Archive for category Uncategorized

Memulai dan Menata (Lagi) Arsip FE UNNES

 

Memulai dan Menata (Lagi) Arsip FE UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Tahun 2015, FE UNNES pernah melakukan kegiatan penataan arsip. Ujungnya/puncaknya, FE UNNES memiliki depot kearsipan di Gedung L3, Lantai 2, Kampus Sekaran, Gunungpati, Semarang.

OK. Langsung saja ke inti acaranya. Yaitu, secara teknis. Saya mulai dari ini. Hal sederhana.

Darimana arsip tercipta di FE UNNES? Tercipta di jurusan, gugus, dan fakultas.

Siapakah yang menciptakan arsip di FE UNNES? Individu dan kelompok. Individu berupa pimpinan, dosen, dan tenaga administrasi. Kelompok seperti dari tim gugus, tim kegiatan, dan tim penelitian/pengabdian kepada masyarakat.

Apa contoh arsip itu di FE UNNES? Bermacam-macam, arsip yang tercipta. Seperti: surat tugas, surat keputusan dekan, berkas naik pangkat, laporan penelitian, proposal dan laporan kegiatan, transkrip nilai, dan arsip lainnya.

Bagian-bagian apa saja yang menciptakan arsip di FE UNNES? Bagian akuntansi, akademik, kemahasiswaan, kepegawaian, sarana dan prasarana, ketatausahaan, keuangan, gugus, dan jurusan/prodi.

Bagaimana pengelolaan arsip selama ini di FE UNNES? Sifatnya, parsial. Masih sendiri-sendiri. Belum ada integrasi antara satu bagian dengan bagian yang lain. Sehingga, saat pimpinan membutuhkan data (baca:arsip) akan menghubungi bagian yang dibutuhkan. Pastinya, membutuhkan waktu yang lama. Karena, belum terkelola.

Bagaimana strategi agar tertata di FE UNNES? Dibuat sistem/aturan dalam pengarsipan.

Bagaimana cara menatanya di FE UNNES? Dimulai dari penataan secara manual sesuai klasifikasi arsip, penataan arsip di depot kearsipan, dan pengentrian ke sistem kearsipan (arsip digital).

Adakah aturan/SOP di FE UNNES? Ada ini.

Gambar SOP Kearsipan FE UNNES (1)—maaf tidak terlihat.

Gambar SOP Kearsipan FE UNNES (2) —maaf tidak terlihat.

Bagaimana sistemnya di FE UNNES? Ada di apps.unnes.ac.id, pilih arsip digital. Disitulah sitem kearsipan ada. Mulai dari system arsip dinamis hingga statis. Lihat gambar.

Gambar Arsip Digital —maaf tidak terlihat.

Siapakah operatornya? Nunggu instruksi Dekan dan Wakil Dekan bidang Umum dan Keuangan.

Bagaimana klasifikasi arsip di FE UNNES?

Gambar Klasifikasi Kearsipan di FE UNNES (1) —maaf tidak terlihat.

Gambar Klasifikasi Kearsipan di FE UNNES (2) —maaf tidak terlihat.

Apakah ada arsip statisnya?Ada.

Apa kegunaan sistem arsip ini? Lebih fleksibel, efektif, dan efisien dalam pencarian. Terlebih, untuk data-data zona integritas, akreditasi, dan AMI.

Apa tips agar lebih mudah mengeoperasionalkan sistem ini? Disiplin dalam mengentri dan menata arsip di depot arsip sesuai dengan klasifikasi kearsipan.

Apa harapan kearsipan ke depan di FE UNNES? Perlu evaluasi berkelanjutan agar sistem ini terpelihara dengan baik.

Demikian materi yang saya sampaikan. Semoga bermanfaat. []

Semarang, 20 Januari 2021
Ditulis di Rumah jam 14.50 – 15.10 WIB.

Workshop Arsip Digital Fakultas Ekonomi UNNES

Kamis, 14 Januari 2021 UPT Kearsipan UNNES, FE, dan UPT TIK UNNES menyelenggarakan workshop arsip digital Fakultas Ekonomi UNNES.  Hadir 20 tenaga kependidikan, 5 arsiparis, dan programmer.

 

Berikut dokumentasi dari kegiatan tersebut.

