Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi

Pemindahan Arsip Inaktif Arsip Akuntansi
Oleh Agung Kuswantoro

Sebelum ada sikeu, siakun, simonev, siaggar dan sistem yang berkaitan dengan keuangan, segala berkas yang berkaitan dengan keuangan dilakukan dengan cara manual. Sehingga, dalam pengelolaan berkasnya membutuhkan ketelitian, kerapian, dan ketekunan dalam menata dokumen-dokumen tersebut.

Adalah arsip tahun 2007, 2008, dan 2009 yang sudah bernilai inaktif (baca:jarang dipakai) milik bagian keuangan/akuntansi yang sudah memiliki retensi yang habis. Masa retensinya adalah 10 tahun. Artinya, sudah saatnya dipindahkan ke lembaga kearsipan untuk ditindaklanjuti akan arsip tersebut. Bisa jadi arsip-arsip tersebut akan dimusnahkan. Dan, bisa juga arsip-arsip tersebut bisa disimpan. Sehingga, nanti akan ada tim penilai arsip tersebut. Adapun tim tersebut disahkan oleh Rektor atau pejabat yang bertanggungjawab terhadap kearsipan di lembaga tersebut.

Pemindahan arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain. Pemindahan arsip yang memiliki retensi sekurang- kurangnya 10 tahun dilakukan dari unit kearsipan (UK II) di lingkungan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi (Peraturan Pemerintah Nomor 28 Th 2012 Pasal 62).

Ketentuan pemindahan arsip yaitu (1) Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab unit pengolah, (2) Pemindahan dilaksanakan setelah melewati retensi aktif, (3) Pemindahan dilakukan dengan penandatangan Berita Acara (BA) dan dilampiri dengan daftar arsip yang akan dipindahkan, (4) BA dan daftar arsip yang dipindahkan ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dan Unit Kearsipan.

Kurang lebih itulah poin-poin yang disampaikan pada acara hari ini (Senin, 15 November 2020) jam 09.00 WIB di UPT Kearsipan UNNES. Dua unit kerja yaitu UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) UNNES dalam permasalahan arsip ini. Mohon doanya, semoga lancar acaranya hari ini. Amin. []

Semarang, 15 November 2020
Ditulis di Rumah jam 20.00-20.15 WIB.

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip UPT Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Desember 2020, usia UPT Kearsipan UNNES adalah lima tahun. Lima tahun adalah usia yang masih baru. Artinya, UPT Kearsipan UNNES masih dalam tahap penataan arsipnya. Dalam pelaksanaannya, pernah menemukan arsip yang rusak dan ada rumah rayap di depot arsip UPT Kearsipan UNNES. Kondisi inilah yang harus kita selesaikan dengan cara memelihara dan merawat arsip.

Secara teknis, dalam memelihara dan merawat itu ada yang dilakukan oleh internal dan eksternal. Internal disini adalah dilakukan oleh arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Eksternal disini adalah pihak dari luar arsiparis/UPT Kearsipan UNNES. Saya mengatakan pihak eksternal, karena kemampuan arsiparis itu terbatas.

Jika hanya membersihkan debu, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu bisa. Namun, jika sudah masuk tahap penyemprotan hingga peletakan arsip di rak, maka arsiparis/UPT Kearsipan UNNES itu kesusahan. Oleh karenanya, UPT Kearsipan UNNES mengajak kepada pihak Subbag Rumah Tangga untuk berdiskusi menyelesaikan ini. Harapannya, bisa menemukan solusinya. Mari berdiskusi terkait masalah ini, agar arsip di UNNES dapat terpelihara dan terawat dengan baik. []

Berikut point-point yang akan didiskusikan:
Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Menurut Sulistiyo-Basuki (1992:231), tata kerja pemeliharaan arsip sebagai berikut: pengaturan arsip di rak, pembersih dan penghilang debu, serta pembetulan letak arsip.

Pengaturan arsip di rak dalam bahasa Inggris dikenal dengan shelving. Kegiatan ini dilakukan secara hati-hati untuk menghidari terjadi nya keruskan pada arsip.

Pengaturan arsip di rak disusun secara berurut untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Penyusun arsip di rak yang baik yaitu dengan cara menyadarkan arsip dalam keadaan tegak lurus, tidak bertumpuk pada bagian folder arsip.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan.

