RAPAT KOORDINASI BAKK DAN UPT KEARSIPAN

 

Selasa, 14 Agustus 2018, bertempat di ruang rapat UPT Kearsipan diadakan koordinasi pelaksanaan akuisisi arsip statis bagian registrasi dan statistik BAKK ke UPT Kearsipan UNNES. Pemimpin rapaat adalah Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd. dan notulis adalaha Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md.

 

Jumlah Peserta yang hadir berjumlah 13 orang. Mereka adalah Zikkri, S.Pd; Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd; Hindrati Sri Suharni; Yahman; Novie Prasetyo Utomo, A.Md; Endang Yuni Astuti, S.E; Imam Nur Sholihin, S.Si; Aditya Rizkiyanto, S.Pd; Dwi Untung Prakosa, SE; Niken Fitriani, A.Md; Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md; Atu Puspa Sukmawani, A.Md; dan Ina Kumala Dewi, A.Md.

 

Hasil dari rapat tersebut yaitu

 

  1. Kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip statis Bagian Registrasi dan Statistik BAKK ke UPT Kearsipan dilaksanakan pada Hari Selasa, 14 Agustus 2018.

 

  1. Pembahasan rapat terkait jenis arsip apa saja yang dapat diserahkan atau dipindahkan ke UPT Kearsipan UNNES dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) UNNES.

 

  1. Kegiatan pengolahan arsip statis pada bagian registrasi dan statistik akan berlangsung pada hari Jumat Tanggal 24 Agustus 2018 pukul 08.30 WIB di UPT Kearsipan UNNES.

 

Demikian rapat koordianasi ini, semoga pada tanggal 24 Agustus 2018 nanti, dapat dilaksanakan kegiatan pengolahan arsip dibagian BAKK.

 

Salam arsip.

 

Penulis : Agung Kuswantoro

ARSIPARIS BERPRESTRASI UNNES TAHUN 2018

Oleh Agung Kuswantoro

 

Hari kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-73, UNNES menganugerahkan arsiparsi berprestasi kepada

 

Pemenang 1 ibu Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.MD.

Pemenang 2 Dra. Siti Nur Azizah

Pemenag 3 Dwi Untung Prakosa, SE

 

Ketiga pemenang tersebut telah mengikuti serangkaian tes administrasi, psikologi, wawancara, dan presentasi atas karya ilmiahnya.

 

Setelah pengumuman ini, juara 1 akan mewakili UNNES untuk mengikuti lomba arsiparis berprestasi tingkat Nasional di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Selamat kepada pemenang. Yang lain, jangan berkecil hati. Masih ada kesempatan lainnya.

BAKK SERAHKAN ARSIP KE UPT KEARSIPAN UNNES

 

Dalam rangka melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, BAKK menyerahkan arsip inaktifnya ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Pihak BAKK yang hadir dalam acara tersebut yaitu Drs. Mulyadi, M.M; Januharto Partono, S.Pd; Zikkri, S.Pd; Suparmi, S.E; dan Eny Paminingsih, S.Pd.

 

Sedangkan Pihak UPT Kearsipan UNNES yang hadir yaitu Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd; Dwi Untung Prakosa, SE; Niken Fitriani, A.Md; Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md;Atu Puspa Sukmawani, A.Md; dan Ina Kumala Dewi, A.Md.

 

Acara dilakukan pada Selasa (7/8) di Ruang Rapat UPT Kearsipan UNNES.

 

Adapun arsip yang diserahkan adalah arsip mengenai SK Rektor, SK BAN PT, Ijin penyelenggaraan prodi, dan Akreditasi Prodi.

 

Perlu diketahui bahwa dalam memindahkan arsip ada beberapa tahapan, diantaranya pendataan arsip, penataan Arsip, koordinasi dan penilaian, serta pelaksanaan akuisisi (penyerahan atau pemindahan arsip). Saat penyerahan harus ada berita acara penyerahan arsip dan daftarnya, ujar koordinator sistem dan layanan kearsipan, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd.

