Rapat Kerja UPT Kearsipan

February 29th, 2020

Inilah cara kami sebelum bekerja. Setelah direncanakan, ditulis, dan ditandatangani dalam sebuah pakta integritas dan pakta kinerja.

Setelah mereka menandatangani, saya pun menandatangani sembari mengatakan kepada mereka “saya tanda tangani ya?” “Semoga bisa terlaksana semua program kegiatannya”.

Mengapa saya juga menanyakan itu? Agar saling mengingatkan dan menyadarkan. Bisa jadi, saya yang belum sadar.

Raker diselenggarakan di Grand Dian Hotel Slawi, tanggal 26-28 Feberuari 2020

Ditulis Oleh Agung Kuswantoro

Salahudin, Juwita, dan Zanna

February 21st, 2020

 

Salahudin, Juwita, dan Zanna
Oleh Agung Kuswantoro

Adalah Salahudin, Juwita, dan Zanna yang mengikuti magang (baca: belajar bareng) kearsipan di UPT Kearsipan UNNES. Salahudin berasal dari Universitas Mataram/UNRAM. Juwita dan Zanna berasal dari Universitas Airlangga/UNAIR.

Salahudin belajar kearsipan secara global, lebih ke materi dokumen-dokumen yang harus dipersiapkan dalam menata arsip. Sedangkan Juwita dan Zanna lebih ke materi praktek secara langsung arsip inaktif dan memahami proses digitalisasi surat masuk – keluar yang ada di UNNES. Waktu magang Salahudin lebih pendek dibanding dengan Juwita dan Zanna.

Magang adalah sarana untuk belajar dan mendalami atas suatu kejadian di suatu tempat. Karena, suatu tempat memiliki “keunikan” dalam pengelolaan arsip. Bisa jadi, ada “sesuatu” yang beda dalam mengelola arsip, namun tujuannya sama yaitu agar arsip lebih cepat dan mudah ditemukan.

UPT Kearsipan UNNES, bukanlah lembaga perguruan tinggi terbaik dalam mengelola arsip. Namun, kami ingin belajar pula, untuk mengelola arsip yang baik agar arsip yang kami kelola menjadi sumber informasi untuk masyarakat (pada umumnya) dan UNNES (pada khususnya).

Magelang, 18 Februari 2020

UPT Kearsipan UNNES Tahun 2020 Akan Melakukan Apa?
Oleh Agung Kuswantoro

Satu pekan yang lalu (10-11/1/2020) UNNES telah RKU di Gedung H lantai 4, saya sebagai pesertanya, sebagai wakil dari UPT Kearsipan UNNES. Salah satu hasilnya adalah Pakta Kinerja tahun 2020 UPT Kearsipan UNNES.

Ada 4 Sasaran Utama/SU yaitu menguatnya (1) wawasan kearsipan, (2) meningkatnya atmosfer konservasi, (3) meningkatnya atmosfer akademik, dan (4) meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus serta jumlah penelitian.

Dari SU nomor dua/menguatnya wawasan konservasi kinerja kegiatan, ada tiga IKK yaitu (1) indikator jumlah program kerja mengurangi penggunaan kertas dan plastik, (2) jumlah laporan kegiatan kampus/acara (dua dokumen) yang berkaitan dengan konservasi tiga pilar (dua dokumen); dan (3) persentase kegiatan bebas kemasan plastik (50%).

SU nomor tiga/meningkatnya atmosfer akademik, ada satu IKK yaitu indeks kepuasan tenaga kependidikan (tiga indeks).

SU nomor enam/meningkatnya tata kelola dan otonomi kampus memiliki 3 IKK yaitu (1) persentase unit kerja yang telah mengimplementasikan layanan sesuai SOP sejumlah 100%, (2) unit kerja yang mengimplementasikan pengelolaan arsip sebanyak tujuh unit; dan (3) digitalisasi arsip sejumlah 10%.

SU 9/menguatnya publikasi dan inovasi produk penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dengan satu IKK yaitu jumlah proposal yang didanai lembaga/PT internal (2 judul)

Evaluasi Tahun 2019
Banyak kegiatan yang tidak terlaksana. Ada 6 kegiatan yang tidak terlaksana yaitu 3 pelatihan (sosialisasi pedoman, pelatihan SIKD, dan pengelolaan arsip statis), rapat bulanan, upgrade SIM, dan penyusunan LAKUK.