Kegiatan pembersihkan dan menghilangkan debu harus dilakukan dengan cara berkala oleh staf yang terlatih, agar tidak menimbulkan kerusakan arsip dan untuk memperpanjang usia arsip, dengan mengunakan penyedot debu.

Setelah pemakai mengunakan arsip, petugas kearsipan mengatur dan memeriksa kembali susunan letak arsip dirak secara sistematis sesuai dengan kode klasifikasi arsip, sehingga pengguna arsip dapat dengan mudah mencari arsip yang dibutuhkannya.

Untuk menghilangkan debu tersebut maka sebaiknya dilakukan pembersihan dan mengatur suhu udara dan memperbaiki sebagaimana seharusnya yang telah ditetapkan.

Menurut Razak (1992:32) untuk mengatasi kerusakan pada bahan arsip dijelaskan tindakan sebagai berikut: membersihkan debu atau kotoran fumigasi untuk mematikan, jamur dan desidifikasi untuk menghilangkan serta melindungi kertas terhadap pengaturan asam dari luar dan mengilangkan noda dan lain-lain.

Menurut Barthos (2005:58), bentuk-bentuk penjagaan ruangan arsip meliputi tujuh kegiatan sebagai berikut:
1. Pembersihan ruangan,
2. Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya,
3. Penggunan peracun serangga,
4. Pelarangan makan dan merokok,
5. Penyimpanan arsip di rak,
6. Pembersihan arsip dan penyimpanan arsip yang tidak dipakai.

Menurut Daryana, dkk (2007:15) juga menjelaskan bahwa kegiatan perawatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan langsung dengan tata cara perawatan arsip yang mengalami degradasi baik oleh karena factor internal arsipnya itu sendiri atau disebabkan oleh factor eksternalnya.

Selanjutnya Sugiarto (1997:86) mengemukakan, bahwa perawatan arsip adalah usaha penjaga agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah rusak. Kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.

Semarang, 12 November 2020
Ditulis di Rumah, jam 04.30-05.00 WIB. Materi ini sebagai pengantar dalam diskusi pemeliharaan dan perawatan arsip di UPT Kearsipan UNNES, jam 09.00.

Tindaklanjut Setelah Penataan Arsip Tahun 2014

Tindaklanjut Setelah Penataan Arsip Tahun 2014
Oleh Agung Kuswantoro

Pada tahun 2014, saya dan dua teman mahsiswa saya – Ana dan Fauza—selama lima hari (15 -20 Juli 2014) praktik secara langsung menata arsip di Depot Fakultas Hukum (FH) UNNES. Sebelum praktik saya berdiskusi dengan para tenaga kependidikan/tendik FH UNNES. Adalah Pak Sakimin sebagai Kabag TU-nya. Saya masih ingat—yang hadir—ada Pak Indra (almarhum).

Setelah diskusi, baru ada tahapan selanjutnya yaitu penataan. Dalam penataan saya dan tim juga membuat klasifikasi kearsipan FH UNNES. Waktu itu, UPT Kearsipan UNNES belum lahir/ada. Pekerjaan kearsipan ada di ranah Tata Usaha UNNES. Saya sendiri berstatus dosen pramubhakti UNNES.

Singkat cerita, besok (Kamis/5 November 2020) saya diundang di Fakultas kedelapan UNNES tersebut. Permohonan sebagai narasumber sudah saya terima. Ketika saya membacanya, saya jadi teringat enam tahun yang lalu, dimana saya pernah melakukan pekerjaan yang sama. Oleh karenanya—pertemuan besok– saya menganggapnya sebagai nostalgia.

Ada beberapa poin yang ingin saya sampaikan kepada peserta/tendik di FH UNNES yaitu (1) Setelah penataan tahun 2014, adakah tindakan kegaitan kearsipan selanjutnya? (2) Apakah SOP/peraturan kearsipan yang sudah dibuat tersebut masih digunakan? (3) Adakah orang yang bertugas khusus di FH UNNES yang mengelola arsip?

Ketiga pertanyaan di atas adalah kunci dalam tindaklanjut kegiatan kearsipan di FH UNNES. Saya bertanya seperti itu, karena ketiga pertanyaan di atas sebagai kunci pokok dalam kegaitan kearsipan FH UNNES.

Sisi lain dari Fakultas yang bersimbol warna merah ini adalah sudah memiliki depot arsip. Jarang di unit kerja itu memiliki depot arsip. Depot arsip di FH UNNES itu berlokasi di lantai dua (jika tidak ada perubahan). Selain itu, kelebihan FH sudah memiliki klasifikasi kearsipan yang baik dalam penataan. FH UNNES dalam pengamatan saya, juga memiliki keunggulan berupa tim IT yang baik.

Jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) masih menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, pasti baik. Bahkan, sangat baik.

Namun, jika ketiga pertanyaan di atas dijawab dengan—(1) tidak/belum ada kelanjutan kegiatan kearsipan, (2) belum/tidak menggunakan peraturan/SOP Kearsipan, (3) tidak/belum ada petugas yang bertugas—maka kearsipan FH UNNES, harus ditata. Bahkan, menata ulang.

Mengapa menata ulang? Karena arsip itu bersifat dinamis. Artinya memiliki “pergerakan/pergeseran” secara isi informasi. Lima tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip dinamis. Sepuluh tahun dari tercipta arsip itu dinamakan arsip inkatif. Dan, arsip yang memiliki nilai informasi sangat penting, itu termasuk arsip statis (tidak boleh dimusnahkan).

Contoh kenamisan arsip di FH UNNES adalah arsip milik Bapak Indra Rudi S. (almarhum) dan Bapak Sakimin itu masuk arsip musnah. Kemudian, masuknya Bapak Zikri S. Pd. dan Ibu Dra. Sri Redjeki Prasetyowati di FH UNNES sebagai Kasubbag dan Kabag TU FH UNNES itu adalah muncul arsip baru. Belum lagi, sejarah perkembangan arsip prodi di FH UNNES itu termasuk arsip statis. Terus, arsip yang sudah berumur 10 tahun lebih itu harus dikelola berbeda dengan arsip dinamis.

Itulah tulisan awal saya dalam diskusi kali ini. Mari kita bicara arsip di FH UNNES ini dengan penuh solusi. Tak usah bicara permasalahan yang ruwet, fokus saja pada solusi permasalahannya. Jika permasalahannya banyak, cukup yang dibahas satu masalah saja. Ingat, arsip adalah salah satu bukti otentik, jika ada suatu permasalahan. Terlebih, dalam kasus hukum, arsip termasuk alat bukti yang sah. Yuk, kita jaga dan benahi arsip kita. FH UNNES, pasti bisa!

Semarang, 4 November 2020

Penataan Arsip Di FE UNNES

Digitalisasi Kearsipan FE UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Saya mencoba untuk memetakan kegiatan digitalisasi kearsipan di FE UNNES. Adapun tahapannya sebagai berikut:

1. Kegiatan penataan di depo arsip selama 4 hari. Sebelum penataan arsip dilakukan koordinasi tim teknis dari FE UNNES, panitia kegiatan, dan arsiparis UNNES. Tujuannya agar saat penataan di depot petugas/tim teknis dari FE tidak bingung. Mengingat banyak arsip yang dilantai. Lalu, arsip yang di lantai akan diletakkan dimana? Masalah diletakkan di mana, akan dibahas saat pertemuan nanti.

2. Setelah rapat koordinasi dengan tim teknis dan penataan langsung di depot arsip. Kemudian, pendampingan dari tim UPT Kearsipan UNNES mengenai pengelolaan kearsipan dinamis di FE UNNES.

3. Setelah pencatatan secara langsung (manual), baru proses digitalisasi oleh tim TIK UNNES dengan aplikasi kearsipan UNNES.

4. Digitalisasi selesai, masuk pada tahap evaluasi kegiatan kearsipan di FE UNNES. Evaluasi mencakup semua kegiatan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan kearsipan di FE UNNES.

5. Terakhir, sosialisasi kearsipan kepada pimpinan di FE UNNES. Tujuan sosialisasi kearsipan agar SOP atau prosedur kearsipan FE UNNES dapat menerapkannya dengan baik oleh pimpinan FE UNNES.

Demikian tahapan yang saya lakukan – selaku ketua kegiatan – dalam digitalisasi kearsipan FE UNNES. Semoga berjalan dengan baik. Aamiin.

Semarang, 19 Oktober 2020
Ditulis di UPT Kearsipan UNNES jam 08.00 – 08.15 WIB.

Catatan: pertemuan awal rencana dilakukan pada hari Kamis, 22 Oktober 2020 di FE jam 13.00 WIB.

Gagasan: Semua Komponen Berfungsi

Semua Komponen Berfungsi
Oleh Agung Kuswantoro

10 Juni 1990 adalah hari yang bermakna bagi pesawat British Airways 5390, dimana salah satu kaca kokpit tersebut pecah dan hampir mengeluarkan pilot keluar dari pesawat pada ketinggian 17.000 kaki.