 

Sumber informasi : Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md

 

5 Calon Arsiparis Berprestasi UNNES Tampil

Oleh Agung Kuswantoro

 

Saya sebagai koordinator sistem dan layanan arsip sangat bangga dengan munculnya 5 orang dalam ajang arsiparis berprestasi. Mereka adalah Ratu Bunga Maremitha Ungu, Niken Fitriani, Dwi Untung Prakosa, Siti Nur Azizah, dan Dhiassanti Kusuma Wardhani.

 

Muncul 5 nama itu sudah luar biasa. Mengapa? Tahun sebelumnya (2017) pesertanya hanya satu orang. Pada tahun ini, ada 5 orang. Hal, ini perlu saya apresiasi.

 

Jika, kita perhatikan ,bahwa mental untuk ‘tampil’ di depan itu bukanlah hal yang mudah. Orang lebih nyaman untuk ‘duduk’ di belakang. Daripada ‘tampil’ di depan orang.

 

Mental seperti ini yang harus kita ‘lawan’. Jika, mental ini masih ‘melekat’ pada diri kita, maka dapat dipastikan kita tidak maju. Termasuk lembaganya. Nah, inilah yang harus kita tinggalkan.

 

Kita harus ‘maju’. Belajar itu proses. Tidak langsung menjadi baik. pelan tapi pasti. Kita menjadi manusia pembelajar.

 

Sukses untuk calon arsiparis teladan UNNES tahun 2018. Andalah yang terbaik dari kami. Mari belajar.

 

Semarang, 4 Agustus 2018

SEKJEN DAN BADAN KEAHLIAN DPR RI KE UPT KEARSIPAN UNNES

 

Oleh Agung Kuswantoro

 

Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kompetensi bidang kearsipan, Sekretariat Jenderal/Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia mengadakan kunjungan kerja ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Tujuan kunjungannya adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penciptaan hingga pemusnahan. Pihak Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia yang melakukan kunjungan adalah Sukma Winata, S.AP, Yulya Nengsih, S.AP, Marsino, Noviyanti, Anung Nurwulan, dan Aprilia Nuraeni,SIIP.

 

Kunjungan secara dialog dilakukan di Rektorat lantai 3 ruang pertemuan. Mereka berdiskusi mengenai SIRADI/Sistem Persuratan Dinas. Menurut Sukma Winata, S.AP bahwa “UNNES sangat bagus sekali sudah memiliki layanan berupa persuratan yang online”. Hal ini, bisa untuk “model” sebagai bahan percontohan dalam menerapkan sistem informasi persuratan.

 

Kunjungan dilakukan tidak hanya dilakukan dengan dialog, tetapi juga pengamatan secara langsung di depo kearsipan UNNES. Di depo, mereka melihat secara langsung pengolahan arsip inaktif, mulai dari pemberkasan hingga pemusnahan bagi arsip yang tidak memiliki guna informasi.

 

UPT Kearsipan UNNES sangat senang dengan kunjungan dari Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia, Ungkap Agung Kuswantoro, selaku koordinator UPT Layanan dan Sistem Kearsipan UNNES.

Agung mengatakan bahwa kunjungan ini sangat berguna bagi kedua pihak. Antara UNNES dan Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik, kita bisa saling belajar kearsipan dari segi sarana dan prasarana, serta sumber daya kearsipan.

 

Kunjungan ini dilakukan pada tanggal 25 Juli 2018.

BEKRAF INDONESIA KUNJUNGI UPT KEARSIPAN UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

 

Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kompetensi bidang kearsipan, Badan Ekonomi Kreatif (Bekraf) Indonesia mengadakan kunjungan kerja ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Tujuan kunjungannya adalah untuk mengetahui proses arsip mulai dari penciptaan hingga pemusnahan. Pihak Bekraf Indonesia yang melakukan kunjungan adalah Asty Mailani Putri dan Sinta Muliasari. Mereka berasal dari bagian Tata Usaha Pimpinan dan Persuratan.

 

Kunjungan dilakukan tidak hanya dilakukan dengan dialog. Tetapi juga, pengamatan secara langsung di depo kearsipan UNNES.

