Archive for category Uncategorized

Gagasan: Semua Komponen Berfungsi

Semua Komponen Berfungsi
Oleh Agung Kuswantoro

10 Juni 1990 adalah hari yang bermakna bagi pesawat British Airways 5390, dimana salah satu kaca kokpit tersebut pecah dan hampir mengeluarkan pilot keluar dari pesawat pada ketinggian 17.000 kaki.

Para peneliti kecelakaan menemukan, bahwa ketika kaca depan kokpit telah dipasang kembali ke pesawat tersebut, ternyata baut yang digunakan untuk memasang kaca itu salah.

Baut tersebut memiliki ukuran lebih besar setengah milimeter. Atau, lebih kecil daripada yang seharusnya dipasang. Oleh karenanya, muncul tekanan udara yang sangat besar pada salah satu kaca kokpit pecah (www.pinterpandai.com)

Apa arti kisah tersebut? Setiap komponen, pasti punya fungsi dan peranannya masing-masing, pada suatu organisasi. Pesawat ibarat organisasi. Baut adalah komponen organisasi.

Pesawat, tanpa baut pasti akan “jatuh” bebas ke bumi saat di udara. Demikian juga, organisasi tidak bisa berjalan dengan lancar/baik, tanpa adanya komponen yang berfungsi dengan baik. Jika ada salah satu komponen mandeg saja, maka organisasi tersebut, pasti berhenti.

Demikian juga, UPT Kearsipan UNNES adalah sebuah organisasi. Pasti, terdiri dari komponen yang banyak. Setiap komponen pasti memiliki fungsi dan perannya masing-masing. Peran dan fungsi komponen tersebut, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Baut yang terlalu besar untuk sebuah lubang dalam kaca, menjadikan udara masuk, sehingga pecahlah kaca tersebut.

Demikian juga, salah satu komponen dalam UPT Kearsipan UNNES tidak berfungsi, maka akan berdampak pada ketidaklancaran kegiatan pada UPT Kearsipan UNNES. Jadi, baut tersebut tidak bisa ditukar. Komponen dalam UPT Kearsipan UNNES juga, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Bendahara punya fungsi vital dalam kegiatan. Tanpa, bendahara kegiatan bisa berhenti. Sekretaris punya fungsi yang sangat penting pula. Tanpa sekretaris, surat tugas kegiatan itu tidak bisa tercipta.

Lalu, setiap komponen harus menjalin hubungan baik dengan komponen lain. Komunikasi, kuncinya. Tanpa adanya komunikasi yang baik, pasti hubungan antar komponen juga tidak baik.

Komponen ini akan bertambah, manakala komponen dalam organisasi tidak berfungsi. Sehingga, akan menambahkan komponen dari luar organisasi.

Kita pernah menambahkan komponen dari luar yaitu MC dan operator IT. Mengapa kedua komponen tersebut muncul? Karena, bisa jadi ada komponen baru atau komponen yang ada tidak berfungsi. Sehingga, muncullah komponen dari luar.

Lalu, apa dampaknya? Organisasi menjadi besar. Tetapi, dalam organisasi tersebut, ada komponen yang tidak/belum berfungsi. Nah, komponen yang berfungsi tersebut perlu dikaji.

Mengapa ada komponen dalam sebuah organisasi tidak berfungsi? Apakah, nanti berakibat buruk dalam organisasi tersebut? Atau, sebaliknya berdampak baik?

Jika, saya boleh berpendapat, adanya tambahan komponen tersebut dalam organisasi akan berdampak baik bagi organisasi. Waallahu’alam.

Semarang, 27 September 2020.
Ditulis di Rumah jam 04.00 – 04.20 WIB.

Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip/UNNES Tahun 2020

UPT Kearsipan Sosialisasikan Jadwal Retensi Arsip Tahun 2020
Oleh Agung Kuswantoro

Adanya perubahan dinamika dalam sebuah organisasi, menjadikan elemen yang ada dalam organisasi tersebut juga berubah. Termasuk, Jadwal Retensi Arsip (JRA) Universitas Negeri Semarang (UNNES).