Para peneliti kecelakaan menemukan, bahwa ketika kaca depan kokpit telah dipasang kembali ke pesawat tersebut, ternyata baut yang digunakan untuk memasang kaca itu salah.

Baut tersebut memiliki ukuran lebih besar setengah milimeter. Atau, lebih kecil daripada yang seharusnya dipasang. Oleh karenanya, muncul tekanan udara yang sangat besar pada salah satu kaca kokpit pecah (www.pinterpandai.com)

Apa arti kisah tersebut? Setiap komponen, pasti punya fungsi dan peranannya masing-masing, pada suatu organisasi. Pesawat ibarat organisasi. Baut adalah komponen organisasi.

Pesawat, tanpa baut pasti akan “jatuh” bebas ke bumi saat di udara. Demikian juga, organisasi tidak bisa berjalan dengan lancar/baik, tanpa adanya komponen yang berfungsi dengan baik. Jika ada salah satu komponen mandeg saja, maka organisasi tersebut, pasti berhenti.

Demikian juga, UPT Kearsipan UNNES adalah sebuah organisasi. Pasti, terdiri dari komponen yang banyak. Setiap komponen pasti memiliki fungsi dan perannya masing-masing. Peran dan fungsi komponen tersebut, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Baut yang terlalu besar untuk sebuah lubang dalam kaca, menjadikan udara masuk, sehingga pecahlah kaca tersebut.

Demikian juga, salah satu komponen dalam UPT Kearsipan UNNES tidak berfungsi, maka akan berdampak pada ketidaklancaran kegiatan pada UPT Kearsipan UNNES. Jadi, baut tersebut tidak bisa ditukar. Komponen dalam UPT Kearsipan UNNES juga, tidak bisa digantikan oleh komponen lainnya.

Bendahara punya fungsi vital dalam kegiatan. Tanpa, bendahara kegiatan bisa berhenti. Sekretaris punya fungsi yang sangat penting pula. Tanpa sekretaris, surat tugas kegiatan itu tidak bisa tercipta.

Lalu, setiap komponen harus menjalin hubungan baik dengan komponen lain. Komunikasi, kuncinya. Tanpa adanya komunikasi yang baik, pasti hubungan antar komponen juga tidak baik.

Komponen ini akan bertambah, manakala komponen dalam organisasi tidak berfungsi. Sehingga, akan menambahkan komponen dari luar organisasi.

Kita pernah menambahkan komponen dari luar yaitu MC dan operator IT. Mengapa kedua komponen tersebut muncul? Karena, bisa jadi ada komponen baru atau komponen yang ada tidak berfungsi. Sehingga, muncullah komponen dari luar.

Lalu, apa dampaknya? Organisasi menjadi besar. Tetapi, dalam organisasi tersebut, ada komponen yang tidak/belum berfungsi. Nah, komponen yang berfungsi tersebut perlu dikaji.

Mengapa ada komponen dalam sebuah organisasi tidak berfungsi? Apakah, nanti berakibat buruk dalam organisasi tersebut? Atau, sebaliknya berdampak baik?

Jika, saya boleh berpendapat, adanya tambahan komponen tersebut dalam organisasi akan berdampak baik bagi organisasi. Waallahu’alam.

Semarang, 27 September 2020.
Ditulis di Rumah jam 04.00 – 04.20 WIB.

Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip/UNNES Tahun 2020

UPT Kearsipan Sosialisasikan Jadwal Retensi Arsip Tahun 2020
Oleh Agung Kuswantoro

Adanya perubahan dinamika dalam sebuah organisasi, menjadikan elemen yang ada dalam organisasi tersebut juga berubah. Termasuk, Jadwal Retensi Arsip (JRA) Universitas Negeri Semarang (UNNES).

UPT Kearsipan UNNES menyelenggarakan kegiatan sosialisasi JRA tahun 2020. Ketua panitia, Rohmadi, S.Kom menyatakan tujuan kegiatan ini dalam rangka menginformasikan dan menyebarluaskan tentang JRA terbaru UNNES. JRA terbaru adalah pembaharuan JRA UNNES tahun 2013.

