Archives for December, 2018

Pendataan Arsip KeuanganTahun 2008 dan 2009

Monday, December 17th, 2018

Pendataan Arsip Keuangan Tahun 2008 dan 2009

Oleh Agung Kuswantoro

Ada beberapa hal yang perlu dibahas dalam penyusutan arsip keuangan.Khususnya, tahun 2008 dan 2009.

Dari tim yang telah dibentuk oleh keuangan, ternyata dari beberapa arsip yang akan dipindah/akuisisi dan disusutkan. Yaitu arsip keuanga hanya tahun 2008 dan 2009 yang tidak ada catatannya.

Buku besar/catatan yang pernah dibuat, juga tidak ditemukan. Sedangkan, untuk tahun 2010 ke atas, sudah ada catatannya yang tersistem, melalui Sikeu.

Fokus kita UPT Kearsipan saat ini adalah pendampingan pencatatan arsip keuangan tahun 2008 dan 2009. Mengingat, keadaannya “darurat”, maka dalam pencatatannya pun ditulis per berkas. Bukan per lembar. Tujuannya, agar efisiensi dalam pelaksanaan pendataannya.

Alur dalam kegiatan ini adalah tim UPT dan keuangan menyiapkan tim untuk mencatat arsip tahun 2008 dan 2009. Arsip perlu “dikawal” mulai dari gedung rektoran hingga  ke UPT Kearsipan untuk dicatat. Pencatatan ada di ruang depo arsip. Karena, di depo tempat kerjanya lebih representatif. Sedangkan tim untuk yang membawa arsip berasal dari rumah tangga Rektorat.

Form pencatatan lebih sederhana. Yang terpenting, ada semua arsip tercatat. Semoga penyusutan bagian keuangan ini berjalan lancar. Amin.

 Semarang, 17 Desember 2018

Rapim (Rapat Pimpinan) Bidang II (Administrasi Umum dan Keuangan) Rektorat

Thursday, December 6th, 2018

Rapim (Rapat Pimpinan) Bidang II (Administrasi Umum dan Keuangan) Rektorat

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Bertepatan dengan momen AMI (Audit Mutu Internal) UPT Kearsipan mengikuti Rapim bidang II Rektorat. Materinya – menurut  saya – sama yaitu evaluasi kinerja tahun 2018 dan rencana kegiatan tahun 2019.

 

Evaluasi kinerja tahun 2018, isinya pun sama sebagaimana pakta integritas UPT Kearsipan. Sedangkan, pakta integritas bersumber dari Renstra.

 

UPT Kearsipan UNNES, tercatat telah melakukan 2 penelitian yang bertema konservasi. 2 tema penelitian tersebut dilakukan oleh arsiparis (tendik) dan pimpinan UPT Kearsipan (kelembagaan). Adapun kajiannya mengenai arsip statis dan sistem informasi kearsipan.

 

Jumlah tenaga kependidikan dengan jabatan fungsional ada 4, dengan rincian 1 diklat fungsional arsiparis dan 3 tendik pengajuan impasing.

 

Untuk jumlah standar pelayanan publik ada 1 dokumen, yaitu Pedoman Rektor nomor 29 tahun 2018 tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan UNNES.

 

Tercatat pada tahun 2018 ada 9 kegiatan yang terlaksana dan 1 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu pelatihan sistem informasi arsip. 8 kegiatan yang terlaksana yaitu diseminasi pedoman sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, sosialisasi sistem informasi arsip, mengikuti kegiatan keterampilan (kearsipan) di ANRI dan Perguruan Tinggi, sinkronisasi SIRADI terhadap SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis, akuisisi arsip, penyusutan arsip, pembuatan dokumen keamanan dan akses arsip, rapat kerja tahunan, an keperluan sehari-hari.

 

Rencana kegiatan UPT Kearsipan tahun 2019, ada 5 kegiatan pokok yang dijabarkan ke dalam 11 kegiatan.

 

Kegiatan pokok pertama yaitu penyelenggaraan pelatihan, dengan rincian kegiatan yaitu sosialisasi 3 pedoman kearsipan, penyusutan arsip, pelatihan SIKD/SIKS, dan pengelolaan arsip statis.