Penerimaan Arsiparis di UPT Kearsipan UNNES

Adalah Pak Joko dan Ibu Yuniar yang telah diangkat menjadi arsiparis. Sekarang di tempatkan di UPT Kearsipan UNNES, per 4 januari 2021. Selamat berkarya di UPT Kearsipan UNNES.

Penyusutan Arsip: Regulasi dan Urgensinya

Sudahkah Anda menuliskan daftar arsip yang dilengkapi umur arsip di unit kerja Anda? Sudahkah unit kerja Anda melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip di lembaga Anda? Sudahkah unit kerja Anda menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan? Dan, sudahkah unit kerja Anda sudah memusnahkan arsip?

Kalau jawaban untuk pertanyaan di atas adalah “belum”, maka unit kerja tersebut perlu segera belajar dan mempraktikkan penyusutan arsip.

Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Penyusutan arsip memiliki peran yang sangat penting karena terkait efisiensi dan efektivitas manajemen kearsipan.

Dinamika Kearsipan

Ibarat makhluk hidup yang terus berkembang, arsip tak selamanya hidup. Suatu saat pasti mati  seiring dengan perkembangan organisasi.

UNNES yang semakin berprestasi dan maju juga mengalami dinamika dalam pengelolaan arsipnya. Ada ribuan bahkan jutaan arsip yang tercipta setiap tahunnya. Artinya, volume arsip terus bertambah seiring dengan kemajuan lembaga.  Agar arsip tidak mengalami penumpukan perlu dilakukan penyusutan arsip.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa “Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara”.

Di UNNES, peraturan tersebut telah ditindaklanjuti dengan Peraturan Rektor Nomor 17 tahun 2020 tentang JRA fasilitatif dan substantif. Retensi arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan.

Adapun arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pokok yang meliputi perencanaan, pengawasan eksternal, pembinaan, pengawasan internal, pelaksanaan pengawasan, dan pembinaan auditor.

Best Practice di UNNES

Beberapa unit kerja di UNNES yang sudah melaksanakan pemindahan arsip inaktif di UNNES ke UPT Kearsipan UNNES adalah BUHK, BPK, BAKK, dan UKPBJ. Pastinya untuk melakukan pemindahan arsip inaktif ini, ada ketentuannya. Syarat dan ketentuannya, berlaku. Diantaranya, daftar arsip inaktif yang telah ditandatangani oleh ketua pejabat unit kerja tersebut.

Unit kerja di UNNES yang sudah menyerahkan arsip statisnya adalah bagian kepegawaian BUHK (berupa arsip personal Rektor UNNES) dan bagian umum (berupa arsip-arsip pendirian UNNES). Untuk penyusutan arsip di UNNES dilakukan secara kerjasama dengan unit yang terkait, seperti BUHK, BPK, dan BAKK.

Dalam JRA UNNES yang dituangkan menjadi peraturan rektor tersebut, sangat jelas waktu simpannya. Ada masa waktu simpan aktif dan inaktif. Misal, bidang perencanaan. Dalam bidang perencanaan, ada item Rencana Pembangunan Jangka Panjang/master plan (RPJP), bidang pendidikan ada Rencana Induk Pengembangan Kampus dengan jangka waktu simpan aktif yaitu 1 tahun setelah tidak berlaku dan wajib simpan inaktifnya yaitu 3 tahun dengan keterangan permanen. Artinya, tetap disimpan.

Ada pula, item yang berbeda di bidang perencanaan, yaitu item usulan dari unit kerja dan data dukungnya, di mana jangka untuk simpan aktifnya adalah 2 tahun dan jangka waktu simpan inaktifnya yaitu 2 tahun dengan keterangan musnah. Artinya, total 4 tahun dan arsip tersebut diciptakan (arsip tentang usulan dari unit kerja dan data dukung), itu boleh dimusnahkan. Arsip tersebut, tidak disimpan lagi.

Dengan cara memusnahkan arsip, maka jumlah arsip menjadi berkurang sehingga ruang yang ada dapat digunakan untuk arsip yang lainnya.

Kata kunci penyusutan ini adalah petugas/penata arsip/arsiparis yang ada di unit kerja harus rajin dan teliti dalam menilai suatu arsip. Ia harus aktif untuk melakukan pekerjaan tersebut. Pastinya, dengan dukungan pimpinan unit kerja tersebut. UPT Kearsipan UNNES sebagai mitra unit kerja dibidang kearsipan, siap untuk melaksanakan tugas penyusutan arsip.