Dalam sosialisasi ini menghadirkan dua narasumber dari ANRI/Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu Dra. Sulistyowati, MM (Koordinator Kelompok Penyelenggaraan Kearsipan Pada Ptn, Prmas, Orpol, dan Perseorangan ANRI) dan Rinta Kurniati, SAP (arsiparis muda ANRI). Adapun moderatornya adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd (Kepala UPT Kearsipan UNNES).

Dra. Sulistyowati, MM mengatakan UNNES sudah memiliki empat instrumen kearsipan. Salah satunya adalah JRA. UPT Kearsipan UNNES harus “mengawal” JRA ini diterapkan dilembaga yang berlabel “wawasan konservasi”.

Sedangkan ,Rinta Kurniawati, SAP mempraktekkan bagaimana cara meretensi sebuah arsip. Jangan ragu untuk memusnahkan arsip, jika retensinya telah habis, ujar arsiparis muda ANRI tersebut.

Acara sosialisasi tersebut ditutup dengan simpulan moderator, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd dengan sebuah slogan “Ayo, praktikan JRA di UNNES mulai dari unit kerja masing-masing”.

Kegiatan ini diselenggarakan pada Senin (21 September 2020) secara virtual zoom meeting dengan dihadiri 111 peserta dan dibuka oleh Kepala BUHK, Dr. Sutikno, M.Si. []

Semarang, 22 September
Ditulis di Rumah jam 05.00 – 05.15 WIB.

UNNES Bersama ANRI Tingkatan Kompetensi Arsiparis Melalui Menulis Karya Ilmiah

Banyak yang beranggapan bahwa profesi arsiparis hanya bisa menata arsip saja di depot arsip. Padahal, dalam kinerja arsiparis itu tidak cukup menata arsip. Tetapi juga, menyampaikan informasi kearsipan melalui menulis, salah satunya menulis karya ilmiah di jurnal nasional.

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Universitas Negeri Semarang (UNNES) melakukan kerjasama dalam hal karya ilmiah bagi arsiparis. Kedua lembaga tersebut melakukan kegiatan workshop daring dengan tema “Strategi Publikasi Ilmiah Kearsipan Menembus Jurnal Nasional”. Acara dilakukan pada Kamis (3/4) dengan 150 arsiparis dari arsiparis di Kementerian dan Perguruan Tinggi.

Hadir dalam kegiatan tersebut adalah Deputi Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI Dr Andi Kasman SE MM,  Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI Drs Hilman Rosmana MHum, Koordinator Bidang Dinamis ANRI Dra Prihatni Wuryatmini MHum dan Koordinator Bidang Statis ANRI Dra Endang Radiyani MHum. Adapun yang hadir dari pihak UNNES adalah Wakil Rektor bidang Umum dan Keuangan, Dr  S Martono MSi.

Ada dua narasumber dalam workshop tersebut yaitu Agung Kuswantoro  SPd MPd yang menjabat sebagai Kepala UPT Kearsipan UNNES dan Dr Dhanang Respati Puguh MHum yang menjabat sebagai Ketua Departemen Sejarah UNDIP.

Agung Kuswantoro,  mengatakan bahwa arsiparis hendaknya menuliskan dari pekerjaan yang telah dilakukan. Banyak yang “digali” dari seorang arsiparis. Misal, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, penanganan surat-masuk, proses perawatan arsip, proses penyusunan arsip, dan hal lainnya yang berkaitan dengan arsip.

“Kelebihan arsiparis adalah “kuat” dari segi praktek. Untuk melengkapi kelemahan diri seorang arsiparis, bisa dilakukan kerjasama dengan dosen dalam membuat karya tulis ilmiah. Dosen “kuat” dalam segi teori kearsipan, sedangkan arsiparis “kuat” dalam segi praktek kearsipan. “Perkawinan” kedua profesi ini bisa menghasilkan artikel ilmiah yang berbobot”, ujar Agung Kuswantoro.

Dr Dhanang Respati Puguh MHum memaparkan manajemen jurnal. Pengelolaan jurnal yang bertema kearsipan harus dipahami dulu kaidah selingkungnya. Pengelola jurnal harus memberikan keyakinan kepada penulis mengenai artikel yang telah dikirimnya untuk diberikan suatu penghargaan. Dibaca, direview, dan dipublish adalah salah satu bentuk apresiasi pengelola jurnal.

Usai acara dan tanya jawab usai dilanjutkan dengan selayang pandang jurnal arsip yang dikelola oleh ANRI.

Harapan dari workshop ini adalah peserta dapat menuliskan pemikiran dan hasil penelitian tentang kearsipan lalu dikirim sebuah jurnal nasional.

