Penomoran Naskah Dinas

May 21st, 2019

Dalam rangka tertib administrasi persuratan, Bagian Umum Universitas Negeri Semarang (UNNES) menyelenggarakan “Sosialisasi Pedoman Penomoran Naskah Dinas Di Lingkungan UNNES”.

 

Acara dilaksanakan pada Rabu (15/5) di Rektorat ruang 404. Acara dibuka oleh Kepala BUHK (Biro Umum, Hukum, dan Kepegawaian) UNNES, Dr. Sutikno, M.Si dengan peserta dalam yaitu Kabag, Kasubbab, dan operator SIRADI di lingkungan UNNES.

.

Dr. Sutikno, M.Si mengatakan bahwa UNNES selalu meningkatkan layanan dan administrasi. Dalam hal ini adalah administrasi penomoran naskah dinas. Penomoran harus diatur, agar mempermudah dalam mengelola.

 

Pembicara dalam kegiatan tersebut adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd. Hal yang membedakan penomoran ini dengan penomoran sebelumnya yaitu ada kode klasifikasi dan keamanannya. Konsep kearsipan ‘masuk’ dalam penciptaan sebuah dokumen, sehingga, dalam pengelolaannya diharapkan lebih efektif dan efisien, ujar Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd.

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd, juga mengatakan dasar hukum dari penomoran ini adalah Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Kemanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kemenristekdikti dan Surat Edaran Meteri Ristekdiskti Nomor 5705/A.A3/SE/2018 tentang penomoran naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Pembicara lainnya Mas’ul Fauzi, dari UPT TIK menyampaikan materi tentang cara teknis mengoperasikan penomoran tersebut dalam SIRADI.

 

Semoga Peraturan Rektor nomor 12 tahun 2019 tentang pedoman penomoran naskah dinas di lingkungan UNNES dapat diterapkan dengan baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja dibidang administrasi persuratan dan kearsipan.

 

Semarang, 19 Mei 2019

UPT Kearsipan Mencatat 2.194 Berkas

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) saling bekerjasama dalam pengelolaan kearsipan. BPK, khususnya bagian akuntansi sedang mengelola arsip inaktifnya.

 

Menurut Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd; mengatakan bahwa arsip inaktif milik bagian akuntansi BPK yang belum tercatat yaitu tahun 2007, 2008, 2009, dan 2010. Keberadaan arsip-arsip tersebut berada di depo UPT Kearsipan UNNES.

 

Arsip yang sudah terdata dalam daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2007 dan 2008. Sedangkan, arsip yang dalam tahap proses pendataan daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2009 dan 2010. Jumlah arsip tahun 2007 yang telah terdata berjumlah 780 berkas, sedangkan jumlah arsip tahun 2008 yang telah terdata berjumlah 1414 berkas. Jadi, total ada 2.194 berkas.

 

Adapun urutan dalam tahapan pengelolaan arsip inaktif yaitu pemilihan, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, memberikan nomor defenitif pada kartu deskriptif, pengisian berkas, memasukkan arsip kedalam folder, dan pembungkusan arsip. Ujar, Agung Kuswantoro.

 

 

Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. Muhsin, M.Si menegaskan kegiatan ini adalah program UPT Kearsipan untuk melakukan pembinaan kearsipan pada unit kerja di lingkungan UNNES. Harapannya, unit-unit kerja di UNNES dapat menata dan mengolah kearsipan yang benar sesuai kaidah kearsipan.

 

 

 

 

Selamat Datang ‘Evaluator’ Kemenristekdikti Ke UNNES1)

Oleh Agung Kuswantoro2)

UNNES pada tahun ini (2019) akan dievaluasi penyelenggaraan kearsipan oleh Kemenristekdikti. Dari pengamatan saya–yang bersifat subjektif– tidak semua PTN/Perguruan Tinggi Negeri itu akan dievaluasi olehnya/Kemenristekdikti. Ia memiliki kriteria dalam melakukan evaluasi ke PTN. Salah satu yang saya ketahui adalah sudah menerapkannya SIKD dan menerapkan penyelenggaraan kearsipan.

 

Mulai dari penataan arsip di tingkat universitas hingga unit ‘berjalan’. Termasuk, memiliki instrumen pokok penyelenggaraan kearsipan seperti Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip/JRA, Pola Klasifikasi Kearsipan, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Dinamis (SKKAAD). Keempat instrumen tersebut UNNES sudah memiliki. Oleh karenanya, dalam rangka evaluasi penyelenggaraan kearsipan UNNES ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, yaitu:

 

  1. Tata dinas UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES sudah memiliki ‘turunan’ tata naskah dinas tersebut. Sekarang, ada edaran baru dari Kemenristekdikti terkait penomoran yang baru. Sehingga, ada edisi revisi pada tahun ini (2019). Sekarang, proses edisi revisi. Dampaknya, di SIRADI akan ada pembaharuan. Contoh penomoran yang baru B/17/UN37/TU.00.001/2019.

