Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

 

Penciptaan Arsip

  1. Pembuatan

Pembuatan arsip adalah kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas perguruan tinggi dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Arsip yang dibuat memiliki isi, struktur, dan konteks.
  2. Pembuatan arsip yang dinilai sebagai arsip vital/statis dilaksanakan dengan media rekam dan peralatan berkualitas baik.
  3. Untuk memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip, serta pengelompokan arsip sebagai satu keutuhan informasi maka jadi dalam pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi, serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.
  4. Pembuatan arsip dilaksanakan berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses arsip untuk menentukan keterbukaan atau kerahasiaan arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
  5. Pembuatan arsip harus didokumentasikan dengan cara registrasi yang dilakukan oleh arsiparis.

 

  1. Penerimaan

Penerimaan arsip adalah kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan arsip yang berasal dari pihak luar (organisasi dan/atau individu).

Dalam penerimaan arsip yang perlu diperhatikan adalah:

  1. Arsip yang diterima dalam kondisi aman, tepat, lengkap, dan jelas terbaca.
  2. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada petugas penerima arsip yang berwenang.
  3. Arsip dalam bentuk faksimili dianggap sah diterima setelah tercetak oleh mesin faks penerima arsip.
  4. Arsip dianggap sah diterima setelah sampai pada penerima yang berhak dan penerimaan arsip itu harus didokumentasikan dengan cara diregistrasi oleh unit yang mewadahi fungsi persuratan untuk kemudian ditindak lanjuti oleh unit pengolah.

Pendokumentasian penerimaan  arsip dilakukan  oleh  arsiparis  untuk  dipelihara, disimpan, dan digunakan.

 

  1. Registrasi

Registrasi arsip adalah kegiatan pencatatan arsip yang  dibuat  atau  diterima  oleh Universitas Negeri  Semarang ke dalam sistem  kearsipan, dengan memperhatikan berikut ini:

  1. Registrasi  dilakukan  secara  lengkap  dan konsisten .
  2. Registrasi  dilakukan  dengan  memberikan kode yang  bertujuan  untuk merekam informasi yang ringkas mengenai arsip.
  3. Data  registrasi  tidak  boleh  diubah-ubah, namun apabila diperlukan perubahan karena terjadi  kesalahan  teknis,  maka  harus dilakukan pencatatan perubahan.

Registrasi  arsip  dilakukan  dengan  mencatat informasi arsip  seuai  dengan  standar metadata kearsipan, dan sekurang-kurangnya  meliputi nomor dan tanggal registrasi, nomor dan tanggal arsip,  tanggal  penerimaan  dan  pengiriman, instansi penerima dan pengirim, isi ringkas, dan kode klasifikasi. Kode pola klasifikasi kearsipan Unnes yaitu :

No

Pola Klasifikasi

Kode

1

Akreditasi

AK

2

Analisis Jabatan

AJ

3

Bantuan Hukum

BH

4

Dokumentasi

DO

5

Evaluasi Pendidikan

EP

6

Hubungan Masyarakat

HM

7

Hukum

HK

8

Kebahasaan

BS

9

Kelembagaan

KL

10

Kemahasiswaan

KM

11

Kepegawaian

KP

12

Kerja Sama Luar Negeri

LN

13

Kerja Sama Dalam Negeri

DN

14

Kerumahtanggaan

RT

15

Ketatausahaan

TU

16

Keuangan

KU

17

Kurikulum

KR

18

Kursus

KS

19

Media Informasi

MI

20

Media Kreatif

MK

21

Organisasi dan Tata Kerja

OT

22

Pelaporan

PL

23

Pendidikan Anak Usia Dini

DU

24

Pendidikan Dasar

DS

25

Pendidikan Menengah

DM

26

Pendidikan Tinggi

DT

27

Pendidikan Khusus

DK

28

Pendidikan Kesetaraan

DR

29

Pendidikan Masyarakat

MS

30

Pendidikan dan Pelatihan

DL

31

Pend. & Tenaga Kependidikan

PT

32

Penelitian

LT

33

Pengabdian kepada Masyarakat

PM

34

Pengawasan

WS

35

Pengembangan

PG

36

Peraturan Perundang-undangan

PP

37

Perbukuan

PB

38

Perencanaan

PR

39

Perlengkapan

LK

40

Perpustakaan

PK

41

Peserta Didik

PD

42

Sarana Pendidikan

SP

43

Tata Laksana

TL

44

Teknologi Informasi

TI

45

Cagar Budaya

CB

46

Kesenian

SN

47

Sejarah

SJ

48

Permuseuman

MU

49

Perfilman

FL

50

Lain-lain

LL

 

FLOWCHARD PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS PADA UNIT KERJA

 

 

Proses Surat Masuk/ Surat Keluar/ Dokumen Kegiatan

Arsip Dinamis

Pengiriman Arsip Inaktif Masa Simpan di atas 5 tahun ke unit kearsipan pusat

Penyusunan arsip pada Unit Kerja

Dinilai sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Di data, diklasifikasikan sesuai dengan kode permasalahan

 

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

 

Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan arsip dinamis, yaitu:

  1. Pemberkasan, meliputi :
  1. Pendataan arsip
  2. Penilaian arsip
  3. Pemusnahan arsip
  4. Penataan arsip dalam folder
  5. Penataan arsip dalam boks
  6. Pelabelan boks 
  1. Penyimpanan, meliputi :
  1. Penempatan boks dalam almari arsip
  2. Penemuan kembali
  1. Perawatan, meliputi :
  1. Pembersihan arsip dari kotoran
  2. Fumigasi/ penyemprotan anti serangga/ jamur
  3. Reprografi arsip
  4. Alih media arsip
  1. Penyelamatan/ pengamanan
  1. Penyerahan ke pusat arsip (UPT Kearsipan Unnes)
  2. Pembuatan berita acara serah terima arsip
  1. Penggunaan meliputi peminjaman arsip 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




UPT Kearsipan Unnes
Gedung H lantai 4, Kampus Sekaran - Gunungpati, Semarang 50229
Telp : (024) 8508088 / Fax : (024) 8508088
Email
arsip@mail.unes.ac.id

Contact with Sosial Media