Peserta sangat antusias sekali. Hal ini dilihat banyaknya pertanyaan yang bersifat praktek, pemikiran, konsep, dan strategi agar suatu artikel bisa tembus ke jurnal nasional.

Gagasan: Setiap Orang Adalah Penulis

Alhamdulillah acara kemarin sukses. Terimakasih Pak Dr. S. Martono (UNNES) dan Dr. Andi Kasman (ANRI) dalam kegiatan kemarin. Terima kasih kepada pihak yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terimakasih pula pada peserta yang antusias. Mohon maaf jika saya punya kesalahan.
Berikut ulasan materi kemarin. Ada sahabat-sahabat saya yang ingin meminta materi tersebut. Saya bagikan disini.
Setiap Orang Adalah Penulis
Oleh Agung Kuswantoro
“Sungguh, kami telah menciptakan manusia dalam bentuk yang sebaik-baiknya” (at-Tin: 4)
Manusia adalah ciptaan Tuhan yang paling sempurna diantara makhluknya. Apa pasal? Karena dilengkapi dengan akal. Hanya saja, kesempurnaan itu harus disyukuri dengan cara berkarya. Wujud berkarya yang termudah adalah menulis. Apa pun profesinya.
Melalui tulisan ini, saya mengajak – khususnya – arsiparis, penata arsip atau dokumen, tenaga kependidikan, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip untuk menulis.
Lalu, “sumber” menulis darimana? Dari apa yang dilakukan saja. Sederhana, yang Anda lakukan, tulis saja. Yang sering terjadi adalah diantara kita itu, tidak menuliskan apa yang telah dilakukan.
Meminjam istilah Hernowo (almarhum), pekerjaan ini disebut dengan mengikat makna. Dengan cara menulis apa yang telah dilakukan, menjadikan orang tersebut “lihai” dalam memaparkan/mendeskripsika suatu fenomena.
Saya punya pengalaman seperti itu. Beberapa judul penelitian saya yaitu E arsip di FE UNNES (2014), E Arsip dalam Pembelajaran Jurusan Ekonomi konsentrasi Administrasi Perkantoran (2015), Pengelolaan Surat Masuk-Keluar di Jurusan Pendidikan Ekonomi FE UNNES (2015), Pengembangan Aplikasi E Arsip Pembelajaran (2016), Penyelenggaraan Kearsipan FE UNNES, Tinjauan Kebijakan, Pembinaan, dan Sumberdaya Kearsipan (2019), Penyusunan Arsip di Universitas Negeri Semarang (2018), Sinkronisasi SIRADI sesuai SIKD (2019), dan Manajemen Sekolah Berbasis Sistem Kearsipan Elektronik (2020).
Dengan menuliskan apa yang telah atau akan dilakukan menjadikan kita lebih menguasai akan kajian tersebut. Ketertarikan akan suatu kajian akan lebih diintensifkan.
Membaca satu buku itu pasti kurang. Membaca satu jurnal, juga pasti kurang. Demikian juga, mengambil data atau mempraktekkan apa yang ada dalam teori itu, pasti tidak sekali. Berkali-kali. Itu pertanda sedang menikmati profesi “penulis”.
Saat menemukan “gejala” seperti ini, langsunglah tulis. Karena tiap tempat dan waktu itu pasti memiliki “keunikan” suatu respon/data/jawaban. Jangan sampai “lepas” setiap ada suatu informasi, walaupun itu sedikit. Karena, itulah data yang valid.
Yang bisa melakukan itu, hanyalah penulis. Oleh karenanya, penulis harus aktif dalam mendokumentasikan temuannya. Termasuk, mempublikasikannnya ke publik.
Bicara publikasi, maka akan berbicara jurnal. Luaran tulisan adalah artikel. Kumpulan-kumpulan data tersebut diolah, jadilah artikel. Tepatnya, artikel yang berkaitan dengan kearsipan.
ANRI sudah mewadahi hal ini melalui jurnal kearsipan. Konteks kajiannya yaitu segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip. Bisa dikatakan scope/ruang kajiannya adalah arsip. Jurnal Kearsipan milik ANRI tersebut, ada diranah nasional.
Biasanya, cakupan atau skema tema arsip itu menyatu dengan informasi kepustakaan. Banyak jurnal-jurnal nasional yang menjadikan tema-tema kepustakaan dan kearsipan itu menyatu.
Namun, ada juga tema arsip—masuk dalam – salah satu kajian dalam jurnalnya. Misal, jurnal tentang sekretaris dan administrasi perkantoran. Dimana, kajian kearsipan menjadi salah satu subfokus kajiannya.
