Archive for November, 2020

Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi

Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi
Oleh Agung Kuswantoro

Sebelum ada sikeu, siakun, simonev, siaggar dan sistem yang berkaitan dengan keuangan, segala berkas yang berkaitan dengan keuangan dilakukan dengan cara manual. Sehingga, dalam pengelolaan berkasnya membutuhkan ketelitian, kerapian, dan ketekunan dalam menata dokumen-dokumen tersebut.

Adalah arsip tahun 2007, 2008, dan 2009 yang sudah bernilai inaktif (baca:jarang dipakai) milik bagian keuangan/akuntansi yang sudah memiliki retensi yang habis. Masa retensinya adalah 10 tahun. Artinya, sudah saatnya dipindahkan ke lembaga kearsipan untuk ditindaklanjuti akan arsip tersebut. Bisa jadi arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan. Dan, bisa juga arsip-arsip tersebut bisa disimpan. Sehingga, nanti akan ada tim penilai arsip tersebut. Adapun tim tersebut disahkan oleh Rektor atau pejabat yang bertanggungjawab terhadap kearsipan di lembaga tersebut.

Pemindahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain. Pemindahan arsip yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Th 2012 Pasal 62).

Ketentuan pemindahan arsip yaitu (1) Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab unit pengolah, (2) Pemindahan dilaksanakan setelah melewati retensi aktif, (3) Pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara (BA) dan dilampiri dengan daftar arsip yang akan dipindahkan, (4) BA dan daftar arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dan Unit Kearsipan.

Kurang lebih itulah poin-poin yang disampaikan pada acara hari ini (Senin, 15 November 2020) jam 09.00 WIB di UPT Kearsipan UNNES. Dua unit kerja yaitu UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) UNNES dalam permasalahan arsip ini. Mohon doanya, semoga lancar acaranya hari ini. Amin. []

Semarang, 15 November 2020
Ditulis di Rumah jam 20.00-20.15 WIB.

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Desember 2020, usia UPT Kearsipan UNNES adalah lima tahun. Lima tahun adalah usia yang masih baru. Artinya, UPT Kearsipan UNNES masih dalam tahap penataan arsipnya. Dalam pelaksanaannya, pernah menemukan arsip yang rusak dan ada rumah rayap di depot arsip UPT Kearsipan UNNES. Kondisi inilah yang harus kita selesaikan dengan cara memelihara dan merawat arsip.

Secara teknis, dalam memelihara dan merawat itu ada yang dilakukan oleh internal dan eksternal. Internal disini adalah dilakukan oleh arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Eksternal disini adalah pihak dari luar arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Saya mengatakan pihak eksternal, karena kemampuan arsiparis itu terbatas.

Jika hanya membersihkan debu, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu bisa. Namun, jika sudah masuk tahap penyemprotan hingga peletakan arsip di rak, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu kesusahan. Oleh karenanya, UPT Kearsipan UNNES mengajak kepada pihak Subbag Rumah Tangga untuk berdiskusi menyelesaikan ini. Harapannya, bisa menemukan solusinya. Mari berdiskusi terkait masalah ini, agar arsip di UNNES dapat terpelihara dan terawat dengan baik. []

Berikut point-point yang akan didiskusikan:
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Menurut Sulistiyo-Basuki (1992:231), tata kerja pemeliharaan arsip sebagai berikut: pengaturan arsip di rak, pembersih dan penghilang debu, serta pembetulan letak arsip.

Pengaturan arsip di rak dalam bahasa Inggris dikenal dengan shelving. Kegiatan ini dilakukan secara hati-hati untuk menghidari terjadi nya keruskan pada arsip.

Pengaturan arsip di rak disusun secara berurut untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Penyusun arsip di rak yang baik yaitu dengan cara menyadarkan arsip dalam keadaan tegak lurus, tidak bertumpuk pada bagian folder arsip.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan arsip dan untuk memperpanjang usia arsip, dengan mengunakan penyedot debu.

