Sistem Kearsipan UNNES

Izin menyampaikan kegiatan yang kami lakukan. Sedang latihan praktek arsip. Alhamdulillah berjalan lancar.

Sistem Kearsipan UNNES
Oleh Agung Kuswantoro

Hari ini, 21 Juli 2020 adalah kegiatan workshop sistem kearsipan dinamis yang terintegrasi dengan sistem persuratan. Artinya, sistemnya satu namun terhubung satu sama lainnya. Salah satunya, kearsipan.

Ada SIRADI/Sistem Surat Dinas, kemudian dikembangkan menjadi Sistem Kearsipan. Dalam sistem kearsipan ada dua menu, yaitu sistem arsip dinamis dan statis. Masing-masing sistem memiliki fungsi yang berbeda-beda.

Sistem arsip dinamis—dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKD/Sistem Informasi Kearsipan Dinamis—digunakan untuk mencatat segala sesuatu arsip yang masih aktif digunakan. Penggunanya adalah unit-unit kerja di UNNES. Meliputi fakultas, PPS, Lembaga, Biro, Badan, dan unit lainnya di UNNES.

Sedangkan sistem arsip statis —dalam istilah ANRI dikenal dengan SIKS/Sistem Informasi Kearsipan Statis— digunakan untuk mencatat arsip yang memiliki guna informasi sejarah. Atau, arsip permanen. Penggunanya adalah UPT Kearsipan UNNES selaku lembaga kearsipan universitas.

Peserta kegiatan dalam ini, tidaklah banyak. Satu unit satu orang. Satu orang tersebut adalah pengguna dan pengelola kearsipan di unitnya. Jadi, terkontrol. Tidak banyak orang yang menggunakan sistem kearsipannya. Dan, itu pula memudahkan dalam berkoordinasi antar penata arsip di UNNES.

Pemateri disampaikan oleh Mas’ul Fauzi dan saya sendiri, Agung Kuswantoro. Mas’ul Fauzi menyampaikan materi cara kerja sistem kearsipan tersebut. Sedangkan, saya lebih menekankan materi konsep dasar dari sistem kearsipannya.

 

Acara dilakukan di gedung H lantai 4, ruang 404 dengan protokoler . Total peserta ada 25 orang yang dibagi menjadi 2 sesi. Setiap sesi ada yang 13 orang dan 12 orang. Semoga acara nanti, jam 09.00 WIB berjalan lancar. Amin. []

Semarang, 21 Juli 2020
Ditulis di rumah, jam 04.00 – 04.20 WIB.

Mencacah Arsip

Berikut kegiatan mencacah arsip yang sudah tidak bernilai guna. Kegiatan ini dilakukan di UPT Kearsipan UNNES. Pastinya, telah melalui tahanpan-tahapan sesuai prosedur kearsipan.

Tambah Arsiparis

Adalah Rohmadi, S. Kom arsiparis baru dari UPT Kearsipan UNNES. Beliau jabatannya adalah arsiparis muda. Sebelumnya, ia sebagai tenaga kependidikan pengolah data akademik di Fakultas Ilmu Keolahragaan.

 

Dengan tambahan satu arsiparis ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja UPT Kearsipan UNNES lebih baik. Khususnya, dibidang digitalisasi kearsipan.

 

Acara serahterima Bapak Rohmadi, S.Kom berlangsung di ruang kepala BUKH UNNES dengan disaksikan oleh Kepala UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd; Kepala Biro BUKH, Dr. Sutikno, M.Si, dan Kabag Kependidikan dan Kabag Tata Usaha FIK.

 

Pameran Arsip “UNNES Tempo Doeloe”

Dalam rangka hari jadi UNNES/ Dies Natalis UNNES, UPT Kearsipan UNNES berkontribusi dalam pameran kearsipan dengan menampilkan arsip-arsip statis yang dimiliki UNNES.

 

Ini adalah pameran pertama yang diselenggarakan oleh UPT Kearsipan UNNES. Berikut dokumentasinya:

Rapat Jadwal Retensi Arsip/JRA UNNES

Senin, 4 Juni 2020 di ruang UPT Kearsipan UNNES, kami mengadakan rapat revisi draf JRA. Draf ini, kami revisi sesuai dengan masukan ANRI. Dimana, ANRI sudah memberikan masukan-masukan atas dfraf JRA yang telah kami kirimkan.

Hadir dalam rapat adalah Pak Agung, Pak Dwi, Mba Ina, Mba Niken, Mba Atu, dan Mba Bunga. Harapannya, revisi yang telah kami lakukan kesekian kali disetujui oleh ANRI. Amin.