UPT Kearsipan UNNES menyelenggarakan kegiatan sosialisasi JRA tahun 2020. Ketua panitia, Rohmadi, S.Kom menyatakan tujuan kegiatan ini dalam rangka menginformasikan dan menyebarluaskan tentang JRA terbaru UNNES. JRA terbaru adalah pembaharuan JRA UNNES tahun 2013.

Dalam sosialisasi ini menghadirkan dua narasumber dari ANRI/Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu Dra. Sulistyowati, MM (Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Pada Ptn, Prmas, Orpol, dan Perseorangan ANRI) dan Rinta Kurniati, SAP (arsiparis muda ANRI). Adapun moderatornya adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd (Kepala UPT Kearsipan UNNES).

Dra. Sulistyowati, MM mengatakan UNNES sudah memiliki empat instrumen kearsipan. Salah satunya adalah JRA. UPT Kearsipan UNNES harus “mengawal” JRA ini diterapkan dilembaga yang berlabel “wawasan konservasi”.

Sedangkan ,Rinta Kurniawati, SAP mempraktekkan bagaimana cara meretensi sebuah arsip. Jangan ragu untuk memusnahkan arsip, jika retensinya telah habis, ujar arsiparis muda ANRI tersebut.

Acara sosialisasi tersebut ditutup dengan simpulan moderator, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd dengan sebuah slogan “Ayo, praktikan JRA di UNNES mulai dari unit kerja masing-masing”.

Kegiatan ini diselenggarakan pada Senin (21 September 2020) secara virtual zoom meeting dengan dihadiri 111 peserta dan dibuka oleh Kepala BUHK, Dr. Sutikno, M.Si. []

Semarang, 22 September
Ditulis di Rumah jam 05.00 – 05.15 WIB.

UNNES Bersama ANRI Tingkatan Kompetensi Arsiparis Melalui Menulis Karya Ilmiah

Banyak yang beranggapan bahwa profesi arsiparis hanya bisa menata arsip saja di depot arsip. Padahal, dalam kinerja arsiparis itu tidak cukup menata arsip. Tetapi juga, menyampaikan informasi kearsipan melalui menulis, salah satunya menulis karya ilmiah di jurnal nasional.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Universitas Negeri Semarang (UNNES) melakukan kerjasama dalam hal karya ilmiah bagi arsiparis. Kedua lembaga tersebut melakukan kegiatan workshop daring dengan tema “Strategi Publikasi Ilmiah Kearsipan Menembus Jurnal Nasional”. Acara dilakukan pada Kamis (3/4) dengan 150 arsiparis dari arsiparis di Kementerian dan Perguruan Tinggi.

Hadir dalam kegiatan tersebut adalah Deputi Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI Dr Andi Kasman SE MM,  Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI Drs Hilman Rosmana MHum, Koordinator Bidang Dinamis ANRI Dra Prihatni Wuryatmini MHum dan Koordinator Bidang Statis ANRI Dra Endang Radiyani MHum. Adapun yang hadir dari pihak UNNES adalah Wakil Rektor bidang Umum dan Keuangan, Dr  S Martono MSi.

Ada dua narasumber dalam workshop tersebut yaitu Agung Kuswantoro  SPd MPd yang menjabat sebagai Kepala UPT Kearsipan UNNES dan Dr Dhanang Respati Puguh MHum yang menjabat sebagai Ketua Departemen Sejarah UNDIP.

Agung Kuswantoro,  mengatakan bahwa arsiparis hendaknya menuliskan dari pekerjaan yang telah dilakukan. Banyak yang “digali” dari seorang arsiparis. Misal, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, penanganan surat-masuk, proses perawatan arsip, proses penyusunan arsip, dan hal lainnya yang berkaitan dengan arsip.

“Kelebihan arsiparis adalah “kuat” dari segi praktek. Untuk melengkapi kelemahan diri seorang arsiparis, bisa dilakukan kerjasama dengan dosen dalam membuat karya tulis ilmiah. Dosen “kuat” dalam segi teori kearsipan, sedangkan arsiparis “kuat” dalam segi praktek kearsipan. “Perkawinan” kedua profesi ini bisa menghasilkan artikel ilmiah yang berbobot”, ujar Agung Kuswantoro.

