SISTEM KEARSIPAN DINAMIS

October 13th, 2018

SISTEM KEARSIPAN DINAMIS

Oleh Agung Kuswantoro

 

UNNES sudah memiliki Sistem Persuratan Dinas (SIRADI), namun belum memiliki sistem kearsipannya. Sehingga, diperlukan sistem tersebut.

 

SIRADI sebagai wadahnya, khususnya penyimpanan arsip yang berasal dari sistem persuratan.

 

Oleh karenanya, perlu disinkronisasi dengan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD).

 

SIKD adalah sistem yang dibuat oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). SIKD sebagai rujukannya.

 

UPT Kearsipan menyelenggarakan kegiatan sinkronisasi SIKD dan SIRADI pada tanggal 2, 10, dan 11 Oktober 2018 di ruang Vicon, UNNES.

 

Hadir dalam kegiatan tersebut adalah Drs. Sutikno, M.Si, Dr. Muhsin, M.Si, Slamet Riyadi, S.Pd, Marino, S.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd.,M.Pd, Dwi Untung Prakosa, SE, Niken Fitriani, A.Md, Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md, Atu Puspa Sukmawani, A.Md, Ina Kumala Dewi, A.Md, Risky Wisnu Saputro, Mas’ul Fauzi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Serah Terima Arsip Statis BAAKK

October 13th, 2018

Serah Terima Arsip Statis BAAKK

Oleh Agung Kuswantoro

 

 

Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Kerja Sama (BAAKK) telah  melaksanakan kegiatan pendampingan kearsipan bersama UPT kearsipan.

 

Setelah itu, dilakukan penyerahan Arsip Statis ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Arsip yang diserahkan yaitu ijazah dan transkrip nilai dari prodi sejak tahun 1999, 2000, 2001, dan 2002.

 

Hadir dalam acara serah terima arsip statis yaitu bapak Drs. Mulyadi, M.M, Zikkri, S.Pd, Januharto Partono, S.Pd, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd dan para staf dari UPT Kearsipan dan BAAKK UNNES.

 

Acara diselenggarakan pada Kamis (11/10/2018) di UPT Kearsipan UNNES.

 

 

 

 

 

 

DISEMINASI PERATURAN REKTOR NOMOR 29 TAHUN 2018

 

Dalam  rangka  pengelolaan  arsip  dinamis  dan kemudahan  akses  arsip  bagi  publik  dan  pelindungan terhadap  keamanannya,  perlu  adanya  klasifikasi  atau pengaturan  terhadap  akses  arsip  dinamis  di  lingkungan Universitas Negeri Semarang (UNNES)  untuk  mencegah terjadinya  penyalahgunaan  arsip  oleh  pihak-pihak yang tidak berhak.

Berdasarkan pertimbangan tersebut, perlu menetapkan Peraturan Rektor UNNES Nomor 29 Tahun 2018 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip  Dinamis di  Lingkungan UNNES.

Adapun dasar hukum kegiatan adalah Undang-Undang  Nomor  11  Tahun  2008  tentang Informasi  dan  Transaksi  Elektronik , Undang-Undang  Nomor  14  Tahun  2008  tentang Keterbukaan  Informasi  Publik, dan Undang-Undang   Nomor  43  Tahun  2009   tentang Kearsipan.

Dr. Muhsin, M.Si mengatakan tujuan kegiatan ini adalah untuk mengetahui pihak yang diperbolehkan mengakses sebuah arsip, keamanan informasi sebuah arsip, dan cara pencegahan atas penyalahgunaan arsip dari piha-pihak yang tidak berhak/berwenang.

Jumlah peserta ada 48 peserta yang terdiri dari Kepala Tata Usaha, Kasubbag Bagian Umum, dan Penata arsip pada masing-masing unit kerja di lingkungan UNNES.

Pelaksanaan kegiatan dilakukan pada Rabu/12 September 2018 di UPT Kearsipan UNNES.

Narasumbernya, Dra. Sulistyowati, MM.(Kasubdit Pusat III ANRI). Ia mengatakan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip.

Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan berdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas arsip yang bersifat terbuka; dan arsip yang bersifat tertutup.

 

Arsip BAKK Di Tata

September 7th, 2018

Arsip BAKK Di Tata

Oleh Agung Kuswantoro

 

Dalam rangka menyelenggarakan kearsipan di UNNES, UPT Kearsipan UNNES melakukan kegiatan pendampingan arsip di BAKK.

 

Fokus yang kita tata adalah arsip akademik yang bernilai statis, yaitu, transkrip nilai dan ijazah.

 

Kegitan berlangsung selama satu minggu di  UPT Kearsipan. Sebelumnya, telah berkoordinasi utuk menentukan arsip-arsip apa saja yang harus diselamatkan. Sumber dari penentuan arsip yang akan diselamatkan adalah Jadwal Retensi Arsip (JRA) UNNES.

