
Email
arsip@mail.unes.ac.id

Contact with Sosial Media