Setelah pemakai mengunakan arsip, petugas kearsipan mengatur dan memeriksa kembali susunan letak arsip dirak secara sistematis sesuai dengan kode klasifikasi arsip, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkannya.

Untuk menghilangkan debu tersebut maka sebaiknya dilakukan pembersihan dan mengatur suhu udara dan memperbaiki sebagaimana seharusnya yang telah ditetapkan.

Menurut Razak (1992:32) untuk mengatasi kerusakan pada bahan arsip dijelaskan tindakan sebagai berikut: membersihkan debu atau kotoran fumigasi untuk mematikan, jamur dan desidifikasi untuk menghilangkan serta melindungi kertas terhadap pengaturan asam dari luar dan mengilangkan noda dan lain-lain.

Menurut Barthos (2005:58), bentuk-bentuk penjagaan ruangan arsip meliputi tujuh kegiatan sebagai berikut:
1. Pembersihan ruangan,
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya,
3. Penggunan peracun serangga,
4. Pelarangan makan dan merokok,
5. Penyimpanan arsip di rak,
6. Pembersihan arsip dan penyimpanan arsip yang tidak dipakai.

Menurut Daryana, dkk (2007:15) juga menjelaskan bahwa kegiatan perawatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan langsung dengan tata cara perawatan arsip yang mengalami degradasi baik oleh karena factor internal arsipnya itu sendiri atau disebabkan oleh factor eksternalnya.

Selanjutnya Sugiarto (1997:86) mengemukakan, bahwa perawatan arsip adalah usaha penjaga agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah rusak. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.

Semarang, 12 November 2020
Ditulis di Rumah, jam 04.30-05.00 WIB. Materi ini sebagai pengantar dalam diskusi pemeliharaan dan perawatan arsip di UPT Kearsipan UNNES, jam 09.00.

Tindaklanjut Setelah Penataan Arsip Tahun 2014

Tindaklanjut Setelah Penataan Arsip Tahun 2014
Oleh Agung Kuswantoro

Pada tahun 2014, saya dan dua teman mahsiswa saya – Ana dan Fauza—selama lima hari (15 -20 Juli 2014) praktik secara langsung menata arsip di Depot Fakultas Hukum (FH) UNNES. Sebelum praktik saya berdiskusi dengan para tenaga kependidikan/tendik FH UNNES. Adalah Pak Sakimin sebagai Kabag TU-nya. Saya masih ingat—yang hadir—ada Pak Indra (almarhum).

Setelah diskusi, baru ada tahapan selanjutnya yaitu penataan. Dalam penataan saya dan tim juga membuat klasifikasi kearsipan FH UNNES. Waktu itu, UPT Kearsipan UNNES belum lahir/ada. Pekerjaan kearsipan ada di ranah Tata Usaha UNNES. Saya sendiri berstatus dosen pramubhakti UNNES.

Singkat cerita, besok (Kamis/5 November 2020) saya diundang di Fakultas kedelapan UNNES tersebut. Permohonan sebagai narasumber sudah saya terima. Ketika saya membacanya, saya jadi teringat enam tahun yang lalu, dimana saya pernah melakukan pekerjaan yang sama. Oleh karenanya—pertemuan besok– saya menganggapnya sebagai nostalgia.

Ada beberapa poin yang ingin saya sampaikan kepada peserta/tendik di FH UNNES yaitu (1) Setelah penataan tahun 2014, adakah tindakan kegaitan kearsipan selanjutnya? (2) Apakah SOP/peraturan kearsipan yang sudah dibuat tersebut masih digunakan? (3) Adakah orang yang bertugas khusus di FH UNNES yang mengelola arsip?

Ketiga pertanyaan di atas adalah kunci dalam tindaklanjut kegiatan kearsipan di FH UNNES. Saya bertanya seperti itu, karena ketiga pertanyaan di atas sebagai kunci pokok dalam kegaitan kearsipan FH UNNES.