 

Alhamdulillah kegiatan ini berlangsung lancar. Langsung dilakukan di UPT Kearsipan dan dilakukan bersama BAKK.

UPT KEARSIPAN UNIVERSITAS MULAWARMAN (UNMUL) BERKUNJUNG KE UPT KEARSIPAN UNNES

 

Dalam rangka peningkatan pengolaan kearsipan Perguruan Tinggi, UPT Kearsipan UNMUL melakukan kunjungan ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Rombongan UPT Kearsipan UNMUL terdiri dari Bapak Mulyono,S.Sos, M.Si, Bisri Mustofa, Agus Sutanto, Ramli, dan Sukirman. Adapun pimpinan rombongan adalah Bapak Mulyono,S.Sos, M.Si.

 

Rombongan diterima oleh Kepada BUHK UNNES yaitu Drs.Sutikno, M.Si., Dr.Muhsin, M.Si., Slamet Riyadi, S.Pd., Marino, Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd., dan arsiparis UPT Kearsipan UNNES.

Kita berdiskusi dalam hal penyelenggaraan kearsipan Perguruan Tinggi yang meliputi kebijakan, pengadaan arsip dinamis dan statis, sumber daya manusia (arsiparis), keuangan, dan prasarana kearsipan.

 

Mulyono menyatakan UPT Kearsipan UNNES walaupun baru berdiri 2,5 tahun, namun banyak informasi yang kami peroleh. Khususnya, dalam penyusunan kebijakan dan penataan arsip.

 

UNNES sudah memiliki empat kebijakan dan mampu mendampingi penataan arsip di unit kerja, meskipun SDM-nya terbatas, ujar Mulyono,S.Sos, M.Si.

 

Setelah berdiskusi dilakukan kunjungan ke depo arsip di UPT Kearsipan UNNES didampingi oleh arsiparis. Kunjungan dilakukan pada Selasa (4/11).

 

Harapannya, kunjungan ini bisa saling mengisi kekurangan di tempat kerja kita. Kita saling belajar dari  apa yang telah kita lakukan dalam rangka memajukan dunia kearsipan di Perguruan Tinggi.

 

Semarang, 5 September 2018

 

RAPAT KOORDINASI BAKK DAN UPT KEARSIPAN

 

Selasa, 14 Agustus 2018, bertempat di ruang rapat UPT Kearsipan diadakan koordinasi pelaksanaan akuisisi arsip statis bagian registrasi dan statistik BAKK ke UPT Kearsipan UNNES. Pemimpin rapaat adalah Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd. dan notulis adalaha Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md.

 

Jumlah Peserta yang hadir berjumlah 13 orang. Mereka adalah Zikkri, S.Pd; Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd; Hindrati Sri Suharni; Yahman; Novie Prasetyo Utomo, A.Md; Endang Yuni Astuti, S.E; Imam Nur Sholihin, S.Si; Aditya Rizkiyanto, S.Pd; Dwi Untung Prakosa, SE; Niken Fitriani, A.Md; Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md; Atu Puspa Sukmawani, A.Md; dan Ina Kumala Dewi, A.Md.

 

Hasil dari rapat tersebut yaitu

 

  1. Kegiatan pelaksanaan akuisisi arsip statis Bagian Registrasi dan Statistik BAKK ke UPT Kearsipan dilaksanakan pada Hari Selasa, 14 Agustus 2018.

 

  1. Pembahasan rapat terkait jenis arsip apa saja yang dapat diserahkan atau dipindahkan ke UPT Kearsipan UNNES dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) UNNES.

 

  1. Kegiatan pengolahan arsip statis pada bagian registrasi dan statistik akan berlangsung pada hari Jumat Tanggal 24 Agustus 2018 pukul 08.30 WIB di UPT Kearsipan UNNES.

 

Demikian rapat koordianasi ini, semoga pada tanggal 24 Agustus 2018 nanti, dapat dilaksanakan kegiatan pengolahan arsip dibagian BAKK.

 

Salam arsip.

 

Penulis : Agung Kuswantoro

ARSIPARIS BERPRESTRASI UNNES TAHUN 2018

Oleh Agung Kuswantoro

 

Hari kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-73, UNNES menganugerahkan arsiparsi berprestasi kepada

 

Pemenang 1 ibu Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.MD.

Pemenang 2 Dra. Siti Nur Azizah

Pemenag 3 Dwi Untung Prakosa, SE

 

Ketiga pemenang tersebut telah mengikuti serangkaian tes administrasi, psikologi, wawancara, dan presentasi atas karya ilmiahnya.

 

Setelah pengumuman ini, juara 1 akan mewakili UNNES untuk mengikuti lomba arsiparis berprestasi tingkat Nasional di lingkungan Kemenristekdikti.

 

Selamat kepada pemenang. Yang lain, jangan berkecil hati. Masih ada kesempatan lainnya.

