Archive for February, 2020

Rapat Kerja UPT Kearsipan

Inilah cara kami sebelum bekerja. Setelah direncanakan, ditulis, dan ditandatangani dalam sebuah pakta integritas dan pakta kinerja.

Setelah mereka menandatangani, saya pun menandatangani sembari mengatakan kepada mereka “saya tanda tangani ya?” “Semoga bisa terlaksana semua program kegiatannya”.

Mengapa saya juga menanyakan itu? Agar saling mengingatkan dan menyadarkan. Bisa jadi, saya yang belum sadar.

Raker diselenggarakan di Grand Dian Hotel Slawi, tanggal 26-28 Feberuari 2020

Ditulis Oleh Agung Kuswantoro

Salahudin, Juwita, dan Zanna

 

Salahudin, Juwita, dan Zanna
Oleh Agung Kuswantoro

Adalah Salahudin, Juwita, dan Zanna yang mengikuti magang (baca: belajar bareng) kearsipan di UPT Kearsipan UNNES. Salahudin berasal dari Universitas Mataram/UNRAM. Juwita dan Zanna berasal dari Universitas Airlangga/UNAIR.

Salahudin belajar kearsipan secara global, lebih ke materi dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan dalam menata arsip. Sedangkan Juwita dan Zanna lebih ke materi praktek secara langsung arsip inaktif dan memahami proses digitalisasi surat masuk – keluar yang ada di UNNES. Waktu magang Salahudin lebih pendek dibanding dengan Juwita dan Zanna.

Magang adalah sarana untuk belajar dan mendalami atas suatu kejadian di suatu tempat. Karena, suatu tempat memiliki “keunikan” dalam pengelolaan arsip. Bisa jadi, ada “sesuatu” yang beda dalam mengelola arsip, namun tujuannya sama yaitu agar arsip lebih cepat dan mudah ditemukan.

UPT Kearsipan UNNES, bukanlah lembaga perguruan tinggi terbaik dalam mengelola arsip. Namun, kami ingin belajar pula, untuk mengelola arsip yang baik agar arsip yang kami kelola menjadi sumber informasi untuk masyarakat (pada umumnya) dan UNNES (pada khususnya).

Magelang, 18 Februari 2020

Kolom : UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?

UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?
Oleh Agung Kuswantoro

Satu pekan yang lalu (10-11/1/2020) UNNES telah RKU di Gedung H lantai 4, saya sebagai pesertanya, sebagai wakil dari UPT Kearsipan UNNES. Salah satu hasilnya adalah Pakta Kinerja tahun 2020 UPT Kearsipan UNNES.

Ada 4 Sasaran Utama/SU yaitu menguatnya (1) wawasan kearsipan, (2) meningkatnya atmosfer konservasi, (3) meningkatnya atmosfer akademik, dan (4) meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus serta jumlah penelitian.

Dari SU nomor dua/menguatnya wawasan konservasi kinerja kegiatan, ada tiga IKK yaitu (1) indikator jumlah program kerja mengurangi penggunaan kertas dan plastik, (2) jumlah laporan kegiatan kampus/acara (dua dokumen) yang berkaitan dengan konservasi tiga pilar (dua dokumen); dan (3) persentase kegiatan bebas kemasan plastik (50%).

SU nomor tiga/meningkatnya atmosfer akademik, ada satu IKK yaitu indeks kepuasan tenaga kependidikan (tiga indeks).

SU nomor enam/meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus memiliki 3 IKK yaitu (1) persentase unit kerja yang telah mengimplementasikan layanan sesuai SOP sejumlah 100%, (2) unit kerja yang mengimplementasikan pengelolaan arsip sebanyak tujuh unit; dan (3) digitalisasi arsip sejumlah 10%.

SU 9/menguatnya publikasi dan inovasi produk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan satu IKK yaitu jumlah proposal yang didanai lembaga/PT internal (2 judul)

Evaluasi Tahun 2019
Banyak kegiatan yang tidak terlaksana. Ada 6 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu 3 pelatihan (sosialisasi pedoman, pelatihan SIKD, dan pengelolaan arsip statis), rapat bulanan, upgrade SIM, dan penyusunan LAKUK.

Ada sisa dana dari kegiatan yaitu pelatihan penyusutan arsip, penyusunan dokumen, dan keperluan sehari-hari. Untuk keperluan sehari-hari ada sisa Rp. 6.457.500.