Hari Kearsipan Nasional Ke-49

Tema hari kearsipan nasional ke-49 adalah arsip autentik untuk Indonesia. Pada hari kearsipan ini, UPT Kearsipan UNNES berharap kearsipan menjadi sebuah kajian yang menarik untuk dipelajari. Arsip tidak cukup dilihat secara fisik saja, namun ‘batin’ akan arsip tersbut harus dipahami. Apa itu ‘batin’ arsip? informasinya.

 

Selamat hari kearsipan. Sukses selalu, bagi pejuang arsip.

Wacana: Revisi Draft JRA UNNES

Revisi Draft JRA UNNES

Oleh Agung Kuswantoro

 

Saya mencoba membuka file dan WA atas percakapan dengan teman yang ada di Unit (Fakultas, Lembaga, dan PPs). Saya menyatukan beberapa masukan atas JRA yang sudah dinilai oleh ANRI. Diskusi dengan unit kerja menjadi sangat penting, karena unit kerjalah adalah “roda” dalam menentukan sebuah retensi arsip.

 

Saya mengatakan “roda” karena Unit kerja itu termasuk pencipta arsip. Jadi, pasti ‘berputar’. Ada arsip di unit kerja, bukan berarti UPT Kearsipan UNNES yang menentukan batas retensinya habis. Namun, unit kerja, sangat berperan dalam menentukan batas retensinya.

 

Pastinya, kami dalam menentukan batas retensi arsip berdasarkan rujukan yang benar/jelas. Adalah perka ANRI Nomor 13 Tahun 2014 dan Permen Ristekdikti Nomor 23 Tahun 2018 sebagai rujukan kami dalam bekerja merevisi draf JRA UNNES.

 

Mohon doanya, agar tahun ini draf dan revisian selesai, sehingga bisa disosialisasikan dan diterapkan di UNNES. JRA ini adalah pembaharuan dari JRA yang lama (tahun 2013). Sukses juga untuk pejuang arsip Perguruan Tinggi. []

 

Semarang, 3 Mei 2020

Ditulis di Rumah jam 23.00 – 23.30 WIB.

Rapat Kerja UPT Kearsipan

Inilah cara kami sebelum bekerja. Setelah direncanakan, ditulis, dan ditandatangani dalam sebuah pakta integritas dan pakta kinerja.

Setelah mereka menandatangani, saya pun menandatangani sembari mengatakan kepada mereka “saya tanda tangani ya?” “Semoga bisa terlaksana semua program kegiatannya”.

Mengapa saya juga menanyakan itu? Agar saling mengingatkan dan menyadarkan. Bisa jadi, saya yang belum sadar.

Raker diselenggarakan di Grand Dian Hotel Slawi, tanggal 26-28 Feberuari 2020

Ditulis Oleh Agung Kuswantoro

Salahudin, Juwita, dan Zanna

 

Salahudin, Juwita, dan Zanna
Oleh Agung Kuswantoro

Adalah Salahudin, Juwita, dan Zanna yang mengikuti magang (baca: belajar bareng) kearsipan di UPT Kearsipan UNNES. Salahudin berasal dari Universitas Mataram/UNRAM. Juwita dan Zanna berasal dari Universitas Airlangga/UNAIR.

Salahudin belajar kearsipan secara global, lebih ke materi dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan dalam menata arsip. Sedangkan Juwita dan Zanna lebih ke materi praktek secara langsung arsip inaktif dan memahami proses digitalisasi surat masuk – keluar yang ada di UNNES. Waktu magang Salahudin lebih pendek dibanding dengan Juwita dan Zanna.

Magang adalah sarana untuk belajar dan mendalami atas suatu kejadian di suatu tempat. Karena, suatu tempat memiliki “keunikan” dalam pengelolaan arsip. Bisa jadi, ada “sesuatu” yang beda dalam mengelola arsip, namun tujuannya sama yaitu agar arsip lebih cepat dan mudah ditemukan.

UPT Kearsipan UNNES, bukanlah lembaga perguruan tinggi terbaik dalam mengelola arsip. Namun, kami ingin belajar pula, untuk mengelola arsip yang baik agar arsip yang kami kelola menjadi sumber informasi untuk masyarakat (pada umumnya) dan UNNES (pada khususnya).

Magelang, 18 Februari 2020

Kolom : UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?

UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?
Oleh Agung Kuswantoro

Satu pekan yang lalu (10-11/1/2020) UNNES telah RKU di Gedung H lantai 4, saya sebagai pesertanya, sebagai wakil dari UPT Kearsipan UNNES. Salah satu hasilnya adalah Pakta Kinerja tahun 2020 UPT Kearsipan UNNES.