Ada sisa dana dari kegiatan yaitu pelatihan penyusutan arsip, penyusunan dokumen, dan keperluan sehari-hari. Untuk keperluan sehari-hari ada sisa Rp. 6.457.500.

Program 2020
Ada 14 kegiatan pada tahun 2020. Dari 14 kegiatan tersebut ada yang tertulis di PK dan ada yang tidak ada. Oleh karenanya, perlu diatur penanggungjawabnya. Adapun program kerja tahun 2020 yaitu 4 kegiatan penyelenggaraan kearsipan, 1 layanan akademik, 1 keperluan sehari-hari, 1 upgrade SIM, 1 penyusunan LAKUK, 3 penyusunan dokumen kearsipan, dan 3 penyusutan arsip di unit kerja.

Inovasi
Perlu inovasi, seperti arsip bulan ini. Menampilkan arsip statis yang sudah di folder koleksi. Hanya mengupload ke website/IG/facebook dengan tambahan keterangan/narasi atas isi arsip.

Pegawai
Saat ini tidak ada penambahan pegawai/teknisi komputer. Justru dari tenaga yang ada ditingkatkan kompetensinya dibidang literasi digital.

Pembenahan
Perlunya jadwal piket di Depo Kearsipan UNNES. Tujuannya untuk mengecek dan bekerja kearsipan di Depo Kearsipan UNNES. Barangkali ada sesuatu yang kemungkinan tidak tahu, dimana penata arsip/arsiparis/tenaga administrasi umum datang untuk mengontrol kondisi arsip.

Tugas Utama Arsiparis
Berdasarkan Peraturan Arsip Nasional (Perka) ANRI Nomor 5 tahun 2016 tentang standar kualitas hasil kerja jabatan fungsional arsiparis ada dua tugas yaitu tugas pokok dan tambahan. Tugas pokoknya ada empat yaitu (1) pengelolaan arsip dinamis, (2) pengelolaan arsip statis, (3) pembinaan kearsipan, dan (4) pengolahan penyajian arsip menjadi informasi.

Adapun tugas tambahannya, misal mengelola keuangan harian UPT Kearsipan UNNES seperti Mba Niken. Mengelola sianggar seperi Mba Ina, walaupun belum arsiparis.

Dalam peraturan tersebut sangat jelas mana tugas pokok dan tambahan. Mana wajib dan sunah. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu, mana yang dinomor duakan. Jangan sampai dibalik, yang tambahan jadi wajib. Dan, yang pokok, jadi sunah.

Cara Kerja
Kerja dulu, baru sampaikan ke saya. Seperti masalah wifi atau kamar mandi. Tumpuk dulu arsipnya, sampaikan ke saya jika ingin di-scan atau dimusnahkan. Setelah itu, saya akan bekerja untuk menindaklanjuti ke proses berikutnya. Jangan dibalik, tidak ada alat, lalu belum ada tindakan.

Itulah gambaran mengenai langkah kerja pada tahun 2020. Saya tulis agar bisa terurai dan jelas tugasnya. Yuk, menata kinerja kearsipan lebih baik lagi agar pada tahun 2020 dapat terlaksana semua kegiatan UPT Kearsipan UNNES. Amin. [].

Semarang, 17 Februari 2020

Pagi tadi, Kepala dan staf UPT Kearsipan UNNES berkoordinasi  di Upt Kearsipan Unnes untuk membahas langkah kelanjutan setelah penandatanganan Pakta Kinerja/PK UPT kearsipan UNNES. Memprioritaskan mana yang harus segera dieksekusi kegiatannya. Seperti penelitian untuk tenaga kependidikan fungsional/arsiparis. Tercatat dalam PK ada dua dokumen. Total kegiatan pada tahun 2020 ada 14 kegiatan. Mohon doanya, semoga bisa terealisasi.

 

Siapa sajakah mereka? Ada, pak Agung, pak Dwi, Mba Niken, Mba Ina, Mba Atu, dan Mba Bunga.

Kedatangan tamu dari Universitas Mataram, Nusa Tenggara Barat ke Upt Kearsipan Unnes untuk belajar kearsipan, khususnya pengelolaan arsip dinamis.