Dr Dhanang Respati Puguh MHum memaparkan manajemen jurnal. Pengelolaan jurnal yang bertema kearsipan harus dipahami dulu kaidah selingkungnya. Pengelola jurnal harus memberikan keyakinan kepada penulis mengenai artikel yang telah dikirimnya untuk diberikan suatu penghargaan. Dibaca, direview, dan dipublish adalah salah satu bentuk apresiasi pengelola jurnal.

Usai acara dan tanya jawab usai dilanjutkan dengan selayang pandang jurnal arsip yang dikelola oleh ANRI.

Harapan dari workshop ini adalah peserta dapat menuliskan pemikiran dan hasil penelitian tentang kearsipan lalu dikirim sebuah jurnal nasional.

Peserta sangat antusias sekali. Hal ini dilihat banyaknya pertanyaan yang bersifat praktek, pemikiran, konsep, dan strategi agar suatu artikel bisa tembus ke jurnal nasional.

Gagasan: Setiap Orang Adalah Penulis

Alhamdulillah acara kemarin sukses. Terimakasih Pak Dr. S. Martono (UNNES) dan Dr. Andi Kasman (ANRI) dalam kegiatan kemarin. Terima kasih kepada pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terimakasih pula pada peserta yang antusias. Mohon maaf jika saya punya kesalahan.
Berikut ulasan materi kemarin. Ada sahabat-sahabat saya yang ingin meminta materi tersebut. Saya bagikan disini.
Setiap Orang Adalah Penulis
Oleh Agung Kuswantoro
“Sungguh, kami telah menciptakan manusia dalam bentuk yang sebaik-baiknya” (at-Tin: 4)
Manusia adalah ciptaan Tuhan yang paling sempurna diantara makhluknya. Apa pasal? Karena dilengkapi dengan akal. Hanya saja, kesempurnaan itu harus disyukuri dengan cara berkarya. Wujud berkarya yang termudah adalah menulis. Apa pun profesinya.
Melalui tulisan ini, saya mengajak – khususnya – arsiparis, penata arsip atau dokumen, tenaga kependidikan, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip untuk menulis.
Lalu, “sumber” menulis darimana? Dari apa yang dilakukan saja. Sederhana, yang Anda lakukan, tulis saja. Yang sering terjadi adalah diantara kita itu, tidak menuliskan apa yang telah dilakukan.
Meminjam istilah Hernowo (almarhum), pekerjaan ini disebut dengan mengikat makna. Dengan cara menulis apa yang telah dilakukan, menjadikan orang tersebut “lihai” dalam memaparkan/mendeskripsika suatu fenomena.
Saya punya pengalaman seperti itu. Beberapa judul penelitian saya yaitu E arsip di FE UNNES (2014), E Arsip dalam Pembelajaran Jurusan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran (2015), Pengelolaan Surat Masuk-Keluar di Jurusan Pendidikan Ekonomi FE UNNES (2015), Pengembangan Aplikasi E Arsip Pembelajaran (2016), Penyelenggaraan Kearsipan FE UNNES, Tinjauan Kebijakan, Pembinaan, dan Sumberdaya Kearsipan (2019), Penyusunan Arsip di Universitas Negeri Semarang (2018), Sinkronisasi SIRADI sesuai SIKD (2019), dan Manajemen Sekolah Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik (2020).
Dengan menuliskan apa yang telah atau akan dilakukan menjadikan kita lebih menguasai akan kajian tersebut. Ketertarikan akan suatu kajian akan lebih diintensifkan.
Membaca satu buku itu pasti kurang. Membaca satu jurnal, juga pasti kurang. Demikian juga, mengambil data atau mempraktekkan apa yang ada dalam teori itu, pasti tidak sekali. Berkali-kali. Itu pertanda sedang menikmati profesi “penulis”.
Saat menemukan “gejala” seperti ini, langsunglah tulis. Karena tiap tempat dan waktu itu pasti memiliki “keunikan” suatu respon/data/jawaban. Jangan sampai “lepas” setiap ada suatu informasi, walaupun itu sedikit. Karena, itulah data yang valid.
Yang bisa melakukan itu, hanyalah penulis. Oleh karenanya, penulis harus aktif dalam mendokumentasikan temuannya. Termasuk, mempublikasikannnya ke publik.
Bicara publikasi, maka akan berbicara jurnal. Luaran tulisan adalah artikel. Kumpulan-kumpulan data tersebut diolah, jadilah artikel. Tepatnya, artikel yang berkaitan dengan kearsipan.
ANRI sudah mewadahi hal ini melalui jurnal kearsipan. Konteks kajiannya yaitu segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip. Bisa dikatakan scope/ruang kajiannya adalah arsip. Jurnal Kearsipan milik ANRI tersebut, ada diranah nasional.