Sisi lain dari Fakultas yang bersimbol warna merah ini adalah sudah memiliki depot arsip. Jarang di unit kerja itu memiliki depot arsip. Depot arsip di FH UNNES itu berlokasi di lantai dua (jika tidak ada perubahan). Selain itu, kelebihan FH sudah memiliki klasifikasi kearsipan yang baik dalam penataan. FH UNNES dalam pengamatan saya, juga memiliki keunggulan berupa tim IT yang baik.

Jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) masih menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, pasti baik. Bahkan, sangat baik.

Namun, jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) tidak/belum ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) belum/tidak menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) tidak/belum ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, harus ditata. Bahkan, menata ulang.

Mengapa menata ulang? Karena arsip itu bersifat dinamis. Artinya memiliki “pergerakan/pergeseran” secara isi informasi. Lima tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip dinamis. Sepuluh tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip inkatif. Dan, arsip yang memiliki nilai informasi sangat penting, itu termasuk arsip statis (tidak boleh dimusnahkan).

Contoh kenamisan arsip di FH UNNES adalah arsip milik Bapak Indra Rudi S. (almarhum) dan Bapak Sakimin itu masuk arsip musnah. Kemudian, masuknya Bapak Zikri S. Pd. dan Ibu Dra. Sri Redjeki Prasetyowati di FH UNNES sebagai Kasubbag dan Kabag TU FH UNNES itu adalah muncul arsip baru. Belum lagi, sejarah perkembangan arsip prodi di FH UNNES itu termasuk arsip statis. Terus, arsip yang sudah berumur 10 tahun lebih itu harus dikelola berbeda dengan arsip dinamis.

Itulah tulisan awal saya dalam diskusi kali ini. Mari kita bicara arsip di FH UNNES ini dengan penuh solusi. Tak usah bicara permasalahan yang ruwet, fokus saja pada solusi permasalahannya. Jika permasalahannya banyak, cukup yang dibahas satu masalah saja. Ingat, arsip adalah salah satu bukti otentik, jika ada suatu permasalahan. Terlebih, dalam kasus hukum, arsip termasuk alat bukti yang sah. Yuk, kita jaga dan benahi arsip kita. FH UNNES, pasti bisa!

Semarang, 4 November 2020

Penataan Arsip Di FE UNNES

Digitalisasi Kearsipan FE UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Saya mencoba untuk memetakan kegiatan digitalisasi kearsipan di FE UNNES. Adapun tahapannya sebagai berikut:

1. Kegiatan penataan di depo arsip selama 4 hari. Sebelum penataan arsip dilakukan koordinasi tim teknis dari FE UNNES, panitia kegiatan, dan arsiparis UNNES. Tujuannya agar saat penataan di depot petugas/tim teknis dari FE tidak bingung. Mengingat banyak arsip yang dilantai. Lalu, arsip yang di lantai akan diletakkan dimana? Masalah diletakkan di mana, akan dibahas saat pertemuan nanti.

2. Setelah rapat koordinasi dengan tim teknis dan penataan langsung di depot arsip. Kemudian, pendampingan dari tim UPT Kearsipan UNNES mengenai pengelolaan kearsipan dinamis di FE UNNES.

3. Setelah pencatatan secara langsung (manual), baru proses digitalisasi oleh tim TIK UNNES dengan aplikasi kearsipan UNNES.

4. Digitalisasi selesai, masuk pada tahap evaluasi kegiatan kearsipan di FE UNNES. Evaluasi mencakup semua kegiatan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan kearsipan di FE UNNES.

5. Terakhir, sosialisasi kearsipan kepada pimpinan di FE UNNES. Tujuan sosialisasi kearsipan agar SOP atau prosedur kearsipan FE UNNES dapat menerapkannya dengan baik oleh pimpinan FE UNNES.

Demikian tahapan yang saya lakukan – selaku ketua kegiatan – dalam digitalisasi kearsipan FE UNNES. Semoga berjalan dengan baik. Aamiin.

Semarang, 19 Oktober 2020
Ditulis di UPT Kearsipan UNNES jam 08.00 – 08.15 WIB.

Catatan: pertemuan awal rencana dilakukan pada hari Kamis, 22 Oktober 2020 di FE jam 13.00 WIB.

Skip to toolbar