 

UPT Kearsipan UNNES sangat senang dengan kunjungan dari Bekraf Indonesia, dimana kedua lembaga ini, sama-sama baru dalam mengelola kearsipannya. Ungkap Agung Kuswantoro, selaku koordinator UPT Layanan dan Sistem Kearsipan UNNES.

 

Agung mengatakan bahwa kunjungan ini sangat berguna bagi kedua pihak. Antara UNNES dan Bekraf Indonesia sudah terjalin kerjasama dengan baik dibidang kewirausahaan, tetapi juga administrasi. Yaitu, kearsipan.

 

Kunjungan dilakukan pada tanggal 13 Juli 2018.

 

Semoga kunjungan ini memberikan manfaat bagi kedua lembaga.

 

Dalam rangka melaksanakan amanah Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa salah satu tugas UPT Kearsipan yaitu pembinaan Kearsipan di unit kerja. Wujud pembinaan kearsipan di unit kerja yaitu pendampingan kearsipan di BAKK (Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerjasama). Kegiatan ini dilakukan oleh BAKK bekerjasama dengan UPT Kearsipan. Tempat kegiatan di gedung Rektorat lantai 1. Kegiatan ini berlangsung selama 5 hari sejak hari 23 April hingga 27 April 2018.

Fokus kegiatan ini adalah pendataan arsip di bagian akademik. Outputnya adalah tercatat arsip yang berkategori disimpan, dimusnahkan, dan dipindahkan (akuisisi) ke UPT Kearsipan UNNES. Setelah kegiatan ini akan diadakan pemindahan arsip statis BAKK ke UPT Kearsipan, sesuai dengan prosedur kearsipan yang berlaku, berupa serah terima arsip statis BAKK dan daftarnya.

Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr Muhsin MSi mengatakan bahwa kegiatan ini, selain melibatkan UPT Kearsipan UNNES, juga melibatkan BUHK (Biro Umum, Hukum, dan Kepegawaian). Hal ini terkait dengan Sumber Daya Manusia dan sarana prasarana.

Kerjasama BAKK, BUHK, dan UPT Kearsipan merupakan faktor kunci keberhasilan dalam kegiatan ini. Jangan beranggapan, bahwa segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip adalah tugas UPT Kearsipan UNNES. Tetapi, dibutuhkan kerjasama semua pihak.

Misal, penentuan arsip yang termasuk musnah dan disimpan yang lebih mengetahui adalah unit kerja. Sumber daya pendukung seperti sarana dan prasarana yang lebih mengetahui adalah unit yang mengurusi masalah tersebut. Ujar koordinator UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro MPd.

 

sumber : https://unnes.ac.id/berita/pendampingan-kearsipan-di-bakk/

Tentang UPT Kearsipan UNNES

February 28th, 2018
  1. Profil UPT Kearsipan UNNES

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan merupakan unit di Unnes yang mengeloka kearsiapan universitas. UPT ini didirikan tanggal 22 Desember 2015,  berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang Pasal 110. Peraturan ini menjelaskan bahwa UPT Unnes terdiri atas lima unit, salah satunya adalah UPT Kearsipan. Hal ini dijabarkan pula pada pasal 130 bahwa UPT Kearsipan merupakan unit pelaksana teknis di bidang pengelolaan arsip.

Tugas UPT kearsipan adalah melaksanakan pengelolaan arsip (pasal 131) sebagaimana dalam  Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi,  sedangkan fungsinya adalah (1) menyusun rencana, program, dan anggaran; (2) mengelola arsip; dan (3) mengurus tata usaha UPT. Oleh karena itu, terbit Keputusan Rektor Unnes No.572/P/2015 tentang pengangkatan Kepala UPT Kearsipan yaitu Drs. Muhsin, M.Si.

Adapun program yang dilakukan empat tahun kedepan adalah penguatan kearsipan di unit kerja karena hingga saat ini (tahun 2016) belum memiliki gedung khusus UPT Kearsipan. Kantor UPT Kearsipan Unnes berada di gedung H lantai 4 kompleks rektorat Unnes. Hal ini menyebabkan penataan arsip universitas belum menjadi prioritas program kerja di UPT Kearsipan Unnes. Meskipun demikian hal ini tidak berarti UPT Kearsipan Unnes tidak bekerja dalam menata arsip universitas.

