Sudahkah Anda menuliskan daftar arsip yang dilengkapi umur arsip di unit kerja Anda? Sudahkah unit kerja Anda melakukan pemindahan arsip inaktif ke pusat arsip di lembaga Anda? Sudahkah unit kerja Anda menyerahkan arsip statis ke lembaga kearsipan? Dan, sudahkah unit kerja Anda sudah memusnahkan arsip?

Kalau jawaban untuk pertanyaan di atas adalah “belum”, maka unit kerja tersebut perlu segera belajar dan mempraktikkan penyusutan arsip.

Penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, memusnahkan, dan menyerahkan. Penyusutan arsip memiliki peran yang sangat penting karena terkait efisiensi dan efektivitas manajemen kearsipan.

Dinamika Kearsipan

Ibarat makhluk hidup yang terus berkembang, arsip tak selamanya hidup. Suatu saat pasti mati  seiring dengan perkembangan organisasi.

UNNES yang semakin berprestasi dan maju juga mengalami dinamika dalam pengelolaan arsipnya. Ada ribuan bahkan jutaan arsip yang tercipta setiap tahunnya. Artinya, volume arsip terus bertambah seiring dengan kemajuan lembaga.  Agar arsip tidak mengalami penumpukan perlu dilakukan penyusutan arsip.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan bahwa “Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara”.

Di UNNES, peraturan tersebut telah ditindaklanjuti dengan Peraturan Rektor Nomor 17 tahun 2020 tentang JRA fasilitatif dan substantif. Retensi arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi, dan pengawasan.

Adapun arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pokok yang meliputi perencanaan, pengawasan eksternal, pembinaan, pengawasan internal, pelaksanaan pengawasan, dan pembinaan auditor.

Best Practice di UNNES

Beberapa unit kerja di UNNES yang sudah melaksanakan pemindahan arsip inaktif di UNNES ke UPT Kearsipan UNNES adalah BUHK, BPK, BAKK, dan UKPBJ. Pastinya untuk melakukan pemindahan arsip inaktif ini, ada ketentuannya. Syarat dan ketentuannya, berlaku. Diantaranya, daftar arsip inaktif yang telah ditandatangani oleh ketua pejabat unit kerja tersebut.

Unit kerja di UNNES yang sudah menyerahkan arsip statisnya adalah bagian kepegawaian BUHK (berupa arsip personal Rektor UNNES) dan bagian umum (berupa arsip-arsip pendirian UNNES). Untuk penyusutan arsip di UNNES dilakukan secara kerjasama dengan unit yang terkait, seperti BUHK, BPK, dan BAKK.

Dalam JRA UNNES yang dituangkan menjadi peraturan rektor tersebut, sangat jelas waktu simpannya. Ada masa waktu simpan aktif dan inaktif. Misal, bidang perencanaan. Dalam bidang perencanaan, ada item Rencana Pembangunan Jangka Panjang/master plan (RPJP), bidang pendidikan ada Rencana Induk Pengembangan Kampus dengan jangka waktu simpan aktif yaitu 1 tahun setelah tidak berlaku dan wajib simpan inaktifnya yaitu 3 tahun dengan keterangan permanen. Artinya, tetap disimpan.

Ada pula, item yang berbeda di bidang perencanaan, yaitu item usulan dari unit kerja dan data dukungnya, di mana jangka untuk simpan aktifnya adalah 2 tahun dan jangka waktu simpan inaktifnya yaitu 2 tahun dengan keterangan musnah. Artinya, total 4 tahun dan arsip tersebut diciptakan (arsip tentang usulan dari unit kerja dan data dukung), itu boleh dimusnahkan. Arsip tersebut, tidak disimpan lagi.

Dengan cara memusnahkan arsip, maka jumlah arsip menjadi berkurang sehingga ruang yang ada dapat digunakan untuk arsip yang lainnya.

Kata kunci penyusutan ini adalah petugas/penata arsip/arsiparis yang ada di unit kerja harus rajin dan teliti dalam menilai suatu arsip. Ia harus aktif untuk melakukan pekerjaan tersebut. Pastinya, dengan dukungan pimpinan unit kerja tersebut. UPT Kearsipan UNNES sebagai mitra unit kerja dibidang kearsipan, siap untuk melaksanakan tugas penyusutan arsip.

Peraturan Rektor UNNES Nomor 17 Tahun 2020 tentang JRA Failitatif dan Substantif ini lebih lengkap dan detail dibandingkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 3 Tahun 2014 tentang JRA Fasilitatif dan Substantif. Peraturan terbaru itu telah memasukkan arsip-arsip unit kerja baru, seperti Pusat Layanan Kesehatan/Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT.

Yuk, benahi arsip kita. Jangan sampai menumpuk arsipnya. Nanti, jika terlalu banyak tumpukan arsip, maka yang terjadi adalah “ledakan” arsip. Sekali lagi, mari, selamatkan arsip kerja kita. Selamatkan arsip unit kerja kita agar menjadi lebih baik.

– Agung Kuswantoro,  Kepala UPT Kearsipan UNNES, penulis buku Praktik-Praktik Kearsipan: Penerapan dan Kisah Arsip di Suatu Lembaga (2020)

Sumber: https://unnes.ac.id/gagasan/penyusutan-arsip-regulasi-dan-urgensinya