 

  1. Penyelenggaraan kearsipan UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES telah memiliki Peraturan Rektor mengenai pedoman pola klasifikasi, JRA, dan SKKAAD. Namun, seiring dengan adanya Permenristekditi terbaru, maka perlu revisi pula.

 

  1. Membentuk dan mengelola pusat arsip/central file pada masing-masing unit pengolah. Istilah dari Permenristekdkti adalah central file. Berarti di pusat/universitas adalah record center. Sedangkan, kita bisa menggunakan istilah depo arsip. Menurut saya, tidak masalah hal itu. Yang terpenting dari unit kerja memiliki tempat dalam mengelola arsip.

 

  1. Arsip yang akan dievaluasi adalah arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan/anggaran tahun 2014 sampai tahun 2018. Sehingga, perlu kita persiapkan. Arsipnya berasal dari kepegawaian, keuangan, tata usaha, perbekalan, akuntansi, dan yang lainnya tergantung dari ‘permasalahan’ yang ada di unit kerjanya. Karena ada unit kerja yang memiliki karakteristik khusus, seperti LP2M,LP3, PPs, UPT, Biro, BPM, dan unit baru (Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT).

 

  1. UNNES (harus) membuat peraturan ‘turunan’ dari Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti, Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti, dan Permenristekdikti Nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Dasar hukum UNNES akan dievaluasi oleh Kemenristekdikti adalah surat edaran nomor 5405/A.A3/SE/2018 tentang implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti tertanggal 6 Desember 2018 yang dikirimkan ke UNNES.

 

Mari, kita sambut dia ke kita (UNNES) dalam rangka ketertiban penyelenggaraan kearsipan. Kita telah ditunjuk ke dia, berarti kita adalah lembaga yang telah dipercaya dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Tunjukkan ke dia, bahwa kita telah melaksanakan tata kelola kearsipan dengan baik.

 

Semarang, 29 Januari 2019

 

1) Materi disampaikan pada rapat koordinasi dengan unit kerja di UNNES pada Selasa (29 Januari 2019) di Gedung G 111 pukul 09.00 WIB

2) Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES

Terima kasih atas perhatiannya bagi para Mahasiswa yang telah mengirimkan surat untuk magang di UPT Kearsipan UNNES.

 

Berdasarkan hasil rapat, diputuskan bahwa pengumuman bagi yang lolos akan disampaikan pada bulan Februari 2019 pada minggu awal. Mengapa demikian? Karena berkaitan dengan lokasi/tempat yang akan arsip disusutkan. Sehingga, dibutuhkan koordinasi dengan unit yang bersangkutan. Kita membutuhkan waktu dalam proses administrasi tersebut.

 

Mohon maaf jika ada hal yang tidak berkenan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

Hormat kami,

 

Koordinator sistem dan layanan UPT Kearsipan UNNES

Agung Kuswantoro

Mahasiswa Magang

January 4th, 2019

Mahasiswa Magang

 

Dalam rangka program pemusnahan arsip di Lingkungan UNNES, UPT Kearsipan UNNES membutuhkan tenaga mahasiswa untuk magang, dengan ketentuan

 

  1. Minimal Mahasiswa semester 2
  2. Tertarik dan mau belajar ilmu manajemen kearsipan
  3. Teliti
  4. Cekatan
  5. Disiplin

Berkas identitas dan surat pengajuan magang dikirim ke UPT Kearsipan UNNES (gedung Perpustakaan lantai 1). Atau, email ke arsip@mail.unnes.ac.id

Berkas paling lambat dikumpulkan pada tanggan 11 Januari 2019, Jam 14.00 WIB

 

Semarang, 4 Januari 2019

Tertanda,

Koordinator sistem dan layanan UPT Kearsipan UNNES

Agung Kuswantoro

Pendataan Arsip Keuangan Tahun 2008 dan 2009

Oleh Agung Kuswantoro

Ada beberapa hal yang perlu dibahas dalam penyusutan arsip keuangan.Khususnya, tahun 2008 dan 2009.

Dari tim yang telah dibentuk oleh keuangan, ternyata dari beberapa arsip yang akan dipindah/akuisisi dan disusutkan. Yaitu arsip keuanga hanya tahun 2008 dan 2009 yang tidak ada catatannya.