Diterima oleh saya dan semua teman-teman saya di Upt Kearsipan Unnes. Mari belajar bersama. Jauh-jauh dari Nusa Tenggara Barat mau belajar arsip ke UNNES, suatu penghormatan untuk kami. Nama tamunya, Pak Salahudin, A.Md.

Belajar bersama dengan penata arsip dari Universitas Mataram di hari kedua. Praktik secara langsung kearsipan dari apa yang kami lakukan di Upt Kearsipan Unnes.

Magang Mahasiswa Dari UNAIR

February 3rd, 2020

 

Mahasiswa Magang bernama Juwita dan Zanna dari Universitas Airlangga Surabaya sedang mengolah arsip dinamis. Mereka magang selama 30 hari di UPT Kearsipan UNNES dari 6 Januari 2020 hingga 31 Januari 2020.

Penomoran Naskah Dinas

May 21st, 2019

Dalam rangka tertib administrasi persuratan, Bagian Umum Universitas Negeri Semarang (UNNES) menyelenggarakan “Sosialisasi Pedoman Penomoran Naskah Dinas Di Lingkungan UNNES”.

 

Acara dilaksanakan pada Rabu (15/5) di Rektorat ruang 404. Acara dibuka oleh Kepala BUHK (Biro Umum, Hukum, dan Kepegawaian) UNNES, Dr. Sutikno, M.Si dengan peserta dalam yaitu Kabag, Kasubbab, dan operator SIRADI di lingkungan UNNES.

.

Dr. Sutikno, M.Si mengatakan bahwa UNNES selalu meningkatkan layanan dan administrasi. Dalam hal ini adalah administrasi penomoran naskah dinas. Penomoran harus diatur, agar mempermudah dalam mengelola.

 

Pembicara dalam kegiatan tersebut adalah Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd. Hal yang membedakan penomoran ini dengan penomoran sebelumnya yaitu ada kode klasifikasi dan keamanannya. Konsep kearsipan ‘masuk’ dalam penciptaan sebuah dokumen, sehingga, dalam pengelolaannya diharapkan lebih efektif dan efisien, ujar Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd.

 

Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd, juga mengatakan dasar hukum dari penomoran ini adalah Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti) nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Kemanan dan Hak Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Kemenristekdikti dan Surat Edaran Meteri Ristekdiskti Nomor 5705/A.A3/SE/2018 tentang penomoran naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Pembicara lainnya Mas’ul Fauzi, dari UPT TIK menyampaikan materi tentang cara teknis mengoperasikan penomoran tersebut dalam SIRADI.

 

Semoga Peraturan Rektor nomor 12 tahun 2019 tentang pedoman penomoran naskah dinas di lingkungan UNNES dapat diterapkan dengan baik, sehingga dapat meningkatkan kinerja dibidang administrasi persuratan dan kearsipan.

 

Semarang, 19 Mei 2019

UPT Kearsipan Mencatat 2.194 Berkas

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

UPT Kearsipan UNNES dan Biro Perencanaan dan Keuangan (BPK) saling bekerjasama dalam pengelolaan kearsipan. BPK, khususnya bagian akuntansi sedang mengelola arsip inaktifnya.

 

Menurut Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd; mengatakan bahwa arsip inaktif milik bagian akuntansi BPK yang belum tercatat yaitu tahun 2007, 2008, 2009, dan 2010. Keberadaan arsip-arsip tersebut berada di depo UPT Kearsipan UNNES.

 

Arsip yang sudah terdata dalam daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2007 dan 2008. Sedangkan, arsip yang dalam tahap proses pendataan daftar pertelaan arsip sementara yaitu arsip tahun 2009 dan 2010. Jumlah arsip tahun 2007 yang telah terdata berjumlah 780 berkas, sedangkan jumlah arsip tahun 2008 yang telah terdata berjumlah 1414 berkas. Jadi, total ada 2.194 berkas.

 

Adapun urutan dalam tahapan pengelolaan arsip inaktif yaitu pemilihan, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, memberikan nomor defenitif pada kartu deskriptif, pengisian berkas, memasukkan arsip kedalam folder, dan pembungkusan arsip. Ujar, Agung Kuswantoro.

 

 

Kepala UPT Kearsipan UNNES, Dr. Muhsin, M.Si menegaskan kegiatan ini adalah program UPT Kearsipan untuk melakukan pembinaan kearsipan pada unit kerja di lingkungan UNNES. Harapannya, unit-unit kerja di UNNES dapat menata dan mengolah kearsipan yang benar sesuai kaidah kearsipan.