Jika Anda belum mahir dalam menuliskan suatu artikel, libatkan dosen atau mahasiswa sebagai partner Anda dalam membuat suatu tulisan/karya ilmiah. Mengapa melibatkan/bekerjasama dengan dosen? Karena, dosen sudah menjadi kewajibannya untuk menulis.
Tri Dharma, salah satunya adalah penelitian. Pasti ia melakukan. Artinya, apa? Kebiasaan menulis artikel itu hal yang “lumrah”.
Oleh karenanya bagi arsiparis, penata arsip/dokumen, sekretaris, dan profesi yang berkaitan dengan arsip dapat joint/bekerjasama dengan dosen/mahasiswa. Kerjasama diantara keduanya itu saling menguntungkan.
Dosen itu “kuat” pada teori/akademiknya. Sedangkan arsiparis itu “kental” pada prakteknya. Teori ada pada dosen. Praktek ada pada arsiparis. “Perkawinan” antara dosen dan arsiparis menghasilkan karya ilmiah/artikel yang publish di jurnal nasional/internasional.
Di UNNES (Universitas Negeri Semarang), bahwa tenaga kependidikan—fungsional – mendapatkan hibah penelitian yang dikompetensikan. Arsiparis membuat proposal penelitian, dimana anggotanya wajib melibatkan dosen dan mahasiswa dalam membuat proposalnya. Setiap penelitiannya didanai Rp. 10.000.000,00 setahun.
Dua kali saya memiliki pengalaman demikian. Hasilnya apa? Hasil penelitiannya bisa menembus ke jurnal nasional. Menurut reviewernya, mengatakan bahwa ada keakuratan dalam data. Siapakah yang mengambil data dalam penelitian tersebut? Arsiparis! Itulah, kuncinya. Jadi, ada kerjasama yang baik antara dosen dan arsiparis.
Lalu, apa saja isi/susunan dalam sebuah jurnal nasional? Susunan artikel dalam jurnal meliputi judul abstrak, pendahuluan, metode, hasil dan pembahasan, penutup, dan daftar pustaka.
Judul yang baik itu mewakili isi. Judul tidak terlalu panjang. Namun, penulis biasanya mencantumkan email. Gunakanlah email resmi dari lembaga/organisasi. Abstrak berisi gambaran umum dari isi artikel.
Kata kunci merupakan “kata” yang menjadi inti dalam suatu penelitian/artikel. Pendahuluan harus menampilkan keunikan permasalahan di lapangan dan kesenjangan teorinya. Metode penelitian adalah “alat” dalam mengambil data. Hasil penelitian itu memaparkan dan menganalisis atas temuan di lapangan. Penutup itu berisi simpulan dan saran atas penelitian yang telah dilakukan. Daftar pustaka berisi rujukan-rujukan yang digunakan oleh penulis dalam menuliskan artikel penelitiannya.
Tips
Buatlah peta konsep atau bagan yang menunjukkan ke arah artikel penelitan yang akan Anda lakukan. Peta konsep dapat mengurai “keruwetan” apa yang ada dalam otak Anda. Dengan membuat peta-peta, maka harapannya akan muncul uraian-uraian, solusi atas suatu permasalahan.
Trik
Pahami betul isi dari artikel Anda. Lalu, pilih dan telaah jurnal yang Anda akan dikirim/submit. Bisa jadi, ada jurnal kearsipan yang sudah meneliti standar jurnal yang ketat. Karena, jurnal tersebut telah banyak menerima artikel dari para penulis-penulis di banyak kota di Indonesia. Jadi, jangan asal kirim.
Pahami, akan karakteristik jurnal yang akan menjadi tempat untuk mempublikasikan atas karya Anda.
Jadilah individu atau makhluk yang bermanfaat bagi sesama. Caranya, bagaimana? Dengan menuliskan apa yang akan dan telah dilakukan. Menulis itulah meneliti. Setiap tulisan, kumpulkanlah jadi satu hingga menjadi artikel yang apik. Sehingga, dapat memberikan informasi berupa “kajian ilmu” yang bermanfaat bagi sesama profesi arsiparis, penata arsip, sekretaris, dan dosen. Sudahkah Anda melakukan itu? Jika belum, mari belajar bersama untuk menulis. []
Semarang, 1 September 2020
Ditulis di Rumah jam 03.00 – 04.00 WIB
Materi disampaikan pada Workshop “Penulisan Artikel Tembus Jurnal Nasional” yang diselenggarakan antara Universitas Negeri Semarang/UNNES dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tanggal 3 September 2020 via zoom meeting jam 09.00 – 11.30 WIB.