Tahun 2016, UPT Kearsipan Unnes akan mengidentifikasi arsip statis. Hal ini dilakukan untuk “nabung” program utama dalam UPT Kearsipan yang tertuang dalam Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia. Jadi, jika UPT Kearsipan Unnes sudah memiliki gedung, maka UPT Kearsipan dapat mulai menata kearsipan, termasuk arsip-asip yang ada di unit kerja. Karena arsip di unit kerja sudah tertata, maka arsip inaktif unit kerja dapat dipindahkan ke UPT Kearsipan Unnes.

UPT Kearsipan Unnes memiliki tanggungjawab mengelola arsip statis, inaktif (retensi lebih dari 10 tahun), membina kearsipan di lingkungan Unnes, dan bagian dari simpul jaringan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).

  1. Landasan Historis dan Filosofis

Semenjak muncul Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Universitas Negeri Semarang, maka terbentuklah UPT Kearsipan. UPT ini baru didirikan pada tahun 2015. Hal ini sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 tahun 2009, pasal 27 ayat 2, di mana Perguruan Tinggi wajib membentuk pusat arsip perguruan tinggi. Sebelum Unnes memiliki UPT Kearsipan, pengelolan arsip dikelola oleh unit-unit kerja yang ada di lingkungan universitas. Tiap unit kerja memiliki cara pengelolaan masing-masing. Dalam pengelolaannya tidak diatur secara seragam oleh universitas.

UPT Kearsipan Unnes merupakan suatu aset perguruan tinggi dan aset publik karena arsip-arsip yang tersimpan didalamnya merupakan suatu informasi yang perlu dipublikasi atau diketahui oleh publik internal maupun eksternal. Publik internal meliputi civitas akademika Unnes, sedangkan publik eksternal meliputi masyarakat.

UPT kearsipan Unnes juga sebagai penyelenggara kearsipan nasional yang sah, selain lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/ kota. Penyelenggaraan kearsipan UPT Kearsipan Unnes menjadi tanggungjawab Unnes. Tujuan didirikan UPT Kearsipan Unnes yaitu menjamin arsip tercipta dan tersedia (reliabel dan autentik); pengelolaan profesional, sebagai bukti akuntabilitas yang sah; memelihara, menyimpan, dan menyediakan; mendukung pengajaran, penelitian untuk kepentingan internal Unnes maupun eksternal (masyarakat); dan menjamin keselamatan dan keamanan.

 

  1. Landasan Hukum
  2. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 4301);
  3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);
  4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 158, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5336);
  5. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 3071);
  6. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lembaran Negara Tahun 2010 Nomor 23, Tambahan Lembaran  Negara Nomor 5105) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun   2010   tentang   Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan (Lem-baran Negara Tahun 2010 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5157);
  7. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286);
  8. Keputusan Presiden Nomor 271 Tahun 1965 tentang Pengesahan Pendirian IKIP Semarang;
  9. Keputusan Presiden Nomor 124 Tahun 1999 tentang Perubahan Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Semarang, Bandung dan Medan menjadi Universitas;
  10. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis;
  11. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 26 Tahun 2006 tentang Jadwal Retensi Arsip Subtantif dan Fasilitatif di lingkungan PTN dan Kopertis;
  12. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi Tata Kerja Universitas Negeri Semarang;
  13. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 60 tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Lembaran Negara Tahun 2012 Nomor 894);
  14. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 137/MPK.A4/KP/2013 tentang Pengangkatan Prof. Dr. Fathur Rokhman, M.Hum. sebagai Rektor Universitas Negeri Semarang Untuk Meneruskan Sisa Masa Jabatan Tahun 2010-2014;

 

 

Hello world!

February 28th, 2018

Welcome to Jejaring Blog Unnes Sites. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging!


Skip to toolbar