Program 2020
Ada 14 kegiatan pada tahun 2020. Dari 14 kegiatan tersebut ada yang tertulis di PK dan ada yang tidak ada. Oleh karenanya, perlu diatur penanggungjawabnya. Adapun program kerja tahun 2020 yaitu 4 kegiatan penyelenggaraan kearsipan, 1 layanan akademik, 1 keperluan sehari-hari, 1 upgrade SIM, 1 penyusunan LAKUK, 3 penyusunan dokumen kearsipan, dan 3 penyusutan arsip di unit kerja.

Inovasi
Perlu inovasi, seperti arsip bulan ini. Menampilkan arsip statis yang sudah di folder koleksi. Hanya mengupload ke website/IG/facebook dengan tambahan keterangan/narasi atas isi arsip.

Pegawai
Saat ini tidak ada penambahan pegawai/teknisi komputer. Justru dari tenaga yang ada ditingkatkan kompetensinya dibidang literasi digital.

Pembenahan
Perlunya jadwal piket di Depo Kearsipan UNNES. Tujuannya untuk mengecek dan bekerja kearsipan di Depo Kearsipan UNNES. Barangkali ada sesuatu yang kemungkinan tidak tahu, dimana penata arsip/arsiparis/tenaga administrasi umum datang untuk mengontrol kondisi arsip.

Tugas Utama Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional (Perka) ANRI Nomor 5 tahun 2016 tentang standar kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis ada dua tugas yaitu tugas pokok dan tambahan. Tugas pokoknya ada empat yaitu (1) pengelolaan arsip dinamis, (2) pengelolaan arsip statis, (3) pembinaan kearsipan, dan (4) pengolahan penyajian arsip menjadi informasi.

Adapun tugas tambahannya, misal mengelola keuangan harian UPT Kearsipan UNNES seperti Mba Niken. Mengelola sianggar seperi Mba Ina, walaupun belum arsiparis.

Dalam peraturan tersebut sangat jelas mana tugas pokok dan tambahan. Mana wajib dan sunah. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, mana yang dinomor duakan. Jangan sampai dibalik, yang tambahan jadi wajib. Dan, yang pokok, jadi sunah.

Cara Kerja
Kerja dulu, baru sampaikan ke saya. Seperti masalah wifi atau kamar mandi. Tumpuk dulu arsipnya, sampaikan ke saya jika ingin di-scan atau dimusnahkan. Setelah itu, saya akan bekerja untuk menindaklanjuti ke proses berikutnya. Jangan dibalik, tidak ada alat, lalu belum ada tindakan.

Itulah gambaran mengenai langkah kerja pada tahun 2020. Saya tulis agar bisa terurai dan jelas tugasnya. Yuk, menata kinerja kearsipan lebih baik lagi agar pada tahun 2020 dapat terlaksana semua kegiatan UPT Kearsipan UNNES. Amin. [].

Semarang, 17 Februari 2020

Rapat Koordinasi UPT Kearsipan UNNES

Pagi tadi, Kepala dan staf UPT Kearsipan UNNES berkoordinasi  di Upt Kearsipan Unnes untuk membahas langkah kelanjutan setelah penandatanganan Pakta Kinerja/PK UPT kearsipan UNNES. Memprioritaskan mana yang harus segera dieksekusi kegiatannya. Seperti penelitian untuk tenaga kependidikan fungsional/arsiparis. Tercatat dalam PK ada dua dokumen. Total kegiatan pada tahun 2020 ada 14 kegiatan. Mohon doanya, semoga bisa terealisasi.

Inilah Keluarga Besar UPT Kearsipan UNNES

 

Siapa sajakah mereka? Ada, pak Agung, pak Dwi, Mba Niken, Mba Ina, Mba Atu, dan Mba Bunga.

MAGANG DARI UNIVERSITAS MATARAM/UNRAM

Kedatangan tamu dari Universitas Mataram, Nusa Tenggara Barat ke Upt Kearsipan Unnes untuk belajar kearsipan, khususnya pengelolaan arsip dinamis.

Diterima oleh saya dan semua teman-teman saya di Upt Kearsipan Unnes. Mari belajar bersama. Jauh-jauh dari Nusa Tenggara Barat mau belajar arsip ke UNNES, suatu penghormatan untuk kami. Nama tamunya, Pak Salahudin, A.Md.

Belajar bersama dengan penata arsip dari Universitas Mataram di hari kedua. Praktik secara langsung kearsipan dari apa yang kami lakukan di Upt Kearsipan Unnes.

Magang Mahasiswa Dari UNAIR

 

Mahasiswa Magang bernama Juwita dan Zanna dari Universitas Airlangga Surabaya sedang mengolah arsip dinamis. Mereka magang selama 30 hari di UPT Kearsipan UNNES dari 6 Januari 2020 hingga 31 Januari 2020.

Skip to toolbar