Ada 4 Sasaran Utama/SU yaitu menguatnya (1) wawasan kearsipan, (2) meningkatnya atmosfer konservasi, (3) meningkatnya atmosfer akademik, dan (4) meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus serta jumlah penelitian.

Dari SU nomor dua/menguatnya wawasan konservasi kinerja kegiatan, ada tiga IKK yaitu (1) indikator jumlah program kerja mengurangi penggunaan kertas dan plastik, (2) jumlah laporan kegiatan kampus/acara (dua dokumen) yang berkaitan dengan konservasi tiga pilar (dua dokumen); dan (3) persentase kegiatan bebas kemasan plastik (50%).

SU nomor tiga/meningkatnya atmosfer akademik, ada satu IKK yaitu indeks kepuasan tenaga kependidikan (tiga indeks).

SU nomor enam/meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus memiliki 3 IKK yaitu (1) persentase unit kerja yang telah mengimplementasikan layanan sesuai SOP sejumlah 100%, (2) unit kerja yang mengimplementasikan pengelolaan arsip sebanyak tujuh unit; dan (3) digitalisasi arsip sejumlah 10%.

SU 9/menguatnya publikasi dan inovasi produk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan satu IKK yaitu jumlah proposal yang didanai lembaga/PT internal (2 judul)

Evaluasi Tahun 2019
Banyak kegiatan yang tidak terlaksana. Ada 6 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu 3 pelatihan (sosialisasi pedoman, pelatihan SIKD, dan pengelolaan arsip statis), rapat bulanan, upgrade SIM, dan penyusunan LAKUK.

Ada sisa dana dari kegiatan yaitu pelatihan penyusutan arsip, penyusunan dokumen, dan keperluan sehari-hari. Untuk keperluan sehari-hari ada sisa Rp. 6.457.500.

Program 2020
Ada 14 kegiatan pada tahun 2020. Dari 14 kegiatan tersebut ada yang tertulis di PK dan ada yang tidak ada. Oleh karenanya, perlu diatur penanggungjawabnya. Adapun program kerja tahun 2020 yaitu 4 kegiatan penyelenggaraan kearsipan, 1 layanan akademik, 1 keperluan sehari-hari, 1 upgrade SIM, 1 penyusunan LAKUK, 3 penyusunan dokumen kearsipan, dan 3 penyusutan arsip di unit kerja.

Inovasi
Perlu inovasi, seperti arsip bulan ini. Menampilkan arsip statis yang sudah di folder koleksi. Hanya mengupload ke website/IG/facebook dengan tambahan keterangan/narasi atas isi arsip.

Pegawai
Saat ini tidak ada penambahan pegawai/teknisi komputer. Justru dari tenaga yang ada ditingkatkan kompetensinya dibidang literasi digital.

Pembenahan
Perlunya jadwal piket di Depo Kearsipan UNNES. Tujuannya untuk mengecek dan bekerja kearsipan di Depo Kearsipan UNNES. Barangkali ada sesuatu yang kemungkinan tidak tahu, dimana penata arsip/arsiparis/tenaga administrasi umum datang untuk mengontrol kondisi arsip.

Tugas Utama Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional (Perka) ANRI Nomor 5 tahun 2016 tentang standar kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis ada dua tugas yaitu tugas pokok dan tambahan. Tugas pokoknya ada empat yaitu (1) pengelolaan arsip dinamis, (2) pengelolaan arsip statis, (3) pembinaan kearsipan, dan (4) pengolahan penyajian arsip menjadi informasi.

Adapun tugas tambahannya, misal mengelola keuangan harian UPT Kearsipan UNNES seperti Mba Niken. Mengelola sianggar seperi Mba Ina, walaupun belum arsiparis.

Dalam peraturan tersebut sangat jelas mana tugas pokok dan tambahan. Mana wajib dan sunah. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, mana yang dinomor duakan. Jangan sampai dibalik, yang tambahan jadi wajib. Dan, yang pokok, jadi sunah.

Cara Kerja
Kerja dulu, baru sampaikan ke saya. Seperti masalah wifi atau kamar mandi. Tumpuk dulu arsipnya, sampaikan ke saya jika ingin di-scan atau dimusnahkan. Setelah itu, saya akan bekerja untuk menindaklanjuti ke proses berikutnya. Jangan dibalik, tidak ada alat, lalu belum ada tindakan.

Itulah gambaran mengenai langkah kerja pada tahun 2020. Saya tulis agar bisa terurai dan jelas tugasnya. Yuk, menata kinerja kearsipan lebih baik lagi agar pada tahun 2020 dapat terlaksana semua kegiatan UPT Kearsipan UNNES. Amin. [].

Semarang, 17 Februari 2020

Skip to toolbar