Biasanya, cakupan atau skema tema arsip itu menyatu dengan informasi kepustakaan. Banyak jurnal-jurnal nasional yang menjadikan tema-tema kepustakaan dan kearsipan itu menyatu.
Namun, ada juga tema arsip—masuk dalam – salah satu kajian dalam jurnalnya. Misal, jurnal tentang sekretaris dan administrasi perkantoran. Dimana, kajian kearsipan menjadi salah satu subfokus kajiannya.
Jika Anda belum mahir dalam menuliskan suatu artikel, libatkan dosen atau mahasiswa sebagai partner Anda dalam membuat suatu tulisan/karya ilmiah. Mengapa melibatkan/bekerjasama dengan dosen? Karena, dosen sudah menjadi kewajibannya untuk menulis.
Tri Dharma, salah satunya adalah penelitian. Pasti ia melakukan. Artinya, apa? Kebiasaan menulis artikel itu hal yang “lumrah”.
Oleh karenanya bagi arsiparis, penata arsip/dokumen, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip dapat joint/bekerjasama dengan dosen/mahasiswa. Kerjasama diantara keduanya itu saling menguntungkan.
Dosen itu “kuat” pada teori/akademiknya. Sedangkan arsiparis itu “kental” pada prakteknya. Teori ada pada dosen. Praktek ada pada arsiparis. “Perkawinan” antara dosen dan arsiparis menghasilkan karya ilmiah/artikel yang publish di jurnal nasional/internasional.
Di UNNES (Universitas Negeri Semarang), bahwa tenaga kependidikan—fungsional – mendapatkan hibah penelitian yang dikompetensikan. Arsiparis membuat proposal penelitian, dimana anggotanya wajib melibatkan dosen dan mahasiswa dalam membuat proposalnya. Setiap penelitiannya didanai Rp. 10.000.000,00 setahun.
Dua kali saya memiliki pengalaman demikian. Hasilnya apa? Hasil penelitiannya bisa menembus ke jurnal nasional. Menurut reviewernya, mengatakan bahwa ada keakuratan dalam data. Siapakah yang mengambil data dalam penelitian tersebut? Arsiparis! Itulah, kuncinya. Jadi, ada kerjasama yang baik antara dosen dan arsiparis.
Lalu, apa saja isi/susunan dalam sebuah jurnal nasional? Susunan artikel dalam jurnal meliputi judul abstrak, pendahuluan, metode, hasil dan pembahasan, penutup, dan daftar pustaka.
Judul yang baik itu mewakili isi. Judul tidak terlalu panjang. Namun, penulis biasanya mencantumkan email. Gunakanlah email resmi dari lembaga/organisasi. Abstrak berisi gambaran umum dari isi artikel.
Kata kunci merupakan “kata” yang menjadi inti dalam suatu penelitian/artikel. Pendahuluan harus menampilkan keunikan permasalahan di lapangan dan kesenjangan teorinya. Metode penelitian adalah “alat” dalam mengambil data. Hasil penelitian itu memaparkan dan menganalisis atas temuan di lapangan. Penutup itu berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. Daftar pustaka berisi rujukan-rujukan yang digunakan oleh penulis dalam menuliskan artikel penelitiannya.
Tips
Buatlah peta konsep atau bagan yang menunjukkan ke arah artikel penelitan yang akan Anda lakukan. Peta konsep dapat mengurai “keruwetan” apa yang ada dalam otak Anda. Dengan membuat peta-peta, maka harapannya akan muncul uraian-uraian, solusi atas suatu permasalahan.
Trik
Pahami betul isi dari artikel Anda. Lalu, pilih dan telaah jurnal yang Anda akan dikirim/submit. Bisa jadi, ada jurnal kearsipan yang sudah meneliti standar jurnal yang ketat. Karena, jurnal tersebut telah banyak menerima artikel dari para penulis-penulis di banyak kota di Indonesia. Jadi, jangan asal kirim.
Pahami, akan karakteristik jurnal yang akan menjadi tempat untuk mempublikasikan atas karya Anda.
Jadilah individu atau makhluk yang bermanfaat bagi sesama. Caranya, bagaimana? Dengan menuliskan apa yang akan dan telah dilakukan. Menulis itulah meneliti. Setiap tulisan, kumpulkanlah jadi satu hingga menjadi artikel yang apik. Sehingga, dapat memberikan informasi berupa “kajian ilmu” yang bermanfaat bagi sesama profesi arsiparis, penata arsip, sekretaris, dan dosen. Sudahkah Anda melakukan itu? Jika belum, mari belajar bersama untuk menulis. []
Semarang, 1 September 2020
Ditulis di Rumah jam 03.00 – 04.00 WIB
Materi disampaikan pada Workshop “Penulisan Artikel Tembus Jurnal Nasional” yang diselenggarakan antara Universitas Negeri Semarang/UNNES dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tanggal 3 September 2020 via zoom meeting jam 09.00 – 11.30 WIB.