Buku besar/catatan yang pernah dibuat, juga tidak ditemukan. Sedangkan, untuk tahun 2010 ke atas, sudah ada catatannya yang tersistem, melalui Sikeu.

Fokus kita UPT Kearsipan saat ini adalah pendampingan pencatatan arsip keuangan tahun 2008 dan 2009. Mengingat, keadaannya “darurat”, maka dalam pencatatannya pun ditulis per berkas. Bukan per lembar. Tujuannya, agar efisiensi dalam pelaksanaan pendataannya.

Alur dalam kegiatan ini adalah tim UPT dan keuangan menyiapkan tim untuk mencatat arsip tahun 2008 dan 2009. Arsip perlu “dikawal” mulai dari gedung rektoran hingga  ke UPT Kearsipan untuk dicatat. Pencatatan ada di ruang depo arsip. Karena, di depo tempat kerjanya lebih representatif. Sedangkan tim untuk yang membawa arsip berasal dari rumah tangga Rektorat.

Form pencatatan lebih sederhana. Yang terpenting, ada semua arsip tercatat. Semoga penyusutan bagian keuangan ini berjalan lancar. Amin.

 Semarang, 17 Desember 2018

Rapim (Rapat Pimpinan) Bidang II (Administrasi Umum dan Keuangan) Rektorat

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Bertepatan dengan momen AMI (Audit Mutu Internal) UPT Kearsipan mengikuti Rapim bidang II Rektorat. Materinya – menurut  saya – sama yaitu evaluasi kinerja tahun 2018 dan rencana kegiatan tahun 2019.

 

Evaluasi kinerja tahun 2018, isinya pun sama sebagaimana pakta integritas UPT Kearsipan. Sedangkan, pakta integritas bersumber dari Renstra.

 

UPT Kearsipan UNNES, tercatat telah melakukan 2 penelitian yang bertema konservasi. 2 tema penelitian tersebut dilakukan oleh arsiparis (tendik) dan pimpinan UPT Kearsipan (kelembagaan). Adapun kajiannya mengenai arsip statis dan sistem informasi kearsipan.

 

Jumlah tenaga kependidikan dengan jabatan fungsional ada 4, dengan rincian 1 diklat fungsional arsiparis dan 3 tendik pengajuan impasing.

 

Untuk jumlah standar pelayanan publik ada 1 dokumen, yaitu Pedoman Rektor nomor 29 tahun 2018 tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan UNNES.

 

Tercatat pada tahun 2018 ada 9 kegiatan yang terlaksana dan 1 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu pelatihan sistem informasi arsip. 8 kegiatan yang terlaksana yaitu diseminasi pedoman sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, sosialisasi sistem informasi arsip, mengikuti kegiatan keterampilan (kearsipan) di ANRI dan Perguruan Tinggi, sinkronisasi SIRADI terhadap SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis, akuisisi arsip, penyusutan arsip, pembuatan dokumen keamanan dan akses arsip, rapat kerja tahunan, an keperluan sehari-hari.

 

Rencana kegiatan UPT Kearsipan tahun 2019, ada 5 kegiatan pokok yang dijabarkan ke dalam 11 kegiatan.

 

Kegiatan pokok pertama yaitu penyelenggaraan pelatihan, dengan rincian kegiatan yaitu sosialisasi 3 pedoman kearsipan, penyusutan arsip, pelatihan SIKD/SIKS, dan pengelolaan arsip statis.

 

Kegiatan pokok kedua yaitu pengiriman peserta diklat, rakor, bimtek ke ANRI dan Perguruan Tinggi. Adapun rincian kegiatannya, sama sebagaimana tugas pokoknya, yaitu pengiriman peserta diklat.

 

Kegiatan pokok ketiga, yaitu upgrade SIM. Kegiatannya mengenai pembuatan SIKS/Sistem Informasi Arsip Statis.

 

Kegiatan pokok keempat yaitu penyusunan pedoman kearsipan. Rincian kegiatannya yaitu penyusunan kebijakan kearsipan dan penyusutan arsip di unit kerja.

 

Kegiatan pokok kelima yaitu kegiatan penunjang. Rincian kegiatan penunjang yaitu Rapat kerja tahunan, rapat bulanan, keperluan sehari-hari, dan penyusunan LAKUK.

 

Menurut Kasubbag Perencanaan – mba Novi – bahwa konsen kegiatan UPT Kearsipan adalah Tahun 2019, bagi kami (UPT Kearsipan) adalah tahun penyusutan arsip, sehingga mata anggaran unit yang ada kegiatan penyusutan arsip ditarik dalam mata anggaran UPT Kearsipan UNNES.