 

Kegiatan pokok kedua yaitu pengiriman peserta diklat, rakor, bimtek ke ANRI dan Perguruan Tinggi. Adapun rincian kegiatannya, sama sebagaimana tugas pokoknya, yaitu pengiriman peserta diklat.

 

Kegiatan pokok ketiga, yaitu upgrade SIM. Kegiatannya mengenai pembuatan SIKS/Sistem Informasi Arsip Statis.

 

Kegiatan pokok keempat yaitu penyusunan pedoman kearsipan. Rincian kegiatannya yaitu penyusunan kebijakan kearsipan dan penyusutan arsip di unit kerja.

 

Kegiatan pokok kelima yaitu kegiatan penunjang. Rincian kegiatan penunjang yaitu Rapat kerja tahunan, rapat bulanan, keperluan sehari-hari, dan penyusunan LAKUK.

 

Menurut Kasubbag Perencanaan – mba Novi – bahwa konsen kegiatan UPT Kearsipan adalah Tahun 2019, bagi kami (UPT Kearsipan) adalah tahun penyusutan arsip, sehingga mata anggaran unit yang ada kegiatan penyusutan arsip ditarik dalam mata anggaran UPT Kearsipan UNNES.

 

Sedangkan, untuk semua anggaran pelatihan bimtek ke ANRI dan Perguruan Tinggi menggunakan mata anggaran dari kepegawaian.

 

Semoga kegiatan UPT Kearsipan tahun 2018 dapat memberikan manfaat ke UNNES dan program tahun 2019 yang sudah dirancang UPT Kearsipan dapat terlaksana dengan baik. Amin.

 

Salatiga, 1 Desember 2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Posted in Uncategorized | No Comments »

BIMTEK SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS

Tuesday, December 4th, 2018

BIMTEK SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS

Sistem Informasi Surat Dinas (SIRADI) adalah sebuah sistem informasi manajemen berbasis website yang membantu dalam pengelolaan tata naskah dinas di UNNES. SIRADI ini memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan surat dinas yaitu pengelolaan manajemen administrasi surat masuk, manajemen disposisi surat masuk, dan manajemen administrasi surat keluar dalam satu sistem dokumentasi dan perekaman data surat dinas secara elektronik.

 

Hingga saat ini, surat yang ada di SIRADI belum ada perlakuan untuk disimpan atau disusutkan/musnah. Oleh karenanya perlu, ada sistem yang menangani hal itu. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) membuat rancangan sistem tersebut yang diberi nama SIKD. SIKD singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user.

 

Menurut ketua kegiatan, Agung Kuswantoro mengatakan bahwa peserta kegiatan ini berjumlah 55 orang yang terdiri dari kasubbag umum dan operator dari masing-masing unit di lingkungan UNNES. Tujuan kegiatan ini adalah Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para petugas kearsipan mengenai pengelolaan arsip, memahami dan melaksanakan pengaturan dan penyimpanan arsip sehingga mempermudah penemuan arsip kembali serta mengetahui implementasi kebijakan atau regulasi bidang kearsipan melalui sistem informasi kearsipan dinamis.

 

Acara dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. H. Muhsin, M.Si. Ia mengatakan melalui kegiatan ini, tiap unit kerja dalam mengelola kearsipannya dengan baik. Petunjuk kearsipan harus diperhatikan, seperti pemberkasan hingga penyusutan arsip.

 

Hadir dalam bimtek tersebut, pengembang sistem kearsipan UNNES yaitu Mas’ul Fauzi. Ia memaparkan fungsi-fungsi dalam sistem kearsipan tersebut. Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, dan fungsi lainnya.

Diharapkan melalui kegiatan ini, tiap-tiap unit kearsipan dalam mengelola kearsipan dengan baik. daur hidup arsip harus dilakukan, agar arsip dinamis mudah ditemukan saat dibutuhkan.

 

Posted in Uncategorized | No Comments »


Skip to toolbar