Workshop Jurnal Kearsipan “Strategi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional”

Workshop Jurnal Kearsipan dengan Tema Startegi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional merupakan rangkaian kegiatan Jurnal Kearsipan di tahun 2020. Tujuan kegiatan ini adalah menambah wawasan tentang penulisan jurnal ilmiah, menjaring penulis di jurnal kearsipan, serta melakukan sosialisasi  Jurnal Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia. Kegiatan ini diselenggarakan atas kerjasama Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, ANRI dan Universitas Negeri Semarang. Jurnal Kearsipan merupakan Media publikasi yang memuat karya tulis ilmiah hasil penelitian dan kajian tentang persoalan kearsipan. Jurnal ini terbit dalam 2 volume dalam setahun. Jurnal Kearsipan dapat diakses dengan alamat web : http://jurnalkearsipan.anri.go.id/index.php/ojs.

 

Workshop Jurnal Kearsipan dengan Tema Startegi Publikasi Ilmiah Menembus Jurnal Nasional  dibuka oleh Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Kearsipan Bpk. Andi Dr.H.Andi Kasman,SE.,MM. Dalam paparannya beliau menyampaikan pentingnya kerjasama antara pemerintahan sebagai pembuat kebijakan, Akademisi sebagai pembuat IPTEK, dan Swasta sebagai pemanfaat hasil IPTEK (Triple Helix ABG-S). Kegiatan Litbang Kearsipan dewasa ini haruslah dan wajib dikembangkan dalam kerangka menghasilkan Nilai Tambah (Value Added) bagi Pembangunan dan Peningkatan kualitas pelayanan pemerintahan, dan kesejahteraan sosial rakyat Indonesia kearah transformasi pemerintahan digital di era pandemic covid-19, dengan memadukan konsep Triple Helix Plus Sociaty (ABG-S) bahkan sampai Penta Helix.  Dalam pembukaan selanjutnya Bpk. Dr. S.Martono,M.Si Wakil Rektor II Bidang Umum dan Keuangan Universitas Negeri Semarang berharap kerjasama ini terus berlanjut agar dunia ilmu kearsipan semakin berkembang dikalangan akademik maupun masyarakat. Beliau berharap Jurnal Kearsipan dapat bermanfaat di dunia pendidikan mulai dari SMK, SMA, Vokasi dan seterusnya.

 

Workshop ini menghadirkan Narasumber Dr.Dhanang Respatih Puguh,M.Hum (Ketua Departemen Ilmu Sejarah Universitas Dipenogoro). Judul materi yang dipaparkan yakni Menulis Artikel Dan Mengelola Jurnal Ilmiah: Suatu Pengalaman Pribadi. Kemudian Narasumber kedua yakni Agung Kuswantoro SP.d, M.Pd (Penulis dan Kepala UPT Universitas Semarang) dengan judul materi Setiap orang adalah penulis.

 

Kegiatan diikuti oleh 154 Peserta tediri dari dari Dosen, Mahasiswa, Arsiparis dan Masyarakat Umum. Antusiasme peserta sangat tinggi dalam mendiskusikan hal-hal tentang penulisan jurnal ilmiah. Hal ini menjadi cerminan besarnya potensi para penulis yang tertarik pada bidang kearsipan.

 

Jadwal Retensi Arsip UNNES Tahun 2020

Alhamdulillah sudah turun menjadi Peraturan Rektor. Insyaallah dan mohon doanya upt kearsipan unnes dan unit-unit kerja di lingkungan unnes bisa mempraktekkan. Ini adalah JRA yang kedua semenjak unnes ada (tahun 2000). JRA pertama yaitu tahun 2013. Dalam perkembangannya, sudah banyak perubahan dan klasifikasi arsipnya, sehingga perlu revisi atau perbaikan. Hasilnya, pada tahun 2020, lahirlah peraturan ini. Didalamnya ada puslakes. Dulu, tidak ada. Misalnya, seperti itu. (Agung Kuswantoro)

Lihat Lebih Sedikit
Skip to toolbar