Archives for February, 2019

UPT Kearsipan Mencatat 2.194 Berkas

Wednesday, February 27th, 2019

UPT Kearsipan Mencatat 2.194 Berkas

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) saling bekerjasama dalam pengelolaan kearsipan. BPK, khususnya bagian akuntansi sedang mengelola arsip inaktifnya.

 

Menurut Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd; mengatakan bahwa arsip inaktif milik bagian akuntansi BPK yang belum tercatat yaitu tahun 2007, 2008, 2009, dan 2010. Keberadaan arsip-arsip tersebut berada di depo UPT Kearsipan UNNES.

 

Arsip yang sudah terdata dalam daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2007 dan 2008. Sedangkan, arsip yang dalam tahap proses pendataan daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2009 dan 2010. Jumlah arsip tahun 2007 yang telah terdata berjumlah 780 berkas, sedangkan jumlah arsip tahun 2008 yang telah terdata berjumlah 1414 berkas. Jadi, total ada 2.194 berkas.

 

Adapun urutan dalam tahapan pengelolaan arsip inaktif yaitu pemilihan, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, memberikan nomor defenitif pada kartu deskriptif, pengisian berkas, memasukkan arsip kedalam folder, dan pembungkusan arsip. Ujar, Agung Kuswantoro.

 

 

Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. Muhsin, M.Si menegaskan kegiatan ini adalah program UPT Kearsipan untuk melakukan pembinaan kearsipan pada unit kerja di lingkungan UNNES. Harapannya, unit-unit kerja di UNNES dapat menata dan mengolah kearsipan yang benar sesuai kaidah kearsipan.

 

 

 

 

Selamat Datang ‘Evaluator’ Kemenristekdikti Ke UNNES

Thursday, February 7th, 2019

Selamat Datang ‘Evaluator’ Kemenristekdikti Ke UNNES1)

Oleh Agung Kuswantoro2)

UNNES pada tahun ini (2019) akan dievaluasi penyelenggaraan kearsipan oleh Kemenristekdikti. Dari pengamatan saya–yang bersifat subjektif– tidak semua PTN/Perguruan Tinggi Negeri itu akan dievaluasi olehnya/Kemenristekdikti. Ia memiliki kriteria dalam melakukan evaluasi ke PTN. Salah satu yang saya ketahui adalah sudah menerapkannya SIKD dan menerapkan penyelenggaraan kearsipan.

 

Mulai dari penataan arsip di tingkat universitas hingga unit ‘berjalan’. Termasuk, memiliki instrumen pokok penyelenggaraan kearsipan seperti Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip/JRA, Pola Klasifikasi Kearsipan, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Dinamis (SKKAAD). Keempat instrumen tersebut UNNES sudah memiliki. Oleh karenanya, dalam rangka evaluasi penyelenggaraan kearsipan UNNES ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, yaitu:

 

  1. Tata dinas UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES sudah memiliki ‘turunan’ tata naskah dinas tersebut. Sekarang, ada edaran baru dari Kemenristekdikti terkait penomoran yang baru. Sehingga, ada edisi revisi pada tahun ini (2019). Sekarang, proses edisi revisi. Dampaknya, di SIRADI akan ada pembaharuan. Contoh penomoran yang baru B/17/UN37/TU.00.001/2019.

 

  1. Penyelenggaraan kearsipan UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES telah memiliki Peraturan Rektor mengenai pedoman pola klasifikasi, JRA, dan SKKAAD. Namun, seiring dengan adanya Permenristekditi terbaru, maka perlu revisi pula.

 

  1. Membentuk dan mengelola pusat arsip/central file pada masing-masing unit pengolah. Istilah dari Permenristekdkti adalah central file. Berarti di pusat/universitas adalah record center. Sedangkan, kita bisa menggunakan istilah depo arsip. Menurut saya, tidak masalah hal itu. Yang terpenting dari unit kerja memiliki tempat dalam mengelola arsip.

 

  1. Arsip yang akan dievaluasi adalah arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan/anggaran tahun 2014 sampai tahun 2018. Sehingga, perlu kita persiapkan. Arsipnya berasal dari kepegawaian, keuangan, tata usaha, perbekalan, akuntansi, dan yang lainnya tergantung dari ‘permasalahan’ yang ada di unit kerjanya. Karena ada unit kerja yang memiliki karakteristik khusus, seperti LP2M,LP3, PPs, UPT, Biro, BPM, dan unit baru (Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT).

 

  1. UNNES (harus) membuat peraturan ‘turunan’ dari Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti, Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti, dan Permenristekdikti Nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Dasar hukum UNNES akan dievaluasi oleh Kemenristekdikti adalah surat edaran nomor 5405/A.A3/SE/2018 tentang implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti tertanggal 6 Desember 2018 yang dikirimkan ke UNNES.

 

Mari, kita sambut dia ke kita (UNNES) dalam rangka ketertiban penyelenggaraan kearsipan. Kita telah ditunjuk ke dia, berarti kita adalah lembaga yang telah dipercaya dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Tunjukkan ke dia, bahwa kita telah melaksanakan tata kelola kearsipan dengan baik.

 

Semarang, 29 Januari 2019

 

1) Materi disampaikan pada rapat koordinasi dengan unit kerja di UNNES pada Selasa (29 Januari 2019) di Gedung G 111 pukul 09.00 WIB

2) Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES

Posted in Uncategorized | No Comments »


Skip to toolbar