 

 

 

 

Selamat Datang ‘Evaluator’ Kemenristekdikti Ke UNNES1)

Oleh Agung Kuswantoro2)

UNNES pada tahun ini (2019) akan dievaluasi penyelenggaraan kearsipan oleh Kemenristekdikti. Dari pengamatan saya–yang bersifat subjektif– tidak semua PTN/Perguruan Tinggi Negeri itu akan dievaluasi olehnya/Kemenristekdikti. Ia memiliki kriteria dalam melakukan evaluasi ke PTN. Salah satu yang saya ketahui adalah sudah menerapkannya SIKD dan menerapkan penyelenggaraan kearsipan.

 

Mulai dari penataan arsip di tingkat universitas hingga unit ‘berjalan’. Termasuk, memiliki instrumen pokok penyelenggaraan kearsipan seperti Tata Naskah Dinas, Jadwal Retensi Arsip/JRA, Pola Klasifikasi Kearsipan, dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Dinamis (SKKAAD). Keempat instrumen tersebut UNNES sudah memiliki. Oleh karenanya, dalam rangka evaluasi penyelenggaraan kearsipan UNNES ada beberapa hal yang harus dipersiapkan, yaitu:

 

  1. Tata dinas UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES sudah memiliki ‘turunan’ tata naskah dinas tersebut. Sekarang, ada edaran baru dari Kemenristekdikti terkait penomoran yang baru. Sehingga, ada edisi revisi pada tahun ini (2019). Sekarang, proses edisi revisi. Dampaknya, di SIRADI akan ada pembaharuan. Contoh penomoran yang baru B/17/UN37/TU.00.001/2019.

 

  1. Penyelenggaraan kearsipan UNNES harus mengikuti Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti. Menurut saya, UNNES telah memiliki Peraturan Rektor mengenai pedoman pola klasifikasi, JRA, dan SKKAAD. Namun, seiring dengan adanya Permenristekditi terbaru, maka perlu revisi pula.

 

  1. Membentuk dan mengelola pusat arsip/central file pada masing-masing unit pengolah. Istilah dari Permenristekdkti adalah central file. Berarti di pusat/universitas adalah record center. Sedangkan, kita bisa menggunakan istilah depo arsip. Menurut saya, tidak masalah hal itu. Yang terpenting dari unit kerja memiliki tempat dalam mengelola arsip.

 

  1. Arsip yang akan dievaluasi adalah arsip yang tercipta atas pelaksanaan kegiatan/anggaran tahun 2014 sampai tahun 2018. Sehingga, perlu kita persiapkan. Arsipnya berasal dari kepegawaian, keuangan, tata usaha, perbekalan, akuntansi, dan yang lainnya tergantung dari ‘permasalahan’ yang ada di unit kerjanya. Karena ada unit kerja yang memiliki karakteristik khusus, seperti LP2M,LP3, PPs, UPT, Biro, BPM, dan unit baru (Puslakes dan Unit Layanan Terpadu/ULT).

 

  1. UNNES (harus) membuat peraturan ‘turunan’ dari Permenristekdikti Nomor 51 tahun 2015 tentang tata naskah dinas di lingkungan Kemenristekdikti, Permenristekdikti Nomor 78 tahun 2017 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti, dan Permenristekdikti Nomor 23 tahun 2018 tentang Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Dasar hukum UNNES akan dievaluasi oleh Kemenristekdikti adalah surat edaran nomor 5405/A.A3/SE/2018 tentang implementasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemenristekdikti tertanggal 6 Desember 2018 yang dikirimkan ke UNNES.

 

Mari, kita sambut dia ke kita (UNNES) dalam rangka ketertiban penyelenggaraan kearsipan. Kita telah ditunjuk ke dia, berarti kita adalah lembaga yang telah dipercaya dalam melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Tunjukkan ke dia, bahwa kita telah melaksanakan tata kelola kearsipan dengan baik.

 

Semarang, 29 Januari 2019

 

1) Materi disampaikan pada rapat koordinasi dengan unit kerja di UNNES pada Selasa (29 Januari 2019) di Gedung G 111 pukul 09.00 WIB

2) Koordinator Sistem dan Layanan UPT Kearsipan UNNES


Skip to toolbar