Workshop Jurnal Kearsipan “Strategi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional”

Workshop Jurnal Kearsipan dengan Tema Startegi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional merupakan rangkaian kegiatan Jurnal Kearsipan di tahun 2020. Tujuan kegiatan ini adalah menambah wawasan tentang penulisan jurnal ilmiah, menjaring penulis di jurnal kearsipan, serta melakukan sosialisasi  Jurnal Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia. Kegiatan ini diselenggarakan atas kerjasama Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, ANRI dan Universitas Negeri Semarang. Jurnal Kearsipan merupakan Media publikasi yang memuat karya tulis ilmiah hasil penelitian dan kajian tentang persoalan kearsipan. Jurnal ini terbit dalam 2 volume dalam setahun. Jurnal Kearsipan dapat diakses dengan alamat web : http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs.

 

Workshop Jurnal Kearsipan dengan Tema Startegi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional  dibuka oleh Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Kearsipan Bpk. Andi Dr.H.Andi Kasman,SE.,MM. Dalam paparannya beliau menyampaikan pentingnya kerjasama antara pemerintahan sebagai pembuat kebijakan, Akademisi sebagai pembuat IPTEK, dan Swasta sebagai pemanfaat hasil IPTEK (Triple Helix ABG-S). Kegiatan Litbang Kearsipan dewasa ini haruslah dan wajib dikembangkan dalam kerangka menghasilkan Nilai Tambah (Value Added) bagi Pembangunan dan Peningkatan kualitas pelayanan pemerintahan, dan kesejahteraan sosial rakyat Indonesia kearah transformasi pemerintahan digital di era pandemic covid-19, dengan memadukan konsep Triple Helix Plus Sociaty (ABG-S) bahkan sampai Penta Helix.  Dalam pembukaan selanjutnya Bpk. Dr. S.Martono,M.Si Wakil Rektor II Bidang Umum dan Keuangan Universitas Negeri Semarang berharap kerjasama ini terus berlanjut agar dunia ilmu kearsipan semakin berkembang dikalangan akademik maupun masyarakat. Beliau berharap Jurnal Kearsipan dapat bermanfaat di dunia pendidikan mulai dari SMK, SMA, Vokasi dan seterusnya.

 

Workshop ini menghadirkan Narasumber Dr.Dhanang Respatih Puguh,M.Hum (Ketua Departemen Ilmu Sejarah Universitas Dipenogoro). Judul materi yang dipaparkan yakni Menulis Artikel Dan Mengelola Jurnal Ilmiah: Suatu Pengalaman Pribadi. Kemudian Narasumber kedua yakni Agung Kuswantoro SP.d, M.Pd (Penulis dan Kepala UPT Universitas Semarang) dengan judul materi Setiap orang adalah penulis.

