KONDISI UMUM UPT KEARSIPAN UNNES

 

KONDISI UMUM AKHIR TAHUN 2015

  1. Isu-isu Strategis

Isu-isu strategis UPT Kearsipan meliputi keterbukaan informasi publik perguruan tinggi yang akuntabel dan reliabel serta arsip perguruan tinggi memegang peranan penting dalam penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran. Keterbukaan informasi sangat penting bagi Unnes dalam melayani masyarakat berupa data-data yang disimpan oleh universitas. Kegiatan ini sebagai langkah Unnes dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat. Melalui arsip yang ada di Unnes menghasilkan data yang valid dan mampu dipertanggungjawabkan keautentikan dokumen tersebut.

UPT Kearsipan Unnes memegang peranan penting dalam menyimpan dokumen berupa tri dharma perguruan tinggi. Langkah ini sebagai wadah bagi Unnes untuk mengeksplor berbagai hasil penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan pengajaran yang dilakukan oleh dosen-dosen Unnes. Jika arsip tri dharma perguruan tinggi tersebut disimpan dengan baik, maka akan menjadi kekayaan bagi Unnes dalam mewujudkan good govermance berupa layanan informasi yang akuntabel.

 

  1. Analisis Situasi Internal

Analisis situasi UPT Kearsipan Unnes terdiri dari kekuatan dan kelemahan. kekuatannya adalah Unnes sebagai kampus konservasi, memiliki makna menjaga, memelihara, dan merawat arsip. Unnes harus menjaga arsip-arsip yang dimilikinya. Arsip tersebut sebagai aset universitas dalam menunjang kinerja dan sumber informasi sebagai bahan kebijakan-kebijakan yang akan diambil. Selain itu, langkah ini untuk mendukung salah satu pilar konservasi, yaitu nirkertas/paperless. Melalui manajemen kearsipan yang baik diharapkan mampu meminimalisir kertas dalam penggunaanya di universitas karena pengelolaan arsip dapat dilakukan secara elektronik. Unnes memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang baik, hal ini mendukung dalam pengelolaan arsip berbasis aplikasi elektronik arsip berupa layanan arsip dinamis aktif, inaktif, dan statis.

Kelemahan UPT Kearsipan Unnes yaitu belum memiliki gedung untuk mengelola kearsipan, unit kerja belum memiliki arsiparis, belum adanya ruang arsip di unit kerja, dan pemahaman manajemen arsip unit-unit masih lemah. Gedung menjadi kekuatan dan icon UPT Kearsipan Unnes dalam mengelola arsipnya. Gedung sebagai wadah dalam mengelola arsip universitas. Unit kerja yang ada di Unnes dalam mengelola kearsipan belum ditangani oleh arsiparis. Selama ini dikelola oleh tenaga kependidikan yang memiliki latar belakang pendidikan bukan dari arsiparis atau adminsitrasi perkantoran sehingga dalam pemahaman manajemen kearsipan masih lemah.

 

  1. Analisis Situasi Eksternal

Analisis situasi eksternal terdiri atas peluang dan ancaman. Peluang UPT Kearsipan Unnes yaitu pemerintah menunjuk Perguruan Tinggi untuk mengelola kearsipan. Perguruan tinggi memberikan peranan penting dalam penataan arsip. Selain menunjuk perguruan tinggi dalam pengelolaan arsip, pemerintah juga menunjuk pemerintah kota/kabupaten dan pusat. Langkah ini sejalan dengan visi Unnes, salah satunya konservasi. Konservasi yang dimaksudkan adalah penyelamatan, perawatan, dan pemeliharaan dokumen (arsip), sehingga berkembang lebih mudah untuk mengenalkan UPT Kearsipan Unnes.

Adanya pihak eksternal yang menginginkan dokumen atau arsip yang berkaitan dengan Unnes seperti akta tanah, sertifikat bangunan, asset atau dokumen yang bernilai hukum, sedangkan UPT Kearsipan Unnes belum menyimpan dokumen-dokumen tersebut, sehingga rentan terhadap konflik di kemudian hari. Seperti kepemilikan tanah Unnes yang terdapat di depan rektorat, Banaran, dimana telah terpasang spanduk tanah ini milik Unnes, namun masih terdapat bangunan masyarakat sekitar untuk usaha atau dagang.

 

Analisis SWOT (Strenght, Weaknesses, Opportunity, dan Threats) yaitu analisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dimiliki UPT Kearsipan Unnes. Analisis kekuatan dan kelemahan berdasarkan kondisi internal UPT Kearsipan Unnes, sedangkan analisis peluang dan ancaman berdasarkan kondisi eksternal. Berdasarkan bagan di atas maka permasalahan UPT Kearsipan Unnes yang harus diselesaikan yaitu layanan kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, pengembangan sistem informasi, dan penguatan sarana serta prasarana.

 


Skip to toolbar