Pengelolaan Arsip Inaktif

Pengelolaan Arsip Inaktif

ARSIP INAKTIF

 

Pemberkasan

Penataan

Pemeliharaan

 

Pemberkasan Arsip Inaktif meliputi

  1. Arsip yang  sudah  diregistrasi  dan didistribusikan  harus  diberkaskan sebagai arsip aktif berdasarkan klasifikasi arsip.
  2. Pemberkasan  arsip  aktif  dilaksanakan melalui kegiatan, pemeriksaan,  penentuan indeks, pengkodean,  pembuatan  tunjuk silang,  pengelompokan,  pelabelan, pembuatan  daftar  isi  berkas,  penyimpanan arsip dan pembuatan daftar arsip aktif.
  3. Pemberkasan arsip aktif pada unit di tujukan untuk  tertatanya  fisik  dan  informasi  arsip, serta tersusunnya daftar arsip aktif.
  4. Daftar  arsip  aktif  terdiri  atas  daftar  berkas dan daftar isi berkas.
  5. Daftar  berkas  sekurang-kurangnya  memuat data  yaitu  unit  pengolah,  nomor  berkas, kode klasifikasi, uraian informasi  berkas, tahun, jumlah dan keterangan.
  6. Daftar  isi  berkas  sekurang-kurangnya memuat data  yaitu nomor  berkas,  nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan.
  7. Pemberkasan  arsip  aktif  dan  pembuatan arsip  daftar  arsip  aktif  pada  unit  kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja dan dilaksanakan oleh arsiparis.
  8. Daftar  arsip aktif disampaikan kepada unit kearsipan untuk disampaikan kepada UKPT sebagai  simpul  jaringan  dalam  rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN.

 

Penataan Arsip Inaktif, meliputi

  1. Penataan  arsip dinamis pada  unit  kearsipan dan lembaga  kearsipan dilaksanakan berdasarkan  asas  asal  usul dan  asas  aturan asli, melalui kegiatan antara lain: pengaturan fisik  arsip,  pengolahan  informasi  arsip, penyusunan daftar asip inaktif.
  2. Daftar  arsip  inaktif  sekurang-kurangnya memuat data antara  lain:  pencipta  arsip, nomor  urut,  kode  klasifikasi,  uraian informasi meliputi:  jumlah,  tahun,  dan keterangan.
  3. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10  (tahun)  menjadi  tanggung  jawab kepala unit kearsipan ditingkat Biro, Lembaga, UPT, dll, yang dilaksanakan oleh arsiparis.
  4. Penataan  arsip  inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif yang memiliki retensi sekurangkurangnya  10  (sepuluh)  tahun  menjadi tanggungjawab  kepala  unit  kearsipan pusat yang dilaksanakan oleh arsiparis.
  5. Daftar  arsip  inaktif  dari  unit  kearsipan disampaikan  kepada  unit  kearsipan pusat pada  UKPT  dalam  rangka  penyelenggaraan SIKN dan JIKN.

Pemeliharaan Arsip, meliputi

  1. Penyediaan  prasarana  dan  sarana  kearsipan disesuaikan dengan standar kearsipan untuk pengelolaan  arsip  dinamis  berdasarkan bentuk dan media arsip.
  2. Penyimpanan  arsip dilaksanakan  dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.
  3. Suhu  dan  kelembaban  udara  ruangan  arsip diatur  secara  konstan  sesuai  dengan  bentuk dan media arsip.
  4. Perlindungan  dan  pengamanan  arsip dilaksanakan  terhadap  fisik  dan informasinya.

Boks arsip digunakan untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip atau mobile file.




UPT Kearsipan Unnes
Gedung H lantai 4, Kampus Sekaran - Gunungpati, Semarang 50229
Telp : (024) 8508088 / Fax : (024) 8508088
Email
arsip@mail.unes.ac.id

Contact with Sosial Media