 

Kegiatan diikuti oleh 154 Peserta tediri dari dari Dosen, Mahasiswa, Arsiparis dan Masyarakat Umum. Antusiasme peserta sangat tinggi dalam mendiskusikan hal-hal tentang penulisan jurnal ilmiah. Hal ini menjadi cerminan besarnya potensi para penulis yang tertarik pada bidang kearsipan.

 

Jadwal Retensi Arsip UNNES Tahun 2020

Alhamdulillah sudah turun menjadi Peraturan Rektor. Insyaallah dan mohon doanya upt kearsipan unnes dan unit-unit kerja di lingkungan unnes bisa mempraktekkan. Ini adalah JRA yang kedua semenjak unnes ada (tahun 2000). JRA pertama yaitu tahun 2013. Dalam perkembangannya, sudah banyak perubahan dan klasifikasi arsipnya, sehingga perlu revisi atau perbaikan. Hasilnya, pada tahun 2020, lahirlah peraturan ini. Didalamnya ada puslakes. Dulu, tidak ada. Misalnya, seperti itu. (Agung Kuswantoro)

Lihat Lebih Sedikit

Gagasan: Perkembangan Sistem Kearsipan UNNES

Perkembangan Sistem Kearsipan UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

 

Hampir satu bulan, sistem kearsipan UNNES ini diluncurkan. Sekarang tahap uji coba mengenai sistem kearsipan tersebut.

Namanya saja, uji coba. Pasti, ada di sana-sini faktor kesalahannya. Ada, alurnya. Ada, tidak bisa melampirkan file. Ada, yang tidak ada arsipnya.

Dari berbagai permasalahan, sedikit-demi sedikit, diselesaikan masalahnya. Setiap Senin, saya coba mengevaluasi bersama terkait sistem tersebut.

Ada grup whatshap untuk berdiskusi sistem tersebut. Grup terdiri dari arsiparis, penata arsip, dan tenaga administrasi (baca:operator).

Sistem kearsipan ini adalah sebuah siklus. Aliran. Atau, arus yang selalu berantai. Tidak terputus-putus selalu nyambung.

Jika ada, satu kendala, maka proses yang lain akan berhenti. Mandeg. Tidak jalan. Jadi, dalam proses “peta bisnis”. Sistem kearsipan tersebut harus mengalir.

Misal, ada arsip dinamis dan statis. Dalam dinamis pun ada dinamis aktif, inaktif, dan vital.

Registrasi atau peng-entrian pada arsip dinamis harus tertib. Tidak boleh melompat. Setiap item harus terisi. Jangan sampai, ada satu bagian item yang terkosongi.

Jika ada yang terlewati satu item saja, maka proses selanjutnya akan kesusahan. Misal, tidak melampirkan surat saja pada arsip dinamis. Dimana, surat tersebut sebagai arsip lampirannya.

Maka, saat proses berikutnya yaitu pemberkasan menjadi arsip inaktif dan vital akan kesusahan. Apalagi, sampai pada tahap penyimpanan dan pemusnahan arsip. Pasti, bingung. Karena, data tidak lengkap.

Arsip dinamis inaktif, itu muncul dari dinamis aktif. Arsip statis (sangat mungkin sekali) itu berasal dari arsip dinamis.

Sederhananya, proses/daur hidup arsip manual juga berlaku pada arsip elektronik. Rumusnya, seperti itu. Hanya saja, medianya yang berbeda.

Saya betul-betul menikmati sekali dalam mempraktekkan, mengamati, mencermati, dan menelaah sistem yang telah kami ciptakan.

Per 18 Agustus 2020 jam 08.48 WIB sudah ada arsip statis IKIP Semarang sejumlah 60 arsip. Jika arsip statis, maka ranah pekerjaan ada pada UPT Kearsipan. Jika arsip dinamis, maka ranah pekerjaan ada pada unit kerja.

Saya punya keyakinan besar melalui sistem kearsipan UNNES bisa lebih baik. Proses digitalisasi menjadi inovasi kearsipan UNNES.

Kemudian, melalui sistem tersebut, kinerja seorang arsiparis, penata arsip, dan operator menjadi jelas dan nyata. Berapa arsip statis yang dikelola oleh arsiparis X. Berapa jumlah arsip dinamis yang dikelola oleh penata arsip Y.