Peraturan Rektor UNNES Nomor 17 Tahun 2020 tentang JRA Failitatif dan Substantif ini lebih lengkap dan detail dibandingkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 3 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif dan Substantif. Peraturan terbaru itu telah memasukkan arsip-arsip unit kerja baru, seperti Pusat Layanan Kesehatan/Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT.

Yuk, benahi arsip kita. Jangan sampai menumpuk arsipnya. Nanti, jika terlalu banyak tumpukan arsip, maka yang terjadi adalah “ledakan” arsip. Sekali lagi, mari, selamatkan arsip kerja kita. Selamatkan arsip unit kerja kita agar menjadi lebih baik.

– Agung Kuswantoro,  Kepala UPT Kearsipan UNNES, penulis buku Praktik-Praktik Kearsipan: Penerapan dan Kisah Arsip di Suatu Lembaga (2020)

Sumber: https://unnes.ac.id/gagasan/penyusutan-arsip-regulasi-dan-urgensinya

Pendampingan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Akuntansi BPK UNNES

Bagian Akuntansi UNNES Serahkan Arsip Inakatif Sebanyak 6670 Berkas Ke UPT Kearsipan UNNES

Pendampingan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Akuntansi BPK UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

 

Tidak semuanya arsip itu disimpan. Ada arsip yang harus nilai kembali, disimpan, dan dimusnahkan. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip inaktif merupakan arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.

 

Adalah bagian Akuntansi BPK UNNES yang didamping oleh UPT Kearsipan UNNES dalam mengelola arsip inaktifnya. Ada 6670 berkas dengan rincian arsip tahun 2007 sebanyak 792 berkas, arsip tahun 2008 sebanyak 1431 berkas, arsip tahun 2009 sebanyak 2290 berkas, arsip tahun 2010 sebanayak 2157 berkas.

 

Hadir dalam acara tersebut adalah Agung Kuswantoro,S.Pd.,M.Pd (Kepala UPT Kearsipan UNNES), Unang Setiawati, SE (Kepala Bagian Akuntansi BPK UNNES), Isworo Indriati, SE, Agus Wahono, Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md, Rohmadi, S.Kom, Niken Fitriani, A.Md, Dwi Untung Prakosa, SE, Atu Puspa S., A.Md, dan Ina Kumala Dewi, A.Md.

 

Menurut Agung Kuswantoro, S.Pd, M. Pd. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis dimulai dari unit kerja. Bermula dari penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Dalam arsip dinamis ada arsip inaktif.

UPT KEARSIPAN UNNES IKUT H-BAT

Tahun pertama upt kearsipan unnes mendapatkan penghargaan H-BAT. Semoga kedepan prestasi lebih baik. Amin

AMI UPT Kearsipan UNNES

Alhamdulillah Audit Mutu Internal UPT Kearsipan UNNES berjalan lancar.

Sistem Kearsipan UNNES

Sistem Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro
Hari ini, 21 Juli 2020 adalah kegiatan workshop sistem kearsipan dinamis yang terintegrasi dengan sistem persuratan. Artinya, sistemnya satu namun terhubung satu sama lainnya. Salah satunya, kearsipan.
Ada SIRADI/Sistem Surat Dinas, kemudian dikembangkan menjadi Sistem Kearsipan. Dalam sistem kearsipan ada dua menu, yaitu sistem arsip dinamis dan statis. Masing-masing sistem memiliki fungsi yang berbeda-beda.
Sistem arsip dinamis—dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis—digunakan untuk mencatat segala sesuatu arsip yang masih aktif digunakan. Penggunanya adalah unit-unit kerja di UNNES. Meliputi fakultas, PPS, Lembaga, Biro, Badan, dan unit lainnya di UNNES.
Sedangkan sistem arsip statis —dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKS/Sistem Informasi Kearsipan Statis— digunakan untuk mencatat arsip yang memiliki guna informasi sejarah. Atau, arsip permanen. Penggunanya adalah UPT Kearsipan UNNES selaku lembaga kearsipan universitas.
Peserta kegiatan dalam ini, tidaklah banyak. Satu unit satu orang. Satu orang tersebut adalah pengguna dan pengelola kearsipan di unitnya. Jadi, terkontrol. Tidak banyak orang yang menggunakan sistem kearsipannya. Dan, itu pula memudahkan dalam berkoordinasi antar penata arsip di UNNES.
Pemateri disampaikan oleh Mas’ul Fauzi dan saya sendiri, Agung Kuswantoro. Mas’ul Fauzi menyampaikan materi cara kerja sistem kearsipan tersebut. Sedangkan, saya lebih menekankan materi konsep dasar dari sistem kearsipannya.
Acara dilakukan di gedung H lantai 4, ruang 404 dengan protokoler kesehatan. Total peserta ada 25 orang yang dibagi menjadi 2 sesi. Setiap sesi ada yang 13 orang dan 12 orang. Semoga acara nanti, jam 09.00 WIB berjalan lancar. Amin. []
Semarang, 21 Juli 2020
Ditulis di rumah, jam 04.00 – 04.20 WIB.
Gambar mungkin berisi: satu orang atau lebih, orang duduk dan ruang tamu
<img class="j1lvzwm4" src="data:;base64, ” width=”18″ height=”18″ />
<img class="j1lvzwm4" src="data:;base64, ” width=”18″ height=”18″ />
Ratu Bunga, Abu Rahmi dan 61 lainnya
5 Komentar
Suka