 

Sedangkan, untuk semua anggaran pelatihan bimtek ke ANRI dan Perguruan Tinggi menggunakan mata anggaran dari kepegawaian.

 

Semoga kegiatan UPT Kearsipan tahun 2018 dapat memberikan manfaat ke UNNES dan program tahun 2019 yang sudah dirancang UPT Kearsipan dapat terlaksana dengan baik. Amin.

 

Salatiga, 1 Desember 2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIMTEK SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS

Sistem Informasi Surat Dinas (SIRADI) adalah sebuah sistem informasi manajemen berbasis website yang membantu dalam pengelolaan tata naskah dinas di UNNES. SIRADI ini memberikan kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan surat dinas yaitu pengelolaan manajemen administrasi surat masuk, manajemen disposisi surat masuk, dan manajemen administrasi surat keluar dalam satu sistem dokumentasi dan perekaman data surat dinas secara elektronik.

 

Hingga saat ini, surat yang ada di SIRADI belum ada perlakuan untuk disimpan atau disusutkan/musnah. Oleh karenanya perlu, ada sistem yang menangani hal itu. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) membuat rancangan sistem tersebut yang diberi nama SIKD. SIKD singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Aplikasi ini adalah web based application dan bersifat multi user.

 

Menurut ketua kegiatan, Agung Kuswantoro mengatakan bahwa peserta kegiatan ini berjumlah 55 orang yang terdiri dari kasubbag umum dan operator dari masing-masing unit di lingkungan UNNES. Tujuan kegiatan ini adalah Untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman para petugas kearsipan mengenai pengelolaan arsip, memahami dan melaksanakan pengaturan dan penyimpanan arsip sehingga mempermudah penemuan arsip kembali serta mengetahui implementasi kebijakan atau regulasi bidang kearsipan melalui sistem informasi kearsipan dinamis.

 

Acara dibuka oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. H. Muhsin, M.Si. Ia mengatakan melalui kegiatan ini, tiap unit kerja dalam mengelola kearsipannya dengan baik. Petunjuk kearsipan harus diperhatikan, seperti pemberkasan hingga penyusutan arsip.

 

Hadir dalam bimtek tersebut, pengembang sistem kearsipan UNNES yaitu Mas’ul Fauzi. Ia memaparkan fungsi-fungsi dalam sistem kearsipan tersebut. Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, dan fungsi lainnya.

Diharapkan melalui kegiatan ini, tiap-tiap unit kearsipan dalam mengelola kearsipan dengan baik. daur hidup arsip harus dilakukan, agar arsip dinamis mudah ditemukan saat dibutuhkan.

 

SISTEM KEARSIPAN DINAMIS

October 13th, 2018

SISTEM KEARSIPAN DINAMIS

Oleh Agung Kuswantoro

 

UNNES sudah memiliki Sistem Persuratan Dinas (SIRADI), namun belum memiliki sistem kearsipannya. Sehingga, diperlukan sistem tersebut.

 

SIRADI sebagai wadahnya, khususnya penyimpanan arsip yang berasal dari sistem persuratan.

 

Oleh karenanya, perlu disinkronisasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).

 

SIKD adalah sistem yang dibuat oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). SIKD sebagai rujukannya.

 

UPT Kearsipan menyelenggarakan kegiatan sinkronisasi SIKD dan SIRADI pada tanggal 2, 10, dan 11 Oktober 2018 di ruang Vicon, UNNES.

 

Hadir dalam kegiatan tersebut adalah Drs. Sutikno, M.Si, Dr. Muhsin, M.Si, Slamet Riyadi, S.Pd, Marino, S.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd.,M.Pd, Dwi Untung Prakosa, SE, Niken Fitriani, A.Md, Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md, Atu Puspa Sukmawani, A.Md, Ina Kumala Dewi, A.Md, Risky Wisnu Saputro, Mas’ul Fauzi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Serah Terima Arsip Statis BAAKK

October 13th, 2018

Serah Terima Arsip Statis BAAKK

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerja Sama (BAAKK) telah  melaksanakan kegiatan pendampingan kearsipan bersama UPT kearsipan.

 

Setelah itu, dilakukan penyerahan Arsip Statis ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Arsip yang diserahkan yaitu ijazah dan transkrip nilai dari prodi sejak tahun 1999, 2000, 2001, dan 2002.

 

Hadir dalam acara serah terima arsip statis yaitu bapak Drs. Mulyadi, M.M, Zikkri, S.Pd, Januharto Partono, S.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd dan para staf dari UPT Kearsipan dan BAAKK UNNES.

 

Acara diselenggarakan pada Kamis (11/10/2018) di UPT Kearsipan UNNES.

 

 

 

 

 

 


Skip to toolbar