Lalu, tidak sembarang orang pula bisa masuk dalam sistem tersebut. Ada hak akses keamanannya, yang pasti bisa adalah arsiparis, penata arsip, dan operator.

Mohon doanya, semoga sistem ini akan ada perbaikan yang berkelanjutan. Sabar dan pelan-pelan dalam mengeditnya. Ingat, sesuatu yang baik itu diciptakan dalam proses yang cukup lama.

Makanan yang enak itu tidak langsung jatuh dari langit. Tetapi, makanan enak itu melalui tahap demi tahap. Mulai dari pencarian bahan baku hingga proses memasak dan menyajikannya. Insya Allah sistem kearsipan ini akan memberi dampak yang baik bagi UNNES dan masyarakat. Mohon doa restunya. []

Semarang, 18 Agustus 2020
Ditulis jam 08.00 – 08.30 WIB.

Sistem Kearsipan UNNES

Izin menyampaikan kegiatan yang kami lakukan. Sedang latihan praktek arsip. Alhamdulillah berjalan lancar.

Sistem Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini, 21 Juli 2020 adalah kegiatan workshop sistem kearsipan dinamis yang terintegrasi dengan sistem persuratan. Artinya, sistemnya satu namun terhubung satu sama lainnya. Salah satunya, kearsipan.

Ada SIRADI/Sistem Surat Dinas, kemudian dikembangkan menjadi Sistem Kearsipan. Dalam sistem kearsipan ada dua menu, yaitu sistem arsip dinamis dan statis. Masing-masing sistem memiliki fungsi yang berbeda-beda.

Sistem arsip dinamis—dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis—digunakan untuk mencatat segala sesuatu arsip yang masih aktif digunakan. Penggunanya adalah unit-unit kerja di UNNES. Meliputi fakultas, PPS, Lembaga, Biro, Badan, dan unit lainnya di UNNES.

Sedangkan sistem arsip statis —dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKS/Sistem Informasi Kearsipan Statis— digunakan untuk mencatat arsip yang memiliki guna informasi sejarah. Atau, arsip permanen. Penggunanya adalah UPT Kearsipan UNNES selaku lembaga kearsipan universitas.

Peserta kegiatan dalam ini, tidaklah banyak. Satu unit satu orang. Satu orang tersebut adalah pengguna dan pengelola kearsipan di unitnya. Jadi, terkontrol. Tidak banyak orang yang menggunakan sistem kearsipannya. Dan, itu pula memudahkan dalam berkoordinasi antar penata arsip di UNNES.

Pemateri disampaikan oleh Mas’ul Fauzi dan saya sendiri, Agung Kuswantoro. Mas’ul Fauzi menyampaikan materi cara kerja sistem kearsipan tersebut. Sedangkan, saya lebih menekankan materi konsep dasar dari sistem kearsipannya.

 

Acara dilakukan di gedung H lantai 4, ruang 404 dengan protokoler . Total peserta ada 25 orang yang dibagi menjadi 2 sesi. Setiap sesi ada yang 13 orang dan 12 orang. Semoga acara nanti, jam 09.00 WIB berjalan lancar. Amin. []

Semarang, 21 Juli 2020
Ditulis di rumah, jam 04.00 – 04.20 WIB.

Mencacah Arsip

Berikut kegiatan mencacah arsip yang sudah tidak bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan di UPT Kearsipan UNNES. Pastinya, telah melalui tahanpan-tahapan sesuai prosedur kearsipan.

Tambah Arsiparis

Adalah Rohmadi, S. Kom arsiparis baru dari UPT Kearsipan UNNES. Beliau jabatannya adalah arsiparis muda. Sebelumnya, ia sebagai tenaga kependidikan pengolah data akademik di Fakultas Ilmu Keolahragaan.

 

Dengan tambahan satu arsiparis ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja UPT Kearsipan UNNES lebih baik. Khususnya, dibidang digitalisasi kearsipan.

 

Acara serahterima Bapak Rohmadi, S.Kom berlangsung di ruang kepala BUKH UNNES dengan disaksikan oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd; Kepala Biro BUKH, Dr. Sutikno, M.Si, dan Kabag Kependidikan dan Kabag Tata Usaha FIK.

 

Skip to toolbar