Komentari
Bagikan

Mengevaluasi Persuratan dan Kearsipan UNNES

Mengevaluasi Persuratan dan Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro
Hari ini Kamis (17 September 2020), saya dapat tugas dari pimpinan untuk menyampaikan evaluasi sistem persuratan dan kearsipan UNNES. Di tengah-tengah jadwal saya yang padat, saya mengusahakan bisa hadir dan menyampaikan beberapa informasi terkait persuratan dan kearsipan UNNES. Berikut poin-poin yang akan saya sampaikan:
1. Orisinalitas surat. Lihatlah tata naskah dinas UNNES. Bagian-bagian surat, mohon diperhatikan lagi. Mulai dari kop hingga tembusan.
2. Perbedaan antara surat dan dokumen. Sehingga, ada sistem yang berkaitan dengan surat dan dokumen (baca:arsip). Kalau terkait masalah uang, ada akuntansi dan keuangan. Ujungnya, akan ada sistem persuratan dan kearsipan. Ujungnya juga, akan ada, sistem keuangan dan sistem akuntansi.
3. Penyimpanan surat dan arsipnya. Bagaimana penciptaan sebuah surat (baca:arsip). Lalu, bagaimana penyimpanan surat selama ini, bagaimana? Apakah secara elektronik atau manual? Jika secara manual, bagaimana penyimpannya? Dan, jika secara elektronik, bagaimana penyimpanannya?
4. Penomoran. Bagaimana penomoran yang di UNNES? Apakah menjadi satu dengan SIRADI dimana nomornya diurutkan seluruh UNNES?
5. Klasifikasi arsip pada penomoran surat. Bagaimana klasifikasi arsip pada penomoran surat? Cek peraturan yang terkait.
6. Evaluasi sistem kearsipannya. Apakah ada surat/file dalam sistem tersebut yang akan diarsip? Apakah sudah bisa mengisi setiap itemnya? Mulai dari umur arsip aktif, inaktif, dan keterangan (disimpan, musnah, dan dinilai kembali).
Kurang lebih ada enam point yang akan dievaluasi yang akan disampaikan dalam kegiatan ini. Dimana fokusnya pada kinerja persuratan dan kearsipan. Evaluasi belum pada tahap sarana prasarana, operator, dan kebijakan persuratan dan kearsipan.
Yuk kita bahas, satu persatu.
Pertama, orisinalitas. Tata Naskah Dinas, coba dibuka. Kita main tebak-tebakan saja. Mana yang benar?
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN atau KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI?
Nomor :
Hal :
atau
Nomor :
Lampiran :
Lampiran atau Lamp.?
Hal : 1 lembar atau
Hal : 1 (satu) lembar?
Hal : Undangan (tulisan italic dan tebal) atau
Hal: Undangan (saja. Tidak italic dan tebal)?
Yth. Bapak Rektor
Atau Yth. Rektor?
Yth…di Semarang atau
Yth……Semarang?
Tembusan: Agung
1. Rektor NIP
atau
Tembusan:
1. Rektor Agung
NIP
NIP atau NIP. ?
Wakil Rektor Bid. Adminitrasi Umum
Atau
Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan ?
an. atau a.n. ?
Kedua, perbedaan antara surat dan dokumen. Surat itu dokumen. Tapi, tidak semua dokumen berisi surat. Lalu, dokumen dan surat akan menjadi arsip. Oleh karenanya, antara surat dan dokumen itu memiliki sistem kearsipan tersendiri. Surat punya sistem manajemen persuratan. Arsip punya sistem manajemen kearsipan. Surat itu bisa dikatakan, nanti menjadi arsip. Sehingga, akan memiliki nilai guna.