BAKK SERAHKAN ARSIP KE UPT KEARSIPAN UNNES

 

Dalam rangka melaksanakan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, BAKK menyerahkan arsip inaktifnya ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Pihak BAKK yang hadir dalam acara tersebut yaitu Drs. Mulyadi, M.M; Januharto Partono, S.Pd; Zikkri, S.Pd; Suparmi, S.E; dan Eny Paminingsih, S.Pd.

 

Sedangkan Pihak UPT Kearsipan UNNES yang hadir yaitu Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd; Dwi Untung Prakosa, SE; Niken Fitriani, A.Md; Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md;Atu Puspa Sukmawani, A.Md; dan Ina Kumala Dewi, A.Md.

 

Acara dilakukan pada Selasa (7/8) di Ruang Rapat UPT Kearsipan UNNES.

 

Adapun arsip yang diserahkan adalah arsip mengenai SK Rektor, SK BAN PT, Ijin penyelenggaraan prodi, dan Akreditasi Prodi.

 

Perlu diketahui bahwa dalam memindahkan arsip ada beberapa tahapan, diantaranya pendataan arsip, penataan Arsip, koordinasi dan penilaian, serta pelaksanaan akuisisi (penyerahan atau pemindahan arsip). Saat penyerahan harus ada berita acara penyerahan arsip dan daftarnya, ujar koordinator sistem dan layanan kearsipan, Agung Kuswantoro, S.Pd, M.Pd.

 

Sumber informasi : Ratu Bunga Maremitha Ungu, A.Md

 

5 Calon Arsiparis Berprestasi UNNES Tampil

Oleh Agung Kuswantoro

 

Saya sebagai koordinator sistem dan layanan arsip sangat bangga dengan munculnya 5 orang dalam ajang arsiparis berprestasi. Mereka adalah Ratu Bunga Maremitha Ungu, Niken Fitriani, Dwi Untung Prakosa, Siti Nur Azizah, dan Dhiassanti Kusuma Wardhani.

 

Muncul 5 nama itu sudah luar biasa. Mengapa? Tahun sebelumnya (2017) pesertanya hanya satu orang. Pada tahun ini, ada 5 orang. Hal, ini perlu saya apresiasi.

 

Jika, kita perhatikan ,bahwa mental untuk ‘tampil’ di depan itu bukanlah hal yang mudah. Orang lebih nyaman untuk ‘duduk’ di belakang. Daripada ‘tampil’ di depan orang.

 

Mental seperti ini yang harus kita ‘lawan’. Jika, mental ini masih ‘melekat’ pada diri kita, maka dapat dipastikan kita tidak maju. Termasuk lembaganya. Nah, inilah yang harus kita tinggalkan.

 

Kita harus ‘maju’. Belajar itu proses. Tidak langsung menjadi baik. pelan tapi pasti. Kita menjadi manusia pembelajar.

 

Sukses untuk calon arsiparis teladan UNNES tahun 2018. Andalah yang terbaik dari kami. Mari belajar.

 

Semarang, 4 Agustus 2018

SEKJEN DAN BADAN KEAHLIAN DPR RI KE UPT KEARSIPAN UNNES

 

Oleh Agung Kuswantoro

 

Dalam rangka meningkatkan pelayanan dan kompetensi bidang kearsipan, Sekretariat Jenderal/Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia mengadakan kunjungan kerja ke UPT Kearsipan UNNES.

 

Tujuan kunjungannya adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis, mulai dari penciptaan hingga pemusnahan. Pihak Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia yang melakukan kunjungan adalah Sukma Winata, S.AP, Yulya Nengsih, S.AP, Marsino, Noviyanti, Anung Nurwulan, dan Aprilia Nuraeni,SIIP.

 

Kunjungan secara dialog dilakukan di Rektorat lantai 3 ruang pertemuan. Mereka berdiskusi mengenai SIRADI/Sistem Persuratan Dinas. Menurut Sukma Winata, S.AP bahwa “UNNES sangat bagus sekali sudah memiliki layanan berupa persuratan yang online”. Hal ini, bisa untuk “model” sebagai bahan percontohan dalam menerapkan sistem informasi persuratan.

 

Kunjungan dilakukan tidak hanya dilakukan dengan dialog, tetapi juga pengamatan secara langsung di depo kearsipan UNNES. Di depo, mereka melihat secara langsung pengolahan arsip inaktif, mulai dari pemberkasan hingga pemusnahan bagi arsip yang tidak memiliki guna informasi.

 

UPT Kearsipan UNNES sangat senang dengan kunjungan dari Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik Indonesia, Ungkap Agung Kuswantoro, selaku koordinator UPT Layanan dan Sistem Kearsipan UNNES.

Agung mengatakan bahwa kunjungan ini sangat berguna bagi kedua pihak. Antara UNNES dan Sekjen dan Badan Keahlian Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) Republik, kita bisa saling belajar kearsipan dari segi sarana dan prasarana, serta sumber daya kearsipan.

 

Kunjungan ini dilakukan pada tanggal 25 Juli 2018.


Skip to toolbar