Contoh yang paling nyata adalah dalam sistem persuratan sudah nyambung dengan sistem remun. Lalu, nyambung ke sistem kearsipan. Sistem persuratan sebagai “pintu” awal dalam kedua sistem tersebut.
Ketiga, penyimpanan surat dan arsip. Di unit Bapak Ibu dalam menyimpan surat dan arsip, apakah ada perbedaan tempatnya? Misal, surat itu disimpan di filing cabinet atau lemari? Arsip yang sudah berumur lima tahun disimpan di mana? Apakah di map?
Demikian juga, jika dokumen atau suratnya berupa file, disimpan dimana? Jika berupa file di SIRADI, apakah suratnya dilampirkan/discan? Jika melampirkan, apakah dampaknya? Jika tidak melampirkan, apakah dampaknya?
Jadi, ada perbedaan dalam cara penyimpanan arsip yang manual dan elektronik. Sehingga, dibutuhkan prosedur dalam penyimpanan surat dan arsip di unit-unit.
Keempat, penomoran. Penomoran yang ada di SIRADI: Apakah berlaku seluruh UNNES? Artinya, nomor satu hingga kesekian itu untuk Rektorat, Biro, Lembaga, UPT, Badan, Fakultas, PPs, dan unit-unit lainnya. Mengapa saya bertanya seperti itu? Karena asas kearsipan menggunakan sistem kombinasi. Kombinasi dari asas sentralistik dan desentralistik.
Kelima, klasifikasi arsip pada penomoran surat. Dulu, di UNNES pernah klasifikasi arsip pada penomoran seperti ini, B/001/UN.37.1/TU.01.01/2020. Apa artinya? Sifat surat biasa. Urutan nomor satu. Dikeluarkan oleh Fakultas Ilmu Pendidikan. Berisi tentang tata usaha surat masuk tentang perizinan. Surat tersebut dikeluarkan pada tahun 2020.
Nah, bagaimana sekarang klasifikasi arsip pada penomoran surat? B/001/UN.37.1/TU/2020. Apakah ada yang hilang? Jika ada, dimana? Mengapa hilang? Lalu, bagaimana yang sesuai aturan?
Terakhir, keenam, evaluasi sistem kearsipan. UNNES sudah memiliki sistem kearsipan dan persuratan. Apakah Ibu Bapak sudah mengoperasikan sistem SIRADI dan KEARSIPAN? Apakah ada kendalanya? Untuk sementara dalam pengamatan saya, hanya beberapa unit yang mengoperasikan sistem KEARSIPAN. Lebih banyak, mengoperasikan SIRADI. Dimanakah, faktor mengapa operator masih sedikit yang mengoperasionalkan sistem KEARSIPAN? Padahal, jika sistem tersebut dilaksanakan dengan baik, maka akan mempermudah dalam kinerja persuratan dan kearsipan.
Demikianlah, keenam point saya mengenai evaluasi persuratan dan kearsipan di UNNES ini. Saya sangat senang dalam pekerjaan ini. Ada kendala, kita atasi bersama. UNNES bisa menjadi lebih baik dalam persuratan dan kearsipan, karena peran aktif kita semua. Salam persuratan dan kearsipan UNNES. []
Semarang, 17 September 2020
Ditulis di Rumah, jam 05.00 – 05.45 WIB.
Materi disampaikan pada acara Evaluasi Penomoran Surat Universitas Negeri Semarang, tanggal 17 September 2020 di Rektorat ruang 404, jam 13.00 WIB.
<img class="j1lvzwm4" src="data:;base64, ” width=”18″ height=”18″ />
Ratu Bunga, Abu Rahmi dan 46 lainnya
5 Komentar
Suka

Komentari
Bagikan

Monitoring Penelitian Arsiparis

Alhamdulillah arsiparis UNNES bernama Ratu Bunga M telah berhasil mempresentasikan penelitiannya yang bertema pengelolaan surat masuk-keluar berbasis komputer.

Skip to toolbar